Die E-Mail-Nutzung muss keine Last sein, wenn man einfache Grundsätze beachtet, etwa: E-Mails nicht während der produktivsten Zeit am Morgen bearbeiten, denn das macht unzufrieden.
2016 sollen täglich 144 Milliarden geschäftliche E-Mails verschickt werden, schätzt die Radicati Group. Beim einzelnen Arbeitnehmer landet zwar nur ein Bruchteil dieser Nachrichten im Posteingang, doch viele fühlen sich vom täglichen Nachrichtenstrom unter Druck gesetzt. Dabei setzt ihnen manchmal nicht unbedingt die schiere Menge an Nachrichten sondern der falsche Umgang mit ihnen zu.
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"Der größte Fehler, den nicht nur ich, sondern auch viele aktuelle Studien beobachten, ist der Fehler, den Arbeitstag mit E-Mails zu beginnen", weiß Digital-Experte Thorsten Jekel. Zunächst scheine dies eine gute Idee zu sein, so der Autor des Buches Digital Working für Manager. Eine schnelle Reaktion auf E-Mails stehe für Kundenorientierung und einen hohen externen wie internen Service-Level. Problematisch sei daran jedoch, dass die meisten E-Mails deren Empfänger nicht ihren persönlichen Zielen näherbringen und zwar super-dringend aber ganz selten auch wirklich wichtig seien. "Somit wird die produktivste Zeit des Tages häufig mit dem Löschen und der Beantwortung von unwichtigen E-Mails verschwendet, statt an den wirklich wichtigen Zielen zu arbeiten", so Jekel. Außerdem reagiere man statt zu agieren und das führe schnell zu Unzufriedenheit und Stress.
Den Arbeitstag sollte man nie mit E-Mails beginnen, rät Digital-Experte Thorsten Jekel. Foto: Thorsten Jekel
Jekel empfiehlt, und das ist sein erster Grundsatz für ein effektiveres Mail-Management, E-Mails als vorletzte Aktivität am Tag zu bearbeiten. Die letzte Aktivität sollte die Tagesplanung für den Folgetag sein. Der zweite Grundsatz besteht darin, E-Mails im Block und nicht immer zwischendurch zu bearbeiten. Jekels Tipp: "Hierfür stellen Sie am besten die Benachrichtigungen für eingegangene E-Mails komplett ab oder richten sie so ein, dass Sie nur dann benachrichtigt werden, wenn Sie eine wirklich wichtige E-Mail, z.B. von Ihrem Chef oder Ihrem wichtigsten Kunden, erhalten." Wer Nachrichten im Block bearbeitet, ist schneller und vermeidet den Ping-Pong-Effekt mit hin- und hergesendeten Nachrichten. Auf Reisen, so Jekel, könne man Wartezeiten gut für das Bearbeiten der E-Mails nutzen. Doch auch dann sollte man E-Mails immer in Blöcken bearbeiten. Wer diese Blockbearbeitung lebt, ist beispielsweise Autorin Anitra Eggler, die das Buch E-Mail macht dumm, krank und armZunächst gilt es, Collaboration im Unternehmen zu lokalisieren und zu identifizieren: Wo im Unternehmen findet Collaboration statt? Zu welchem Zweck? Welche Lösungen kommen zum Einsatz? Ist dies festgestellt, folgt die Gefährdungsbeurteilung: Wie wahrscheinlich und welcher Art sind mögliche Schäden an Daten, Personen und an anderen Unternehmen, die durch Collaboration entstehen könnten? Dies schließt auch mögliche rechtliche Konsequenzen mit ein. Use Cases und Prozesse mit hohem Risiko sollten isoliert werden.
Das eigene Mail-Verhalten analysieren
"Idealerweise sollte der Anteil der E-Mailbearbeitung nicht viel mehr als eine Stunde pro Arbeitstag in Anspruch nehmen", findet Digital-Experte Thorsten Jekel. Wer deutlich mehr als eine Stunde pro Tag für seine E-Mails benötige, sollten seinen E-Mail-Eingang einmal anhand der folgenden Fragen analysieren:
• wie viele E-Mails lösche ich, ohne sie zu lesen und/oder zu bearbeiten?
• wie viele E-Mail-Newsletter erhalte ich, die ich entweder nicht bestellt habe und/oder nicht wirklich benötige?
• wie viele E-Mails erhalte ich in CC?
• wie viele E-Mails bleiben am Ende wirklich übrig?
"Meistens bleiben bei dieser Analyse nicht viele E-Mails übrig, die Sie wirklich Ihren persönlichen Zielen weiterbringen", so Jekel. Er empfiehlt folgende Maßnahmen, um die E-Mail-Bearbeitungszeit zu reduzieren:
• E-Mail-Newsletter abbestellen, die man nicht wirklich braucht
• Automatisierte Regeln nutzen, die Newsletter gleich in entsprechende Unterordner verschieben. Somit verstopfen diese nicht den Posteingang und sind bei Bedarf im Ordner verfügbar.
• Mitarbeiter anweisen, einen nur in CC zu nehmen, wenn das wirklich sein muss.
"Meistens ist dies sehr selten der Fall", weiß Jekel. Er empfiehlt, mit Hilfe einer automatisierten Posteingangsregel alle CC-E-Mails in einen separaten Ordner verschieben zu lassen und diesen Ordner erst nach den direkten Mails zu sichten.
So gelingt effektiveres E-Mail-Management -
Digital-Experte Diese Tipps stammen von Thorsten Jekel. Der IT-Unternehmer ist Autor des Buches "Digital Working für Manager".
Änderungen kommunizieren Idealerweise bespricht man seine neue E-Mailstrategie mit den wichtigsten Kommunikationspartnern. So sind sie über neue Verhaltensweisen informiert.
Zeitfresser identifizieren Wer deutlich mehr als eine Stunde pro Tag für seine E-Mails benötigt, sollten seinen E-Mail-Eingang genau ansehen und Zeitfresser identifizieren. Dazu gehören zum Beispiel Newsletter oder CC-Mails, die den Posteingang verstopfen.
Zeitfenster nutzen Wer am Flughafen oder Bahnhof wartet, kann diese Zeit gut für das Bearbeiten von Mails nutzen. Doch auch hier sollte man die Mails in Blöcken bearbeiten.
Zweiter Grundsatz E-Mails sollte man nicht zwischendurch sondern immer im Block bearbeiten. Das spart Zeit und vermeidet den Ping-Pong-Effekt.
Erster Grundsatz Man sollte den Arbeitstag nie mit E-Mails beginnen. Damit verschwendet man die produktivste Zeit des Tages mit dem Löschen und Beantworten von unwichtigen Nachrichten.
Christian Würger, Director IT Europe bei Fossil: Abends sind alle Mails bearbeitet
Wer diesen Tipp in seinem Berufsalltag bereits umsetzt, ist Christian Würger, Director IT Europe bei Fossil. Seine E-Mails, so verrät er, bearbeitet er immer selbst. Neben der CC-Regel hat Würger zwei weitere Tipps für eine aufgeräumte Inbox: Er rät, einen Spam-/Virusfilter einzurichten, damit unerwünschte Werbe-Mails die Inbox erst gar nicht erreichen. Darüber hinaus empfiehlt er, überflüssige Mails sofort zu löschen. Würger achtet darauf, dass sich bei Feierabend keine ungelesenen Mails mehr in der Inbox befinden. Und hat für sein Kommunikationsverhalten eine einfache Regel definiert: "Innerhalb von 24 Stunden sollte der Absender eine Antwort haben", so Würger. Mails bei denen er der eigentliche Empfänger (nicht CC und BCC) ist, und hier unterscheidet er sich im Mail-Management von Jekels Block-Herangehensweise, werden nach Möglichkeit gleich erledigt oder delegiert. Falls nicht möglich, legt Würger sie im Ordner "To-Do" ab.
Christian Würger, Director IT Europe bei Fossil, bearbeitet seine E-Mails immer selbst. Foto: Christian Würger
"Als IT Leiter sollte man darauf achten, dass sich in der Firma eine E-Mail Kultur entwickelt", findet Christian Würger. Das Unternehmen sollte seiner Meinung nach E-Mail-Grundsätze festlegen, kommunizieren und die Mitarbeiter regelmässig schulen.
