Viele potenzielle Anwender von BPM-Tools schrecken vor dem Aufwand zurück, ihre bisherigen Prozesse erst genau durchleuchten zu müssen, um Modelle und Workflows für Business Process Management erstellen zu können. Wir zeigen, wie der Start doch gelingt.
Wer BPM-Systeme implementieren möchte, muss seine Prozesse und Drittsysteme kennen.
Einmal umgesetzt, bietet Business Process Management eine Menge Möglichkeiten, die internen Abläufe schneller, automatisierter, gründlicher und für alle angenehmer zu gestalten.
In gewachsenen IT-Infrastrukturen tragen gerade die Eingabemasken der BPM-Tools entscheidend dazu bei, diese auf das Unternehmen hin zu optimieren.
Wer die Grundlagen von BPM verstanden hat, kann sich selbst daran machen, entsprechende Methoden und Werkzeuge im eigenen Unternehmen einzuführen. Sind die Abläufe hier aktuell noch nicht systemunterstützt oder betreffen sie mehrere Systeme, ist eine Aufnahme der Prozesse erforderlich. Die Systeme unterstützen den Modellierer hierbei mit verschiedenen Funktionen, welche eine schnelle Visualisierung der Abläufe direkt im Gespräch ermöglichen. Diese Phase ist zwar aufwändig, hat aber eine hohe Bedeutung für das BPM-Projekt. Im Dialog werden häufig erste Verbesserungspotenziale - wenn beispielsweise gleiche Aufgaben mehrfach in einem Prozess enthalten sind - oder Unzulänglichkeiten im aktuellen Ablauf wie unklare Zuständigkeiten oder unklare Regeln deutlich. Bestehende Strukturen werden so ganz automatisch kritisch hinterfragt - das treibt die Prozessoptimierung spürbar voran.
BPM-Systeme helfen Unternehmen dabei, ihre Workflows zu verbessern - jedoch nur, wenn sie richtig aufgesetzt werden. Foto: Krasimira Nevenova/Fotolia
Geht es um die Verbesserung von Prozessen, die bereits in einem Fachsystem abgebildet sind, bieten verschiedene BPM-Systeme Funktionen, die Modelle automatisch zu erstellen. Die Tools analysieren die hinterlegten Prozessstrukturen, indem sie beispielsweise die Einstellungen in SAP-Systemen unter die Lupe nehmen und so deren Abläufe rekonstruieren. Experten können die so automatisch generierten Modelle analysieren und konkrete Verbesserungen vornehmen.
Schnelle Darstellung mit einfachen Mitteln
Um die Projekte beherrschbar zu halten, muss darauf geachtet werden, dass die Werkzeuge eine schnelle Visualisierung mit einfachen Mitteln ermöglichen. Weitere Details lassen sich in Folgeschritten spezifizieren - beispielsweise die Hinterlegung von Dokumenten oder der Aufruf von Drittsystemen. Zunächst ist aber auf die Aufnahme des wesentlichen Ablaufs zu achten: Wer macht was und wann? Welche Rollen mit welchen Aktivitäten und welche Verzweigungen gibt es?
Auch eine Trennung von verschiedenen Themen sollte möglich sein, angrenzende Teilbereiche werden sukzessive nachdefiniert. Hierzu sind fallabhängig Dummy-Elemente zu erstellen, die als Platzhalter für die später noch zu detaillierenden Inhalte dienen.
Business Process Management - Marktanalyse 2014
18 BPM-Software-Suites im Test Die Entwicklung von Business-Process-Management (BPM) hat in den vergangenen Jahren rasante Fortschritte gemacht. Angesichts der weiter um sich greifenden Digitalisierung vieler Geschäftsprozesse sowie der damit verbundenen Automatisierung setzen immer mehr Unternehmen entsprechende Softwarewerkzeuge ein. Doch das Angebot an BPM-Lösungen ist breit gefächert, was die Auswahl und Entscheidung für Anwenderunternehmen nicht gerade erleichtert.
