Zu den Produkten, die das Unternehmen GHT aus Nürnberg anbietet, zählen Geräte wie Tachographen für Lastwagen und Busse, Tempomaten, Systeme zur Flottensteuerung sowie Navigationssysteme. GHT beschäftigt 100 Mitarbeiter, von denen jeweils 30 in den Hauptgeschäftsstellen in Nürnberg und München angesiedelt sind, der Rest der Belegschaft verteilt sich aufmehrere regionale Außenbüros.
Keine eigene IT-Abteilung
Bisher mussten die Mitarbeiter Anfragen von Vertriebs- und Kooperationspartnern sowie Kunden, Datenblätter und andere Dokumente per Post versenden, Faxe verschicken oder am Telefon Rede und Antwort stehen.Heute können sich Ratsuchende im Extranet selbst über Produktdetails informieren beziehungsweise Händler Material zur Verkaufsförderung herunterladen.
Über eine eigene IT-Abteilung verfügt das Unternehmen nicht, daher war es darauf angewiesen, dass ein Dienstleister den Betrieb des Extranet übernimmt. Kern der Website bildet das Web-Content- Management-System „Content XXL" der ebenfalls in der Frankenmetropole beheimateten Agentur Portamundi. Das Unternehmen gestaltete die Site und übernimmt zudem das Hosting des gesamten Systems.
Den Zuschlag bekam Portamundi nicht zuletzt deshalb, weil das Unternehmen bereits vor vier Jahren ein einfaches Content-Management-System für GHT gebaut hatte, dass sich allerdings für die Anforderungen des Extranet nicht ausbauen ließ. Zunächst sondierte Herbert Werthner, Prokurist und Bereichsleiter Systeme, den Markt und schaute sich zehn unterschiedliche Content-Management-Systeme an. Zwar boten viele der begutachteten Hersteller ähnliche Funktionen wie die Software von Portamundi, doch laut Wethner verstand die Agentur die Geschäftsprozesse der GHT besser und zudem sagte dem Manager das Preis-Leistungs- Verhältnis zu. An externen Kosten, also Software, Beratung, Screen-Design, Schulung und Implementierung, fielen 13 000 Euro an. Darüber hinaus zahlt die Firma die monatlichen Hosting-Gebühren.
Auswahl verursacht Aufwand
Das Aufwändigste an dem Projekt war laut Werthner das Sichten und Aufbereiten der Dokumente. Diese Diese lagen zum Teil in Papierform vor, waren auf CD-ROMs gespeichert oder lagerten in den IT-Systemen von Partnerfirmen. Das eigentliche Publizieren der Inhalte ins Web war dann nicht mehr problematisch. Die Dokumente werden in einer an den Microsoft-Explorer angelehnten Übersicht im Browser dargestellt. Anhand von Kategorien wählt der Benutzer die gewünschten Themenbereiche aus. Eine Suchmaschine erlaubt Recherchen über Schlüsselwörter oder einen Volltextindex. Das Rechte-Management legt fest, welche Inhalte ein Anwender verändern beziehungsweise neue hinzufügen darf. Etwa 3000 Dokumente sollen sukzessive in das System eingestellt werden.
Zurzeit arbeiten fünf GHT Mitarbeiter mit dem System, die Zahl soll auf zehn anwachsen, denn künftig möchte die Firma auch Nachrichten und Fachbeiträge zum Nutzfahrzeugmarkt ins Netz stellen. Darüber hinaus soll es Kunden in Zukunft möglich sein, Produkte online zu bestellen. Zuvor muss GHT jedoch noch die geplante Einführung eines ERP Systems vollziehen. Das Unternehmen nutzt derzeit ein Unix-basierendes Warenwirtschaftssystem, möchte dieses jedoch durch eine Lösung von Microsoft (Navision) oder Versus Datentechnik ablösen. Dann wird GHT möglicherweise auch das Content-Management-System im eigenen Hause betreiben, betreiben, statt es bei Portamundi zu hosten.
GHT hat zwar die Software erworben, nutzt aber das optionale Hosting-Angebot von Portamundi. Das Unternehmen zahlt 180 Euro im Jahr, womit ein Datenvolumen von einem Gigabyte sowie 100 MB Festplattenspeicher für die Website abgedeckt sind. Darüber hinausgehende Datenmengen sind extra zu bezahlen. Im Preis enthalten ist ferner ein Statistikmodul, welches über das Nutzerverhalten der Online-Anwender Auskunft gibt.
Kräftige Kosteneinsparungen
Laut Werthner kann sein Unternehmen durch den Einsatz des Extranet inklusive dem Content-Management-System etwa 10 000 Euro pro Jahr einsparen, da die Kommunikation mit Kunden und Partnern nun viel kostengünstiger und weniger zeitintensiv vonstatten geht. So reduzieren sich die Porto-, Telefon- und Druckkosten, zudem soll der Telefonsupport um 20 bis 30 Prozent verrringert werden.
Firmen, die ähnliche Vorhaben planen, rät der Prokurist, genau darauf zu achten, dass der Anbieter ein Verständnis für die Prozesse entwickelt. „Viele Hersteller, mit denen ich gesprochen habe, verfügen über viel technisches Knowhow, doch uns kam es darauf an, dass auch das Consulting zu uns passt."