E-Mails sollten kurz, treffend und selten sein
Im Umgang mit E-Mails empfiehlt Würger die folgenden Grundsätze:
• Maximal ein Empfänger in der Empfängerfeld.
• Vor Versenden sich selbst fragen, ob die Mail wirklich notwendig ist.
• Verwendung großer Verteilerlisten nur in klar benannten und definierten Ausnahmefällen.
• Je kürzer die Mail desto größer die Chance, dass sie gelesen wird.
• Klare und zutreffende Betreffzeile.
• Maximal zwei Antworten auf eine Mail, dann persönliches Gespräch suchen.
Kleiner Knigge für mehr E-Mail-Erfolg -
In einem kleinen E-Mail-Knigge wollen wir Ihnen helfen, beim Schreiben und Verschicken von E-Mails perfekt und professionell zu werden. Wir haben daher 16 Tipps gesammelt. (Quelle: www.inqa-buero.de)
Tipp 1: Keine Romane E-Mails sind kein Ersatz für ausführliche Briefe. Sie sind kurze, schnelle Mitteilungen und sollten übersichtlich, prägnant und flott sein. Müssen sie mal etwas länger sein, machen Sie alle vier bis fünf Zeilen einen Absatz. E-Mails, die ein Scrollen erfordern, ärgern nur, deshalb: "No Scroll, no Groll".
Tipp 2: Aussagefähiger Betreff – kurz und knackig Ihre Betreffzeile entscheidet, ob die Nachricht überhaupt gelesen wird. Viele bekommen weit über 150 Mails am Tag. Wer da keine aussagekräftige Betreffzeile liefert, kann sich gleich die ganze Mail sparen. Noch schlimmer: gar keine Betreffzeile.
Tipp 3: Korrekte Rechtschreibung Auch in Mails gelten deutsche Rechtschreibregeln. Ja, sicher – es muss oft schnell gehen. Aber jedes Mailprogramm hat auch ein Rechtschreibprogramm. Nutzen Sie es – vor allem im Job. Und die Mails nur in Kleinschreibung zu verschicken, gilt als unhöflich oder schlampig.
Tipp 4: Immer höflich bleiben! Viele beginnen ihre Mail mit "Hallo" und duzen den Adressaten ungefragt. Doch manchen stößt das sauer auf. Also kein "Hi" oder "Hey" zum Anfang. "Hallo, Herr Meyer" oder "Guten Tag, Herr Meyer" hat sich zwar schon eingebürgert, aber Leute, die man nicht persönlich kennt, sollte man mit "Sehr geehrte(r)..." ansprechen. Auch "Bitte" und "Danke" haben schon manche Tür geöffnet.
Tipp 5: Niemals BLOCKSCHRIFT Achten Sie auf die Form – wer z. B. seine Mails in GROSSBUCHSTABEN schreibt, wird als Schreihals angesehen. Auch nur um wichtige Dinge oder Passagen hervorzuheben, sind sie ungeeignet (Ausnahme: vielleicht Firmennamen, die so geschrieben werden).
Tipp 6: Kein Chinesisch Verwegene Kürzel wie mfg (mit freundlichen Grüßen), + lg (und liebe Grüße), gr (Gruß) oder cu (see you) mögen echt cool sein, aber nur unter privaten Freunden. Im Geschäftsleben schreibt man ehrlich gemeinte Grüße aus. Wer nicht Dauer-Chatter ist, versteht sonst außerdem Bahnhof.
Tipp 7: Massenmails in Maßen Gruppen-Mails sind gut geeignet, um einen Termin bekanntzugeben oder Einladungen zu verschicken. Nicht aber, um Berufliches zu diskutieren, umfangreiche Info- oder Kettenbriefe zu versenden. Sie selbst wollen ja auch nicht zugemüllt werden. Schicken Sie bei Massenaussendungen auch nicht die Adressen Ihrer Geschäftspartner mit.
Tipp 8: No Smileys? Smileys lockern die E-Korrespondenz auf und weisen auf positive Referenzen oder witzige Stellen hin. In privater E-Post sicher ganz nett, aus Ihren Business-Mails sollten Sie den Grinse-Mann aber unbedingt verbannen, wenn Sie ernst genommen werden wollen.
Tipp 9: Keine Priorität Alle Mails lassen sich mit höherer Priorität schicken. Ein Trick, der aber bereits überhand nimmt. Bei Mails mit Priorität (Outlook: Neue Nachricht, dann: Nachricht; Priorität festlegen) sieht der Empfänger "rot" oder ein Ausrufezeichen. Verzichten Sie darauf – wenn Ihre Mail nicht wichtig wäre, könnten Sie auch auf sie verzichten.
Tipp 10: Keine Intimitäten, keine Animositäten Privates, Intimes und Streit unter Kollegen haben in der elektronischen Post nichts verloren. Schließlich können Mails im Büro abgefangen und mitgelesen werden. Peinlich, peinlich! Und schwer aus der Welt zu schaffen!
Tipp 11: Ihre Visitenkarte als Absender Die Visitenkarte gehört zum Geschäftsleben – auch bei E-Mails. Privat kann man es mit der Signatur halten, wie man will – im Beruf gehört sie dazu. Der Empfänger will oder soll Sie telefonisch erreichen, ohne gleich die Auskunft bemühen zu müssen. Achten Sie auf übersichtliche Anordnung der Angaben.
Tipp 12: Lesebestätigung dezent verwenden Empfangsbestätigungen geben Auskunft, ob eine Mail gelesen wurde. Gehen Sie mit Lesebestätigungen sparsam um. Der Empfänger fühlt sich schnell belästigt, wenn es bei Ihrer Nachricht nicht um etwas wirklich Wichtiges geht.
Tipp 13: Rechtzeitig antworten Wer e-mailt, hat es meist eilig. Antworten Sie schnell, aber nicht zu schnell. Faustregel: Zurückschreiben sollte man frühestens nach einer Stunde, spätestens nach 24 Stunden zumindest eine kurze Rückmeldung und dann allerspätestens nach drei Tagen die gewünschte Antwort geben.
Tipp 14: Richtig antworten Unachtsame oder allzu bequeme Menschen schicken in ihrer Antwort dem Empfänger oft seine Original-Mail wieder mit. Tun Sie das nur, wenn Sie vom gleichen Empfänger selbst ständig in kurzer Folge Mails erhalten oder Sie sich direkt auf in der Original-Mail genannte Details beziehen, die der Empfänger wieder benötigt.
Tipp 15: Richtige Anhänge Versenden Sie umfangreiche Datei-Anhänge nur, wenn Sie sicher sind, dass sie beim Empfänger erwünscht und lesbar zu öffnen sind. Kündigen Sie größere Attachments besser vorher an oder stimmen Sie sich mit dem Empfänger vorher ab – per Telefon oder kurze Vorab-Mail-Anfrage – auch hinsichtlich der lesbaren Dateiformate.
Tipp 16: Mehrfachzustellungen vermeiden Die Mehrfachübermittlung derselben Information bläht den Posteingang unnötig auf und nervt Ihren Empfänger. Wenn die gleiche Meldung von verschiedenen Stellen oder Hierarchie-Instanzen in Firmen an die gleichen Empfänger verschickt wurde, sollten sich diese Stellen über eine sinnvollere Informationsregelung einigen.
Letztendlich hat man es selbst in der Hand, ob man den Nachrichtenstrom beherrscht oder davon beherrscht wird. "Lassen Sie nicht fremde Menschen oder Technik darüber entscheiden, wann Sie Ihre E-Mails bearbeiten, sondern nehmen Sie Ihr Leben in die eigene Hand", rät Digital-Experte Jekel. Idealerweise bespricht man seine neue E-Mailstrategie mit den wichtigsten Kommunikationspartnern. "Sie werden erstaunt sein, wie positiv die Reaktionen sein werden und Sie damit produktiver und entlasteter werden", so Jekel.