IBM <br> <p><b>Gesamterfüllungsgrad:</b> gut (68,1%)</p> <br> <p><b>Mächtigkeit:</b> sehr hoch (95,3%)</p> <br> <p><b>Komfort:</b> mittelmäßig (71,5%)</p>
Inspire Technologies <br> <p><b>Gesamterfüllungsgrad:</b> gut (62,8%)</p> <br> <p><b>Mächtigkeit:</b> sehr hoch (96,1%)</p> <br> <p><b>Komfort:</b> mittelmäßig (65,4%)</p>
Wo soll man bei einem Prozess-Management-Projekt anfangen? Und wie wird sichergestellt, dass man auch in Zukunft weitere Verbesserungen erzielt? Die Suche nach Optimierungsmöglichkeiten wird durch die Systeme auf verschiedenen Ebenen unterstützt.
Um den Projektstart zu vereinfachen, bieten viele Hersteller Referenzmodelle für bestimmte Branchen oder Anwendungsgebiete an. Diese dienen als Ausgangspunkt für die Erstellung, Analyse und Bewertung der Prozesse und beschleunigen das Projekt. Einige Hersteller können auch Benchmarks für bestimmte Prozesstypen liefern. Hierbei ist aber darauf zu achten, dass Rahmenbedingungen und Ziele der BPM-Projekte vergleichbar sind, sonst können die Ergebnisse nicht übertragen werden.
Sind die Prozesse einmal aufgenommen, können die Analysemöglichkeiten genutzt werden. Eine Engpass- oder Schwachstellenbetrachtung ist teilweise automatisch möglich, oft muss allerdings der Anwender die Abfragen formulieren und interpretieren können. Typische Potenziale, die hier entdeckt werden, sind:
bessere Abläufe (beispielsweise der Wegfall doppelter Tätigkeiten),
bessere Informationsversorgung,
bessere Nachweisbarkeit,
höhere Automatisierung und
bessere Aufgabenverteilung (durch die Analyse der Auslastung der Ressourcen).
Wenn es Anwendern möglich ist, zu den einzelnen Modellen eigene Vorschläge einzubringen, unterstützt das den Verbesserungsprozess. Neue Funktionen zur Kommentierung der Modelle können nicht nur Unzulänglichkeiten in den Abläufen aufdecken, sondern machen auch eine schnellere Reaktion auf Veränderungen möglich. Die operativ tätigen Mitarbeiter können die Modellverantwortlichen so auf neue Kundenwünsche, Partnerforderungen oder Marktbewegungen hinweisen.
In BPM-Projekten schlummern verschiedene Potenziale, von denen Anwender profitieren können. Foto: BARC
Was die "Malwerkzeuge" wirklich können
BPM-Systeme werben damit, Prozesse grafisch zu "malen" und damit ablauffähige Workflows erstellen zu können. Das stimmt tatsächlich - die Tools unterstützen den Modellierer bei der Visualisierung - bestimmte Nacharbeiten können sie dem Anwender jedoch nicht abnehmen.
Um die systemeigene Workflow-Engine zu steuern, bieten die Produkte zumeist eine grafische Modellierung an. Über die Editoren lassen sich auf einfache Weise Vorgangsketten definieren und Aufgaben an Rollen zuweisen. Entwürfe der Eingabemasken für die Benutzerinteraktion lassen sich ebenfalls aus dem Prozessmodell heraus generieren - beispielsweise die Anzeige der Entscheidungsalternativen in der Oberfläche entsprechend der definierten Prozesswege im Modell. Meist werden die Masken aber grafisch noch nachbearbeitet.
Für die Spezifikation technischer Kopplungen (Zugriff auf Datenbanken, Aufruf von Funktionen in Drittsystemen) stehen eigene Eingabefenster bereit. Um komplexere Entscheidungslogik oder Integrationen zu realisieren, muss man aber wieder auf Editoren und Coding zurückgreifen. Hierbei erfolgt eine Nachbearbeitung der fachlichen Modelle: Die Prozesse, welche mit den Fachanwendern aufgenommen wurden und die Abläufe verdeutlichen, müssen um technische Details ergänzt werden. Diese können Regeln, Berechnungen, Datenbankzugriffe und Funktionsaufrufe sein.
Wie die IT das Business unterstützen kann
Ein dynamischer CIO Sie brauchen einen CIO, der intensiv mit der obersten Führungsebene kommuniziert, Marktdaten, Trends und zukunftsfähige Strategien analysiert. Er muss in die richtigen Technologien investieren, die Ihr Unternehmen auf dem Markt erfolgreich machen. Das wird die Art und Weise verändern, wie Ihr Unternehmen sein Geschäft betreibt.
Kommunizieren Sie, was die IT tut und warum Ein monatlicher Newsletter, durch den alle in der Gesamtorganisation erfahren wie die IT das Geschäft positiv beeinflusst, kann Wunder wirken. Solche Kommunikationsmaßnahmen stellen sicher, dass die IT richtig – nämlich als Kernkomponente Ihres Unternehmens – wahrgenommen wird. Mit der Zeit wird die IT stärkere und beiderseitig unterstützende Beziehungen zu anderen Unternehmensbereichen entwickeln. Das motiviert Ihr IT-Team, sich noch intensiver einzusetzen.
Markenreputation durch Technologie Jede erfolgreiche Marke verspricht Ihren Kunden bestimmte Leistungen. Das IT-Team muss in der Lage sein, diese Versprechen jederzeit zu erfüllen. Der IT-Service-Katalog, der nichts anderes ist als eine Dokumentation dieser Versprechen, muss als Mittel betrachtet werden, die Markenreputation zu steigern. Darüber hinaus muss das IT-Team immer an kundenspezifischen Zielen arbeiten.
Mit sozialen Medien Kundenbindung erhöhen Social Media ist in Deutschland auf dem Vormarsch – 78 Prozent aller Internetuser hierzulande haben mindestens ein Profil in einem der großen sozialen Netzwerke. Und gemäß des German Social Media Consumer Reports, einer Erhebung von Marketing Center Münster und Roland Berger Strategy Consultants, wurden 2012 in Deutschland 7,6 Prozent der Kaufentscheidungen durch den Einfluss von Social Media getroffen. Damit war das Medium so wichtig wie Fernsehen oder traditionelles Direktmarketing, aber wichtiger als der Rundfunk.<br /><br />IT und Marketing sollten gemeinsam untersuchen, welche Medien die Kernzielgruppe nutzt und wie groß der Prozentsatz der Kunden ist, die über mobile Endgeräte mit sozialen Medien kommunizieren. Sie müssen an der richtigen Stelle aktiv werden, um mit Ihren Kunden zu interagieren! Ein Social-Media-Analytics-Tool, das sich mit den verschiedenen Social-Media-Plattformen integrieren lässt, und Wettbewerbsanalysen ermöglicht, liefert dazu wichtige Daten.
Mehr Produktivität für mobile Nutzer ByoD (Bring Your Own Device) ist ein mächtiger Trend. In entwickelten Märkten wie den USA, Großbritannien und Deutschland verbucht ByoD nach einer <a href="http://www.cisco.com/web/about/ac79/docs/re/byod/BYOD-Economics_Top10.pdf" target="_blank">Untersuchung von Cisco</a> 21 Prozent der Produktivitätsgewinne für sich. Entscheiden Sie, welche Anwender mobilen Zugang bekommen, auf welche Daten sie zugreifen sollen und welche Gerätetypen sie für den Zugang am besten nutzen. IT-Sicherheit und Asset Management werden dadurch zu kritischen Disziplinen.
Gewinnen Sie detaillierte Einsichten durch Big Data Das richtige Tool zur Datenanalyse bewirkt einen großen Unterschied. Ein gutes Beispiel hierfür ist die deutsche Fußballnationalmannschaft, die während der diesjährigen Weltmeisterschaft alle Daten über die eigene Spielweise genau – und erfolgreich – analysiert hat. Damit gelang es dem Team, die Geschwindigkeit des eigenen Aufbauspiels zu erhöhen und den individuellen Ballbesitz von 3,4 auf 1,1 Sekunden zu reduzieren. Ebenso können Unternehmen eigene Erfolgswege und die dafür nötigen Schritte durch Big Data identifizieren.
Die Cloud im Fokus Der US-amerikanische Online-Filmservice Netflix nutzt die Cloud, um sich ausschließlich auf Inhalte konzentrieren zu können. Überlegene Inhalte sind der wichtigste Grund dafür, dass Netflix zur Hauptsendezeit 33 Prozent des Web-Datenverkehrs in Nordamerika erzeugt. <br /><br />Die Nutzung von Public-Cloud-Services ist zwar kostengünstig und einfach, aber es kann hier an Sicherheit fehlen. Eine Private Cloud bietet mehr Sicherheit und Compliance, kostet aber mehr. Ein Kleinunternehmen wird möglicherweise lieber von der Flexibilität einer rein nutzungsbasierenden Abrechnung profitieren, eine Bank eher die Sicherheit einer Private Cloud vorziehen. Eine Hybrid Cloud, die Public- und Private-Cloud -Services kombiniert, ist das Richtige für Unternehmen mit sensiblen und weniger sensiblen Informationen. Ihr Bruttogewinnwachstums kann sich gegenüber dem Wettbewerb nach einer <a href="http://public.dhe.ibm.com/common/ssi/ecm/en/ciw03086usen/CIW03086USEN.PDF" target="_blank">Studie von IBM</a> um den Faktor 2,5 erhöhen, wenn Sie die Cloud nutzen.
Demonstrieren Sie den ROI (Return on Investment) Ihrer Aktivitäten Die Vorteile (und Kosten) eines Projekts müssen quantifiziert und in einen Business Case umgesetzt werden, bevor Sie eine Investition anstoßen. Die indirekten Gewinne durch gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter, mehr Kundenzufriedenheit und engere Zusammenarbeit müssen bei der ROI-Kalkulation geschätzt und eingerechnet werden.
Verlieren Sie keine Zeit Führen Sie Ihre IT-Projekte schnell durch, um positive Geschäftsergebnisse in der kürzest möglichen Zeit vorweisen zu können. Die können auch dadurch zustande kommen, dass Sie als einer der ersten eine neue Technologie nutzen. Projekte sollten Tage, nicht Monate dauern.
Machen Sie die Schatten-IT obsolet Zwar kann Schatten-IT, also die inoffizielle Nutzung von Cloud-Services oder privaten Endgeräten an der IT-Abteilung vorbei, kurzfristig nützlich für die betroffenen Abteilungen sein. Doch sie hat eine Kehrseite: Ineffizienz, Zeitverschwendung und Sicherheitsrisiken. Ein integriertes IT-System kann helfen, verschiedene Unternehmensbereiche über eine gemeinsame Plattform zu verknüpfen und dann gemeinsam am Unternehmenserfolg zu arbeiten.<br /><br /><em>Die Empfehlungen wurden zusammengestellt von David Howell, European Director beim IT-Management-Dienstleister ManageEngine.</em>
Ein Sonderfall sind Prozessmodelle, welche die Workflow-Funktionen anderer Systeme steuern sollen. Die Modellierungsnotation ist hierbei zumeist so aufgebaut, dass durch die Elemente direkt die entsprechenden Funktionen angesprochen werden. Über Eingabefenster ist es möglich, die Steuerungsparameter festzulegen. Beispiele für eine solche Workflow-Konfiguration finden sich insbesondere im SAP- und SharePoint-Umfeld.
