Der DMS-Markt ist in Bewegung

Das in unstrukturierten Dokumenten enthaltene Wissen wird zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor für Unternehmen. Bislang verschwenden sie jedoch viel Zeit, indem sie Dokumente suchen und neu erstellen. Zudem bremsen die oft noch papiergestützten Abläufe, denn Medienbrüche und der aufwendige Transport machen die Verarbeitung von Inhalten langsam. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sollen helfen, Informationen einfach zu erfassen, zu verwalten und zu recherchieren, zu bearbeiten und zu verteilen. Unterm Strich können Unternehmen mit Softwareunterstützung schneller und flexibler auf Anfragen reagieren und die eigenen Abläufe verschlanken. Leider ist der Softwaremarkt aber unübersichtlich und durch uneinheitliche Begriffe geprägt.

Verbindung von DMS und Archiv

Ein Archiv bringt einem Unternehmen keinen Mehrwert, wenn die Dokumente ohne inhaltlichen Bezug zu anderen Dokumenten, Aufgaben oder Prozessen abgelegt werden. Das DMS erfasst, klassifiziert und strukturiert Inhalte und sichert so die erforderliche Datenqualität. Die Klassifikation beschleunigt die Suchfunktion, so dass Inhalte schneller gefunden werden, zudem ermöglicht sie es dem System, Dokumente automatisch und bedarfsgerecht bereitzustellen. Last, but not least ist ein deutlich feineres Rechtekonzept möglich.

Auch die gesetzeskonforme Nachweisbarkeit (Compliance) erfordert die Verbindung von DMS und Archiv. Denn nicht nur die ordnungsgemäße, vollständige und unveränderte Ablage der Inhalte, sondern auch die Erfassungs-, Bearbeitungs- und Ablageprozesse müssen nachvollziehbar sein. Nur so können Unternehmen sicher sein, dass alle relevanten Inhalte in der erforderlichen Qualität beispielsweise inklusive der benötigten Freigaben den Weg in das Archiv gefunden haben.

DMS muss Mitarbeiter entlasten

Damit sich echter Vorteil aus einem DMS ziehen lässt, muss es im Unternehmen die Abläufe unterstützen. So kann es Kosten sparen und die Effizienz steigern, indem es die Ablage, Verwaltung, Suche und Verteilung von Informationen vereinfacht. Gleichzeitig steigt die Datenqualität, denn die Dokumente werden inhaltlich verwaltet. Die Inhalte werden nach Dokumentenklassen wie etwa Rechnungen, Protokollen und Verträgen gekennzeichnet und nicht mehr ausschließlich nach Format und Ablageort sortiert. Eine integrierte Workflow-Funktion hilft bei der Vorgangsbearbeitung. Je intensiver ein DMS die Mitarbeiter unterstützt, ihnen etwa lästige Routineaufgaben abnimmt und die tägliche Arbeit vereinfacht, desto besser wird es akzeptiert.

Reichhaltige Auswahl

Der Markt für DMS und Archive lässt sich in verschiedene Segmente unterteilen. In den grundlegenden Funktionen zur Verwaltung und Verteilung von Informationen unterscheiden sich die Angebote immer weniger.

Im DMS-Markt gibt es verschiedene weltweit operierende Anbieter mit Hauptsitz in den USA. Sie haben sich durch Akquisitionen ein umfassendes Portfolio zugelegt. Allerdings hat diese Wachstumsstrategie auch Redundanzen in der eigenen Produktpalette geschaffen, so dass es innerhalb eines Hauses konkurrierende Lösungen gibt. Hier wird es im Lauf der Zeit zur Integration und Konsolidierung kommen. Diese Anbieter konzentrieren sich zumeist auf größere Projekte, wobei sie sich immer wieder auch um den Mittelstand bemühen. Typische Vertreter dieses Marktsegments sind EMC Documentum, Hyland, IBM und Open Text.

