Software für das Dokumenten-Management und -Archivierung gibt es in Hülle und Fülle. Die Lösungen bieten mittlerweile reichhaltige Funktionen und Möglichkeiten zur Integration. Drei Beispiele von vielen sollen zeigen, wie Unternehmen mit Hilfe ganz unterschiedlicher Softwareprodukte ihre internen Abläufe von Medienbrüchen befreit und effizienter gemacht haben.

Fleurop verarbeitet Papierbelege der Partnerfloristen automatisch

Die Fleurop AG hat ein Dokumenten-Management- und Archivsystem eingeführt, um die manuelle Belegverarbeitung durch automatisierte Abläufe zu ersetzen. Zu den Dokumenten zählen "Flora-Cheques". Fleurop-Partnerfloristen schicken diese per Post ein, wo sie zwecks Abrechnung weiterverarbeitet werden. Fleurop entwickelte gemeinsam mit der Firma Qurius (vormals CABUS Informations-Systeme GmbH) aus Lübeck eine Dokumenten-Management-Lösung. Hierzu wurde die bereits für die Belegarchivierung im SAP-Umfeld genutzte Software von Saperion erweitert.

Eine Scanner-Lösung nebst OCR-Software erfasst Dokumente wie die Flora-Cheques. Die so identifizierten Buchungsdaten verknüpft die Software mit den entsprechenden Datensätzen in der ERP-Software SAP R/3. Zudem archiviert das System die eingescannten Belege. Die Archivfunktion verwendet Fleurop mittlerweile auch für E-Mails. Hier gilt es, die E-Mail-Server (Microsoft Exchange Server) zu entlasten.

Um eine Großenordnung von der Lösung zu bekommen: Im Jahr 2008 wurden bei Fleurop rund 1,7 Millionen Gutscheine gescannt und gleichzeitig beidseitig archiviert, erläutert Peter Broschinski, IT-Leiter der Fleurop AG. "Während der normalen Tagesarbeitszeit von 8 Stunden können wir mit der Saperion-Software und der Hardware von Kleindienst durchschnittlich bis zu 20.000 Gutscheine scannen." Die Erkennungsrate des Systems gibt der IT-Manager mit circa 98 bis 99 Prozent an. Dies sei abhängig vom Zustand der Belege.

Neben den Gutscheinen fallen bei Fleurop jährlich circa 155.000 Auftragsbelege im DIN A4 Format an. Das entspricht einer durchschnittlichen Tagesquote von 700 Aufträgen. In der DMS-Software werden die Aufträge ebenfalls gleichzeitig archiviert und stehen sofort für Recherchezwecke zur Verfügung.

Fleurop kann Broschinski zufolge Zeit unter anderem beim Verarbeiten der Belege sparen. Zudem kann das Unternehmen nun komplett auf die aufwendige Verfilmung der Belege verzichten. "Recherchen sind sofort nach der Verarbeitung möglich. Es gibt keine Wartezeiten für den Partner."

ZDF beschleunigt das Reise-Management mit "Orka"

Das Zweite Deutsche Fernsehen nutzte früher papiergebundene Abläufe für die Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen. Mittlerweile arbeiten die Fernsehleute mit einer in das SAP-System des Senders integrierten Workflow-Software, die auf den Namen "Online Reisekostenanordnung und -abrechnung (Orka)". Die Automatisierung soll für mehr Transparenz im Reise-Mangement sorgen, den Anwendern eine einfachere Möglichkeit bieten, den Status ihrer Reiseanträge zu erfahren und den Managern erlauben, Kosten zu prüfen.

Wer für das ZDF verreisen will, füllt ein elektronisches Formular. Zudem wurde in das System die elektronische Signatur eingebunden. Dies ist erforderlich, um Revisions- und Prüfungsauflagen des Senders erfüllen zu können. Mit der beim ZDF genutzten Fortgeschrittenen elektronischen Signatur lassen sich rechtsgültige Geschäfte elektronisch abschließen.

Über ein SAP-Portal beantragen Mitarbeiter ihre Dienstreise. Das löst einen Genehmigungs-Workflow aus. Der zuständige Entscheider ruft den Antrag als PDF-Dokument auf, trägt Daten ein und signiert das Ganze über die digitale Smartcard, über einen Kartenleser mit dem Rechner verbunden ist. Die Signatur wird der jeweiligen PDF-Datei beigefügt.

Elektronische Schriftstücke verwendet das ZDF auch bei der Reisekostenabrechnung sowie in der Buchhaltung für die Prüfung und Freigabe von Lieferantenrechnungen. Über das Formular werden die Reisedaten erfasst und die beantragten Mittel genehmigt. Die abschließende Abrechnung und Auszahlung findet im "SAP Travelmanagement" beziehungsweise im SAP-Modul "FI" statt.

Künftig will die Fernsehanstalt darüber hinaus den Einkauf straffen: Bestellanforderungen kann die anfordernde Stelle dann in einem elektronischen Formular erfassen.

Das ZDF verwendete für die Orka-Umgebung die Software "SAP Interactive Forms by Adobe" sowie SAP Netweaver 7.1. Zurzeit arbeiten etwa 2.000 Beschäftigte mit der Online-Erfassung. Diese Zahl wird sich zügig auf ca. 4.500 erhöhen.

Daimler ordnet Forschungsdokumente

Das Forschungszentrum der Daimler AG in Ulm hat ein Web-basierendes Portal errichtet. Forscher können damit Forschungsdokumente und Präsentationen standortübergreifend verwalten. Die Portalsoftware erlaubt es den Anwendern, Ablagestrukturen anzulegen und Inhalte per Volltextsuche zu finden. Realisiert wurde das System für die Forschungsabteilung mit "Docuportal" vom gleichnamigen Anbieter. Zuvor nutzten die Daimler-Experten Netzlaufwerke für die gemeinsame Ablage von Dokumenten. (fn)