Ein besonderes Anwendungsgebiet der modellgestützten Codegenerierung ist zudem die Softwareentwicklung. Hier wird aus den Klassen- und Ablaufmodellen ausführbarer Code erzeugt. Auch die erforderlichen Datenstrukturen lassen sich über Modelle definieren. Diese Spezialanwendungen folgen einer Model Driven Architecture.
BPM in gewachsenen IT-Infrastrukturen
Viele Prozesse erfordern die Nutzung von Informationen aus verschiedenen Fachsystemen. Zudem können unterschiedliche Anwendergruppen das System auf unterschiedliche Arten nutzen - entweder direkt über den BPM-Client oder aus einer bestehenden (ERP-)Software heraus, in welche die Aufgaben eingebunden sind. Die Drittsysteme sind aber häufig stark auf die individuellen Bedürfnisse angepasst, in Datenstrukturen, Verarbeitungslogik und Oberflächengestaltung. Dies kann die Anpassungsmöglichkeiten einschränken.
8 Trends, die den Markt für Enterprise Software prägen werden
Hybrid Cloud wird zum Mainstream-Thema. Chris Wolf, Chief Technolgy Officer (CTO) bei VMware in den USA, hat im vergangenen Jahr eine Tendenz zu Multi-Cloud-Strategien beobachtet, die sich seiner Einschätzung nach 2015 verstärken wird. „CIOs wollen die Flexibilität nutzen, die Hybrid-Cloud-Umgebungen bieten“, sagt Wolf. „Und Senior IT-Entscheider werden in Hybrid-Cloud-Architekturen investieren, um ihre Anwendungen und Services zukunftssicher zu gestalten.“ Mit dieser Einschätzung ist der VMware-Manager nicht allein. Für Marc Malizia, CTO bei RKON Technologies, einem Anbieter von Managed-Cloud-Lösungen, wird sich der Trend nicht mehr umkehren: „Die Cloud ist nun schon seit einigen Jahren ein ganz heißes Thema. Unternehmen legen Anwendungen in die Wolke, um schneller zu werden, die Kosten zu senken und einen höheren Servicelevel zu erreichen.“ Malizia erwartet, dass sich 2015 sehr viele Firmen für ein Hybrid-Cloud-Modell entscheiden und dabei externe Cloud-Services mit ihrer hausinternen Private Cloud integrieren werden.
Enterprise Mobile Apps heben ab. Mobile CRM wird eines der Themen sein, die Enterprise-Software auf mobilen Endgeräten zum Durchbruch verhelfen. Dazu hat nicht zuletzt Salesforce.com beigetragen, das 2014 massiv in seine Mobile Apps investiert und auch seine Integrationspartner dazu gedrängt hat. Mark Seemann, CEO von Synety, einem Spezialisten für die Integration von VoIP-Telefonie in Business-Anwendungen, sieht „Mobile als das wichtigste Schlachtfeld für die großen CRM-Anbieter“. Die Funktionalität der zahlreichen Apps werde sich weiter der von klassischen Web-basierten CRM-Lösungen annähern. Michael DeFranco, Gründer und CEO von Lua, einem Anbieter von sicheren Messaging-Lösungen für Unternehmen, stimmt zu: “Die Mitarbeiter von Unternehmen halten sich immer seltener in ihren Büros und immer häufiger beim Kunden auf. Lösungen wie CRM oder BPM, die mobil einsetzbar sind, werden essenziell.“ Allerdings müsse deren Design optimal auf die Bedürfnisse und das Verhalten mobiler Nutzer abgestimmt sein. Die störungsfreie Kommunikation und Teamarbeit mit den Kollegen im Büro und unterwegs sei erfolgskritisch.
Enterprise Software wird im Abo bezogen. Anstatt Lizenzen zu kaufen, werden Anwender im großen Stil auf Subskriptionsmodelle wechseln. Das erwartet unter anderem Engin Kirda, Mitgründer und Chief Architect des Security-Anbieters Lastline. „Die Abrechnung von Pro-User- und Pro-Jahr-Gebühren kommt auch für Enterprise-Software und ersetzt Pauschalpreise für Lizenzen und teure Software-Preloads für proprietäre Hardware.“ Nicht nur Enduser-bezogene Anwendungen würden künftig so berechnet, sondern auch Enterprise-Software und -Services – beispielsweise Lösungen für das Data Center Management oder die Einbruchserkennung und –vorbeugung. Die neuen Pricing-Modelle seien besser kalkulierbar und skalierbar.
In-Memory Computing trennt Spreu und Weizen im ERP-Markt. „Plattformen wie SAP HANA oder Oracle In-Memory Application werden vor allem im Großkundenmarkt den Unterschied zur Konkurrenz ausmachen“, meint Glenn Johnson, Senior Vice President bei Magic Software Enterprises, einem Anbieter von Anwendungs-, Mobility- und Integrationslösungen. “In dem Maße, wie der Hype um Big-Data-Lösungen zunimmt, wird es für ERP-Unternehmen, die – anders als die ganz großen Player - keine In-Memory-Lösungen haben, schwieriger.“
ERP-Welten öffnen sich für tiefe Integration. „ERP wird flexibler und ermöglicht die Einbindung neuer Einkaufs-, HR- und Kundenservicelösungen“, beobachtet Michael Golz, Senior Vice President und CIO von SAP Americas. SAP habe einige strategische Übernahmen getätigt, darunter die des auf Reisekosten-Management spezialisierten Anbieters Concur. Solche Lösungen könnten ERP-Kunden helfen, den Wert ihres Systems zu erhöhen und den Rahmen auszuweiten. Damit verschwänden die Grenzen zwischen den Enterprise-Software-Systemen immer mehr, und der Wert von IT-Investitionen steige. „Historisch wurden ERP und CRM als zwei separate Systemwelten gesehen“, ergänzt Jeremy Roche, CEO von FinancialForce, einem Anbieter von ERP-Software auf der Salesforce-Plattform. Mittlerweile realisierten viele Unternehmen aber den großen Wert, der darin liege, die Trennung zwischen Front- und Back-Office-Prozessen aufzuheben und das ERP-System ähnlich wie die CRM-Welt weiter in den Vordergrund zu rücken. „Anstatt zu erlauben, dass wichtige Kundeninformationen irgendwo im Unternehmen verteilt herumliegen, gehen Unternehmen daran, CRM und ERP zu einem einzigen System of Engagement zu verschmelzen. So können sie die gesamte ‚Customer Journey‘ begleiten – von der Geschäftsanbahnung bis zur Auslieferung des Produkts und nachgelagerten Service-Prozessen.“
Open Source gewinnt weiter an Bedeutung. Data Warehousing und Business Intelligence waren lange die Domäne einiger weniger Anbieter von proprietärer Software. Das hat sich geändert. „In den vergangenen zehn Jahren haben sich Techniken wie Hadoop oder später auch Apache Spark als preiswerte Open-Source-Alternativen etabliert, die sowohl vom Maßstab als auch von der Raffinesse her alles mitbringen, um große Datenmengen analysieren zu können“, beobachtet Ali Ghodsi, Mitgründer von Databricks. 2015 werde diese und andere Open-Source-Software noch tiefere Spuren in der Enterprise IT hinterlassen. „Das Hadoop-Ökosystem soll bis 2020 einen Gesamtwert von 25 Milliarden Dollar erreichen“, beruft sich Ghodsi auf Marktforscher. Und Spark werde inzwischen von mehr als zehn Anbietern vermarktet, darunter Größen wie SAP, Oracle, Microsoft und Teradata. Alle großen BI-Tools wie Tableau, Qlik oder MicroStrategy würden unterstützt.
BI-Software wird visuell und einfacher zu nutzen. „2015 werden Business-Intelligence-Lösungen so gut aussehen wie sie funktionieren - und so gut funktionieren wie sie aussehen“, sagt James Richardson, Business-Analytics-Stratege bei Qlik, einem Anbieter von BI- und Datenvisualisierungswerkzeugen. „Unternehmenskunden verlangen BI-Lösungen, die einfach zu nutzen sind – Self-Service-Lösungen. Visualisierung ist der Schlüssel dafür. Indem Daten in einfach zu erfassende Graphen und Charts aufgelöst werden, können User die Inhalte schnell und auf natürliche Art erfassen. Damit werden die Barrieren zwischen den Menschen und ihren Daten beseitigt“, so der Qlik-Manager.
Social-Web-Analyse wird selbstverständlich. „2014 haben wir gesehen, dass die Unternehmen ernsthaft damit begonnen haben, Social Data zu analysieren“, sagt Ellie Fields, Managerin bei Tableau Software. Dieser Trend werde sich 2015 weiter verstärken. „Indem Konversationen im Social Web analysiert werden, können Unternehmen herausfinden, worüber ihre Kunden reden und wann ein Thema zu einem Trend wird.“ Social Intelligence sorge dafür, dass Firmen schneller würden und auf Kundenanforderungen, -wünsche und -beschwerden zeitnah reagieren könnten. Wer hier nicht aktiv werde, bringe sich gegenüber dem Wettbewerb ins Hintertreffen.
Zumeist nutzen BPM-Systeme andere Anwendungen im Hintergrund (Stichwort "Zugriff auf Daten oder Funktionen") oder werden selbst von diesem im Hintergrund genutzt (Stichwort "automatische Verarbeitungslogik zur Bereitstellung von Informationen"). Für diese Bereitstellung des Datentransports im Hintergrund ist es unerheblich, wie die Oberflächen gestaltet sind.
Es muss nur sichergestellt werden, dass alle erforderlichen Eingabeparameter erfasst werden können, die Masken also die entsprechenden Felder für den Anwender vorsehen. Für komplexere Eingaben oder längere Aufgabenketten, die eine Interaktion des Nutzers erfordern, erfolgt zumeist der Absprung aus dem Drittsystem in die entsprechenden Masken des BPM-Werkzeugs. Die Vorteile dieser Art der Prozessabbildung bestehen darin, dass BPM-Systeme häufiger einfacher zu konfigurieren sind - in punkto Ablauflogik und Oberflächendesign - und dass die Lizenzen günstiger sind als beispielsweise bei ERP-Systemen. Anwender, die nur (einfache) Aufgaben innerhalb eines Prozesses übernehmen sollen, müssen dafür auch nicht im ERP-System geschult werden.
Hürden und Anwendungsfelder
Schwierig wird die Integration dann, wenn bestimmte Möglichkeiten des Drittsystems durch das Customizing ausgeschlossen sind - diese also nicht nur nicht genutzt, sondern komplett blockiert werden. Das kann zum Beispiel durch das Überschreiben von Methoden der Fall sein. Gleiches gilt bei der Reduktion von Standardoberflächen. Hier können Fensterbereiche wegfallen, in welche sich (kleinere) BPM-Funktionen integrieren lassen - wie beispielsweise die Darstellung von Möglichkeiten zum Prozessanstoß über ein Portlet.
Für bestimmte Einsatzgebiete werden BPM-Systeme selbst genutzt, um das Customizing der Drittsysteme vorzunehmen - insbesondere im SAP-Umfeld. Die Systeme werden also selbst dazu genutzt, die Drittanwendungen einzurichten. Typische Anwendungsfelder für die Einrichtung der Systeme sind: Welche Funktionen sollen in welcher Ausprägung genutzt werden? Wie sollen Teilaufgaben verbunden werden? Welche Elemente sollen in der Oberfläche dargestellt werden (beispielsweise die automatische Maskengenerierung an Entscheidungsknoten)? (sh)