Mittelständisch geprägt

In kaum einem anderen Land hat der Mittelstand ein derart starkes Gewicht wie in Deutschland. Das spiegelt sich auch im DMS- und Archivierungsmarkt wieder. Die auf diese Aufgaben spezialisierten Hersteller bieten umfassende Suiten an, die den Dokumentenlebenszyklus abbilden. Nicht immer stammen die Funktionen aus eigenem Haus. In Spezialbereichen wie der Erfassung von Papierdokumenten greifen die Hersteller auf Produkte anderer Anbieter zurück und integrieren sie. Die Suiten, die oft branchenübergreifend einsetzbar sind, eignen sich zum Teil für Firmen mit wenigen Arbeitsplätzen, richten sich häufig aber auch an Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern. Zu diesen Anbietern zählen unter anderem Allgeier, Ceyoniq, COI, D.velop, Docuportal, Docuware, Easy, ELO, Fabasoft, Heilig & Schubert, Hyperwave, Optimal Systems, Saperion, SER und Windream. Sie verfügen im Vergleich zu den weltweit aufgestellten Herstellern zwar über weniger Entwicklungs- und Consulting-Kapazitäten, kennen dafür aber ihre Kunden und deren Bedürfnisse sehr gut.

Gefragte Branchenspezialisten

Darüber hinaus haben sich Hersteller auf bestimmte Branchen ausgerichtet. Sie bieten etwa Lösungen für eine Ablagelogik (zum Beispiel nach Aktenzeichen statt Ordnerstrukturen), Schnittstellen zu Fachanwendungen und branchenspezifische Funktionen. Häufig beliefern solche Firmen die öffentliche Verwaltung. Typische Vertreter sind Hans Held, PDV Systeme, SER eGovernment und Lorenz Orga Systeme. Größere DMS- und Archivanbieter erfüllen die Branchenbedürfnisse zumeist mit Hilfe von Partnern, die die Basissysteme entsprechend anpassen.

Alternative: Open Source

Auch im DMS-Markt ist Open Source ein wichtiges Thema. Die Hersteller öffnen dazu den Quellcode ihrer Produktsuiten der in der Regel weltweiten Entwicklergemeinschaft, die unter der Aufsicht des Anbieters die Lösungen erweitert. Die Einführung der quelloffenen Softwarelösungen beim Kunden übernehmen zumeist spezialisierte Partner.

Statt mit Lizenzen erzielen Softwarehäuser und Dienstleister im Open-Source-Segment Einnahmen mit Beratung und Softwarepflege. Durch den Baukastencharakter dauert die Zusammenstellung von Lösungen meist länger als bei klassischen DMS-Suiten. Dafür sind die Angebote sehr flexibel. Die prominentesten Open-Source-Systeme sind Alfresco sowie das in Deutschland noch wenig bekannte Nuxeo.

DMS aus großen Softwarehäusern

Auch verschiedene große Softwarehersteller engagieren sich mit eigenen DMS-Systemen. Die Produkte sind oft aus den Anforderungen an die Zusammenarbeit (Collaboration) entstanden und ergänzen die DMS- und Archivlösungen der klassischen Anbieter. Unternehmen aus diesem Segment sind beispielsweise Microsoft mit dem Sharepoint Server, Oracle, SAP und Xerox.

Anbieter im Kurzporträt

Das Business Application Research Center (Barc) hat ECM-Lösungen (Enterprise-Content-Management) untersucht und bewertet. Dazu haben die Hersteller sich mit ihren Angeboten einer umfangreichen Erhebung mit mehr als 250 Kriterien im Testlabor gestellt. Im Detail wurden die Ergebnisse in einer Studie veröffentlicht. Hier einige Resultate in Kürze:

• Die Open-Source-Software "Alfresco" von Alfresco Enterprise stellt eine Plattform für ECM-Anwendungen bereit. Für viele Anwendungen gibt es bereits Basismodule, die nach und nach in Projekten weiterentwickelt werden.

• Allgeier IT Solutions hat das Produkt "Scanview" vor einigen Jahren vom daa Systemhaus übernommen. Die jüngste Produktgeneration wurde speziell unter dem Gesichtspunkt einer verbesserten Benutzerführung weiterentwickelt.

• Ceyoniq Technology bildet mit der ECM-Lösung "Nscale" unternehmensweite Prozesse ab. Das Produkt ist modular aufgebaut und bietet ein breites Funktionsspektrum. Die typischen Funktionen für das Dokumenten-Management ergänzt Ceyonic um Integrationsmöglichkeiten für ERP-Systeme sowie Funktionen zur E-Mail-Archivierung.

• COI deckt mit dem Produkt "BusinessFlowXtrend" den kompletten Lebenszyklus von Dokumenten ab und positioniert die Lösung als Integrationsplattform. Geschäftsprozesse lassen sich im System abbilden.

• Docuportal hat mit der gleichnamigen Lösung ein Web-basierendes Dokumenten-Management- und Archivierungssystem geschaffen. Es verfügt über eine einheitliche Grundstruktur, die die Handhabung einfach gestaltet. Module von Partnerunternehmen erweitern das Funktionsspektrum.

• "Easy Enterprise" von Easy Software ist eine vielseitige Lösung zur Dokumentenverwaltung und -archivierung. Der Hersteller konzentriert sich mit der Software auf das Verarbeiten und Steuern von Geschäftsprozessen. Das modulare System kann unterschiedliche Einsatzszenarien abdecken und Drittsysteme etwa von SAP abbilden.

• Das modulare ECM-Produkt "ELOenterprise" von ELO Digital Office lässt sich mit Hilfe unterschiedlicher Clients ansprechen und verwaltet Dokumente und Geschäftsprozesse. So lassen sich etwa mit dem "Business Logic Provider" betriebliche Prozesse mit den in Drittsystemen abgebildeten Abläufen zusammenführen. Der Anbieter stellt dazu einige vordefinierte Templates zur Verfügung.

• Fabasoft richtet sich mit "Fabasoft Folio" besonders an die öffentliche Verwaltung, fand aber auch schon Kunden in der Privatwirtschaft. Den Fokus legt der Anbieter auf die Arbeit im Web sowie auf eine umfassende Integration von Funktionen in das Windows-Dateisystem. Zudem ist Fabasoft vor allem für Anwendungen geeignet, in denen große Dokumentenmengen verarbeitet werden.

• Hyperwave verknüpft mit "IS/6" das Dokumenten- mit dem Wissens-Management. Der Web-Client kann unter anderem Umfragen und E-Learning-Projekte abbilden. Archivierungsfunktionen kommen aus Drittprodukten.

• IBM hat mit dem "Content Manager" und "Filenet P8" zwei mächtige Produktlinien im Portfolio. Das Funktionsspektrum reicht vom Erfassen und Bearbeiten von Dokumenten bis zum Abbilden von Workflows und zum Archivieren. Für verschiedene Aufgaben wie etwa die E-Mail-Archivierung gibt es gemeinsame Lösungen für beide Produktlinien, eine Zusammenführung der ehemals getrennten Systeme ist damit absehbar.

• Die "DOXiS iECM-Suite" von SER ermöglicht ganzheitliches Enterprise-Content-Management. Umfassende Recherchefunktionen sowie die Klassifikation von eingehenden Inhalten (Intelligent Context Control) zeichnen das Produkt aus.

• "Windream" vom gleichnamigen Hersteller zeichnet sich durch eine tiefe Integration mit dem Windows Explorer aus. Alle Funktionen des Dokumenten-Management-Systems lassen sich über die Windows-Oberfläche steuern. Ein zusätzlicher Client ist nicht zwingend erforderlich. Ergänzend stellt Windream dennoch einen Web-Client und eine Workflow-Oberfläche zur Verfügung.

Bewegung im Markt

Die DMS-Industrie sucht nach wie vor Standards für den Austausch und für Metadaten von Inhalten. Der Content-Management-Interoperability-Standard (CMIS) ist eine Initiative, die von verschiedenen großen Herstellern unterstützt wird. Ziel ist es, die Kopplung unterschiedlicher Applikationen zur Verwaltung und Ablage von Dokumenten anhand von Web-Services zu vereinfachen. So sollen Anwendungen geschaffen werden, die auf Inhalte zugreifen können, die in unterschiedlichen Systemen abgelegt wurden. Ein ähnliches Ziel verfolgen die Spezifikationen JSR 170 und JSR 283 (Java Specification Request), die ebenfalls den Zugriff auf Ablagesysteme definieren.

