"Information", kommentiert HP eine Coleman-Parkes-Umfrage zum Thema Information Management, "hat sich von einem Anlagegut zur einer Bürde, für manche Unternehmen sogar zu einer echten Last entwickelt". Die Datenmenge wächst explosionsartig an, die Zahl der Informationsarten ebenfalls, wenn auch nicht so exponentiell. Auf der anderen Seite haben Unternehmen strukturelle Probleme, mit den vielen Daten produktiv umzugehen: Firmenübernahmen und Zusammenschlüsse sorgen für komplexe und oft wenig kompatible Infrastrukturen, gesetzliche Vorschriften schließlich für hohe Anforderungen an die Vollständigkeit, Qualität und Archivierung von Daten.
Für die Studie haben die Marktforscher von Coleman Parkes im Auftrag von HP weltweit rund 640 Unternehmensverantwortliche und IT-Manager zum Thema Information Management und -Governance befragt. Danach fühlen sich zwei Drittel der befragten Unternehmen von einem weltweiten "Informations-Tsunami" überrollt. Statt für mehr Durchblick sorgt die Datenflut allenfalls für noch mehr Komplexität in einer sowieso schon schwer durchschaubaren Welt.
Gleichzeitig gibt die Hälfte der befragten Unternehmen zu Protokoll, dass die Anforderung Kosten zu sparen zusätzlichen Druck erzeugt, Informationen besser zu verwalten. Der Druck scheint zu Recht zu bestehen, denn fast zwei Drittel (63 Prozent) gestehen ein, dass das bisherige Information Management im Unternehmen durchaus verbesserungsfähig ist. Und als ob die eigenen Probleme noch nicht reichen: Zusammenschlüsse mit anderen und Übernahmen von Firmen, gibt eine erdrückende Mehrheit von 93 Prozent zu Protokoll, sind ein echtes Hindernis auf dem Weg zu einem effizienten Information Lifecycle Management im Unternehmen.
Für das Information Management ist das ganze Unternehmen zuständig
Um Informationen unternehmensweit gewinnbringend einsetzen zu können, ist immer seltener ausschließlich die IT-Abteilung zuständig. Mehr noch: Informations-Management, postuliert die Studie, ist jetzt zu einem unternehmensweiten Imperativ geworden. Die Unternehmen selber verhalten sich dazu allerdings eher uneinheitlich.
So haben zwar bereits viele Organisationen erkannt, dass Information Management eine Aufgabe für die Unternehmensführung ist. In immerhin 38 Prozent der befragten Firmen nimmt sich der Vorstand bereits dieser Aufgabe an. Allerdings arbeiten 70 Prozent der Unternehmen noch ohne ein ganzheitliches Konzept. Stattdessen haben zum Beispiel nur vier von zehn Enterprises eine zentrale Abteilung, die sich um das Monitoren und Managen von geschäftskritischen Informationen kümmert.
Weitere 37 Prozent nutzen eine einzelne Abteilung pro Standort, und 21 Prozent erledigen diese Aufgabe innerhalb der Fachbereiche ihrer Organisatione. Gerade einmal 29 Prozent speichern wichtige Daten zentral und in einem einzigen Datencenter. 31 Prozent tun das dagegen am jeweiligen Standort, während weitere 29 Prozent das noch in den Fachbereichen, also in separaten Silos erledigen. Und auch wenn die Verantwortung für das Informations-Management tendenziell von der IT-Abteilung in die Geschäftsführung wandert: Bei 43 Prozent ist die IT-Abteilung zuständig, nur 38 Prozent haben das schon an den Chef übergeben.
Und noch ein Ergebnis der Studie: Die Unternehmen brauchen nach eigenem Bekunden einen Partner, um Informationen ganzheitlich anbieten zu können: 83 Prozent der befragten Manager sind überzeugt, dass sie ihre Kosten mit Unterstützung von Drittanbietern substantiell verringern können.
Jeweils drei Viertel wissen, dass sie mehr Effizienz in der Informationsverarbeitung erreichen, wenn sie die Speicherprozesse verbessern und über Automation unnütze oder ungewollte Informationen schneller ausfiltern könnten. Und immerhin 70 Prozent sind am Ende sicher, dass sie mit diesen Maßnahmen signifikanten Einfluss auf Performance und Ertrag ihres Informations-Managements sowie auf die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften ausüben werden.