Funktional verstärkt sich der Trend zu kompletten DMS-Suiten, das zeigen verschiedene Übernahmen und Kooperationen unter den Herstellern. Zudem konzentrieren sich die Anbieter darauf, ihre Lösungen als Plattformen zu etablieren. Portale als virtueller Arbeitsplatz können die notwendigen Informationen und Funktionen aus verschiedenen Quellen in einer Oberfläche darstellen. Viele Hersteller haben zuletzt die Integration von Microsofts Sharepoint vorangetrieben.

Aufgaben- und Zieldefinition
Das Vorhaben resultiert in der Regel aus einem konkreten Anlass oder Missstand, für den eine Lösung gesucht wird. Diese Situation ist zu beschreiben und konkreten, messbaren Zielen gegenüberzustellen. Die Beschreibung kann als Steckbrief erfolgen und umfasst erfahrungsgemäß etwa zwei bis drei Seiten. Genannt werden sollten ein Zeitplan, die Zahl der betroffenen Abteilungen oder Mitarbeiter, unsichere Punkte und die Ziele.

Bestimmung von Begriffen und Inhalten
Damit ein Projektteam ein gemeinsames Verständnis vom Vorhaben hat, sollte zunächst der Begriff "Dokumenten-Management" eindeutig bestimmen werden. <br/><br/> Als Ausgangspunkt bietet sich eine Definition an, die der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) im Rahmen einer Erhebung unter knapp 900 Unternehmen im Jahr 2007 erarbeitet hat: "Das Dokumenten-Management umfasst die klassische (revisionssichere) Archivierung von Unterlagen sowie die Verwaltung lebender Dokumente". In diesem Kontext steht auch die Automatisierung der Dokumentenverteilung. Bei der entsprechenden Software spricht man folgerichtig von einem Dokumenten-Management-System (DMS). <br/><br/> Begriffe wie "Content-Management" oder "Enterprise-Content-Management" sind bei den Anwendern hingegen eher unbekannt. Der Begriff des Dokuments beschränkt sich nicht auf Papier, sondern umfasst Dateien, gescannte Papierdokumente und E-Mails.

Situationsanalyse erstellen
Die Einführung eines Dokumenten-Managements gleicht einer Reise, von der man Start und Ziel und in groben Zügen auch den Weg kennt. Das Ziel sollte im Steckbrief genannt werden, der Startpunkt entspricht der Situationsanalyse. <br/><br/> Sie sollte entweder den Umfang einer Vorstudie oder den einer konkreten Ist-Analyse haben. Wesentlich für die Ist-Analyse ist es, folgende Fragen zu beantworten: <br/><br/> - Welche Dokumente liegen vor? <br/> - Woher kommen die Dokumente? <br/> - Welche Ablagesystematiken gibt es? <br/> - Wie viele Dokumente und Dateien werden im aktuellen Blickfeld aufbewahrt, und um welche Mengen wächst der Bestand? <br/> - Welche Verbesserungen sind möglich? <br/> - Wer hat von welchen Standorten aus Zugriff auf die Dokumente, wer liefert überhaupt welche?

Fachkonzept erstellen, Inhalte abstimmen
Der Steckbrief formuliert das Ziel, das Fachkonzept gestaltet es aus. Hier wird beschrieben, wie die angestrebte Lösung fachlich aussehen und welchen Nutzen sie bringen soll. Das Konzept soll den Rahmen für die Umsetzung bilden und den Grund für das Projekt spezifizieren. Das Fachkonzept sollte folgende Punkte klären: <br/><br/> - Fachliche Beschreibung des künftigen Zustands (etwa digitale Akte). <br/> - Technische Auswirkungen des Vorhabens, nötige Maßnahmen. <br/> - Definierte Aktenstruktur mit Dokumenten und Metainformationen. <br/> - Relevante Abläufe und Vorgänge. <br/> - Zugriffsberechtigungen. <br/> - Gegebenenfalls das Vorgehen (zum Beispiel Stufenplan) und den Zeitplan. <br/> <br/> Wer einen Zeitplan möchte, sollte ein größeres Vorhaben in Teilprojekte gliedern, die jeweils maximal ein Jahr dauern. Das hilft, Lerneffekte festzuhalten und später zu nutzen. Der Rückblick auf produktive Lösungen belegt die Machbarkeit und motiviert für die bevorstehenden Aufgaben.

An Standards orientieren
Ein weiterer Schlüsselfaktor bei der Konzeption ist die Orientierung am Standard. Ausnahmen sind so weit als möglich zu reduzieren, auszuklammern oder auf wenige Varianten zu begrenzen, die sich jedoch nahe am Standard orientieren. Bisherige Projekte haben gezeigt, dass die letzten zehn Prozent der Dokumente und Abläufe, die automatisiert und digitalisiert werden sollen, einen unverhältnismäßig hohen Aufwand verursachen. <br/><br/> Ihre Bearbeitung im Rahmen des Projekts erbringt häufig kein vernünftiges Kosten-Nutzen-Verhältnis mehr. Hier ist mutiges Vorgehen angeraten und die Bearbeitung bei Bedarf auf Papier zu belassen. Oft kommen später von Mitarbeitern pragmatische Vorschläge, wie auch die Ausnahmen einfach digital unterstützt werden können. <br/><br/> Der Schwerpunkt der Vorarbeiten sollte der fachlichen Konzeption gelten, allerdings darf auch die technische Konzeption nicht vernachlässigt werden. Sie muss eine Anforderungsbeschreibung beinhalten, die die bestehende Systemlandschaft aufgreift. Zu den Eckpunkten, die darin beschrieben werden, zählen die vorhandene Infrastruktur samt Schnittstellen, Leitungskapazitäten, PC- und Bildschirmausstattung. <br/><br/> Aus der Summe dieser Anforderungen wird - soweit noch keine Lösung im Einsatz ist - ein Kriterienkatalog für die Produktauswahl erstellt. Dieser Kriterienkatalog ist demnach anforderungsspezifisch. Folglich sind auch Standardkriterienkataloge nur bedingt verwendbar. Sie sind auch deshalb ungeeignet, weil sich die DMS-Produkte im Lauf der Jahre und mit fortgeschrittener Reife funktional sehr ähneln.

Systematische Produktwahl
Die Entscheidung für eine Lösung folgt der klassischen Produktauswahl, soweit noch kein DMS vorhanden ist. In vielen mittelständischen Unternehmen ist jedoch schon eine Lösung im Einsatz oder die Basis für eine Weiterentwicklung vorhandener Lösungen vorhanden. SAP-Anwender können beispielsweise auf den "SAP Content Server" oder das "Records Management" zurückgreifen. <br/><br/> Oft sollten sich daher die Erhebungen darauf konzentrieren, ob die bereits vorhandene Lösung auch für das aktuelle Vorhaben geeignet ist. Ist die Auswahl offen, helfen zwei wesentliche Komponenten bei der Suche nach der richtigen Lösung: die <b>Kriterienbewertung</b> und ein <b>"Challenge Day"</b>. Beide ergänzen sich, denn nicht alle Produkteigenschaften lassen sich in einem akzeptablen Kriterienkatalog abbilden. Zwar ermöglicht der Kriterienkatalog die funktionale Bewertung, doch die Komposition und Benutzerfreundlichkeit eines Produkts lassen sich besser bei der Präsentation mittels eines Fallbeispiels belegen. <br/><br/> Hierfür kommt der Challenge Day ins Spiel. An einem Tag präsentieren die besten zwei oder drei Anbieter eine kleine Lösung. Das hilft bei der Bewertung von weichen Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Fachkompetenz des Anbieters und dem gegenseitigen Verständnis.

Umsetzung, Test, Pilotierung
Der fachliche Ansatz wird durch die Pilotierung erstmalig "erprobt". Sinnvoll ist es, die einwandfreie Umsetzung beziehungsweise Einrichtung durch systematische Tests in Zwei-Stufen-Form zu gewährleisten, indem fachliche und technische Testfälle methodisch zusammengestellt und durch entsprechend verantwortliche Mitarbeiter betrieben werden. <br/><br/> In einem zweistufigen Verfahren werden zunächst im Projektteam alle Anwendungsfälle in einer Testumgebung geprobt, bevor Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen die gesamten fachlichen Tests betreiben. Die "Vortests" des Projektteams filtern erfahrungsgemäß die gröbsten Fehler heraus, die bei den Fachanwendern auf großes Unverständnis stoßen. Als hilfreich hat es sich erwiesen, das systematische Vorgehen durch entsprechende Werkzeuge zu unterstützen.

Betrieb: intern oder extern?
In der Regel verantworten die Anwender ihre Dokumenten-Management-Systeme selbst, um sich das Know-how zu sichern. Doch die Lösungen genießen selten Priorität im Kerngeschäft, so dass einige Unternehmen sich nicht mit Betrieb und Wartung belasten möchten. Eine Teilauslagerung des IT-Betriebs führt zu einer Kunden-Lieferanten-Beziehung, die für manche Anbieter Neuland bedeutet: Aufgaben müssen rasch erledigt und dokumentiert werden, zudem muss es eine klare organisatorische Regelung der verschiedenen Aktivitäten geben. <br/><br/> Neben einem ausgewogenen Vertrag basiert eine erfolgreiche Zusammenarbeit vor allem auf regelmäßigen Besprechungen. Hier sollten der aktuelle Stand (Betriebsfragen, Support-Calls etc.) erörtert sowie bevorstehende Projekte der Anwender und des Anbieters abgestimmt werden. Gibt es keine besonderen Vorkommnisse, genügen halbjährliche Treffen.

Vorsicht mit dem Prototyping
Das Projekt-Management greift in derartigen Vorhaben oft auf festgelegte Methoden zurück. Dabei fallen häufig zwei Fehler auf: <br/><br/> Die <b>Methodik</b> wird gelegentlich ungeachtet der Projekt- oder Unternehmensgröße angewendet. Erfolg verspricht ein Vorhaben jedoch dann, wenn das Vorgehen den Unternehmensbelangen angepasst wird. Gerade das breite Spektrum im Mittelstand erfordert eine flexible Handhabung der Methoden. <br/><br/> Nach wie scheint das <b>"Prototyping"</b> modern zu sein. Beim "evolutionären Prototyping" werden alle Versuche, Fehlversuche und Tests gemeinsam vom Anwender und Anbieter verfolgt. Der Aufwand ist entsprechend groß. Prototyping kann hilfreich sein, um die Technik zu erproben. Wenn Ziel und Konzept aber ohnehin bekannt sind, gibt Prototyping keinen Sinn, da sich das Verfahren in einem Try-and-Error-Verfahren einer Lösung anzunähern versucht. <br/><br/> Abgesehen davon erfordert es von allen Beteiligten Abstraktionsvermögen, denn der Prototyp muss auf eine reale Situation übertragen werden. Insgesamt ist daher von dieser Vorgehensmethode abzuraten.

Übernahme in den Produktivbetrieb
Nach der erfolgreichen Umsetzung steht dem Rollout der Lösung für alle Anwender nichts mehr im Wege. Zudem lassen sich nun weitere Dokumente, Akten oder Vorgänge im Dokumenten-Management-System abbilden. <br/><br/> <b>Fazit:</b> Die beschriebenen Erfolgskriterien können mit wenigen Abstrichen die Einführung eines Dokumenten-Managements gewährleisten. Dazu bedarf es neben einer einwandfreien Vorgehensweise, einer entsprechenden Planung und entschlossenem Handeln auch Fingerspitzengefühls beim Umgang mit den Anwendern. <br/><br/> Hier entscheiden sich die Akzeptanz und der Erfolg der Digitalisierung der Arbeit: Die Nutzer sollten maßgeblich an der Ist-Analyse und der Konzeption wie auch an den Tests und der Abnahme beteiligt sein.

Es fehlt an Bauplänen

Der Markt für DMS und Archivsysteme bleibt in Bewegung. Eine Konsolidierung ist ebenso wenig festzustellen wie eine Stagnation in der technischen und funktionalen Entwicklung. Mittlerweile sind die Grundfunktionen sowohl für die Ablage und Verwaltung von Dokumenten als auch zur Bearbeitung in Workflows ausgereift. Ein DMS kann seine Vorteile nur dann entfalten, wenn die Projekte gut geplant und strukturiert umgesetzt werden. Dazu müssen die Unternehmen genau analysieren, was die Software können soll. Andernfalls drohen langwierige Projekte und unzufriedene Mitarbeiter. (jha)