Neue HP-Lösungen für das Information Management
Auf einer Pressekonferenz zur Coleman-Parkes-Umfrage hat HP am 5. April Erweiterungen seines Portfolios vorgestellt, die bei der Suche nach einer ganzheitlichen Strategie zum Informations-Management helfen sollen.
Dazu gehört im Rahmen der Service-Angebote ein Information Management Transformation Experience Workshop, der seinem sperrigen Titel zum Trotz eigentlich ein ganz einfaches Ziel hat: Zusammen mit den Experten von HP sollen Vertreter aus den Fachbereichen und der IT-Abteilung in dem Workshop Richtlinien und Strategien für das Informations-Management erarbeiten. Dabei fließen Rechts- und Sicherheitsanforderungen ebenso ein wie die Geschäftsziele des Unternehmens. Mithilfe des Information Optimization Services werden die Informationen nach ihrer Bedeutung für die Organisation bewertet und daraus Empfehlungen für die Informationsverwaltung entwickelt. Der Master Planning Service schließlich bringt alle Akteure zusammen, um einen Fahrplan für die Umsetzung der neuen Richtlinie zu beschließen.
Anders als bisher bietet HP seine Integrated Archive Platform (IAP) nicht mehr ausschließlich als Appliance an, sondern nun auch als reine Software-Lösung, die auf virtuellen Servern läuft. "Die neue Lösung" heißt es in einer Pressemitteilung von HP, "ist hardwareunabhängig und benötigt erheblich weniger Server-Kapazitäten". In der kleinsten Version ab 500 E-Mail-Nutzer braucht IAP nur noch genau einen Server; in der höchsten Ausbaustufe verarbeitet das System Daten von 300.000 E-Mail-Konten und bis zu einem Petabyte (= eine Million Gigabyte) Daten täglich.
Das Trim Enterprise Records Management hilft, Dokumente entsprechend definierter Regeln zu verwalten und vorzuhalten. Ab sofort unterstützt HP Trim mit einer Multijurisdictional Retention genannten Erweiterung auch den Einsatz in mehreren Rechtsräumen. Akten und Dokumente werden dabei parallel anhand der jeweils geltenden Regeln verwaltet und kontrolliert.
Die Integration von HP Database Archiving mit HP Trim unterstützt die Anwender dabei, die Datenbankarchivierung rechts- und regelkonform durchzuführen - etwa bei der Stilllegung von Applikationen. HP Database Archiving automatisiert die Migration von strukturierten Daten entweder in separate Online-Datenbanken oder in XML- oder CSV-basierte Dateien.
In der neuen Version erlaubt der HP Data Protector das Wiederherstellen einzelner Dateien aus einem VMware-Image-Backup, ohne dass ein separates Datei-Backup nötig ist. Diese Neuerung nennt sich Granular Recovery Extension für VMware und spart laut HP "Geld, Zeit und Speicherplatz". Außerdem könne der VMware-Administrator Daten mit dem Data Protector selbst wiederherstellen, ohne dafür die Hilfe eines Backup-Spezialisten in Anspruch nehmen zu müssen.
Der HP Data Protector Reporter schließlich überwacht die Funktionsfähigkeit der Sicherungssysteme und alarmiert den Administrator, wenn ein Problem auftritt. Er dokumentiert die Sicherungsvorgänge über mehrere Speichersysteme hinweg. Das senkt den Administrationsaufwand und stellt HP zufolge sicher, "dass Service Level Agreements für das Backup eingehalten werden". Aufgrund seines Leistungsumfangs, so HP weiter, eignet sich der Reporter vor allem für mittlere und große Unternehmen.
Richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort
"In der Vergangenheit ging es darum, Daten in zahlreichen Repositories zu sichern, die von unterschiedlichen Eigentümern auf verschiedenen Speichersilos verwaltet wurden", fasst Hartmut Wagner, Director Information Management, HP EMEA, den vorherigen Stand der Dinge zusammen. "Heute helfen wir mit unseren Produkten bei einem ganzheitlichen Informations-Management, wo Informationen über ihren gesamten Lifecycle unternehmensweit bereit gestellt werden können. Dann sind die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort."