Viele Collaboration-Lösungen werden derzeit als eigenständige Anwendungen für einzelne Abteilungen oder kleine Arbeitsgruppen eingesetzt. Dabei erhalten alle Teammitglieder nach Einwahl ins Internet und Eingabe von individuellen Kennwörtern Zugang zu der gruppen- oder projektbezogenen Arbeitsumgebung. Darüber greifen sie jederzeit und eventuell auch von mobilen Systemen aus auf die neuesten Informationen sowie Dokumente in ihrer aktuellen Fassung zu. Daneben stehen ihnen Funktionen wie Kalender, Diskussionsforen oder Aufgabenlisten zur Verfügung. Diese geschlossenen Einzellösungen bieten bereits viele Vorteile für ein effizientes Teamwork. Problematisch wird es allerdings, wenn Daten aus den digitalen Arbeitsräumen entnommen werden.

Digitale Rechteverwaltung

Dann kann es beim Verlust eines Notebooks vorkommen, dass ein unehrlicher Finder oder ein Dieb vertrauliche Dokumente öffnet. Systeme für das Digital Rights Management, wie sie bei ECM-Lösugen zu finden sind, könnten das verhindern, indem sie Dokumente über eigene Zugriffsrechte und Rolleneinstellungen absichern. So muss sich der Dieb erst an einem zentralen Server anmelden, der durch individuelle Kenn- und Passwörter geschützt ist. Selbst wenn er auch diese Barriere überwindet, zeichnet der Server den Zugriff auf. Damit lässt sich nachvollziehen, wann welcher Teilnehmer welches Dokument geöffnet hat. Sobald also der Mitarbeiter den Verlust seines Notebooks meldet, lässt sich der unberechtigte Zugriff feststellen und natürlich das weitere Zugangsrecht für diesen Teilnehmer sperren.

Ein weiteres Risiko sind ausgedruckte Dokumente. Denn alle Sicherheitsmaßnahmen nutzen nichts, wenn ein berechtigter Teilnehmer ein geschütztes Dokument ausdruckt und achtlos auf seinem Schreibtisch, im Büro oder seinem Auto liegen lässt. In diesem Fall kann jedoch durch den automatisch mit ausgedruckten Namen des Teilnehmers sowie des Datums zumindest nachvollzogen werden, wer dafür verantwortlich ist, falls das Dokument in fremde Hände gerät und in irgendeiner Form wieder auftaucht.

ECM-Vorteile gegenüber Groupware

Umfassendes Digital Rights Management ist eine Fähigkeit, die Collaboration-Lösungen bieten können, wenn sie auf Enterprise Content Management-Systemen (ECM) basieren. Außerdem lassen sich Informationen, die in virtuellen Teamräumen produziert werden, über unternehmensweite Suchfunktionen recherchieren. Sie werden wird andere unstrukturierte Daten in einem zentralen Repository zur langfristigen Sicherung aufbewahrt.

Collaboration-Lösungen auf ECM-Basis sind in der Regel offene Systeme, die sich über standardisierte Schnittstellen wie XML oder SOAP einfach erweitern oder mit anderen Systemen verbinden lassen. Sie unterstützen damit auch verschiedene Unternehmensanwendungen wie Benutzerverzeichnisse oder Sicherheitskomponenten. Dazu gehören RSA Secure ID oder Single Sign-on. Die Einbindung externer Mitarbeiter oder sogar von anderen Arbeitsgruppen des eigenen Unternehmens beziehungsweise von Partnern ist ebenfalls möglich.

Die flexiblen ECM-basierten Systeme ermöglichen zudem eine weitgehend freie Handhabung von Objekten und deren Kombinationen, zum Beispiel eine Diskussion mit abschließender Abstimmung. Schließlich bieten sie einen umfassenden Überblick über verschiedene Projekte. So kann eine zentrale Infotafel alle Daten aus einzelnen Datenbanken, verschiedenen Instanzen einer Datenbank, mehreren Projektplänen und verschiedenen Kalendern übersichtlich darstellen. Bei jedem Aufruf werden dabei sämtliche Informationen aktualisiert.

Sämtliche Firmeninformationen im Zugriff

Für Unternehmen mit einem hohen Maß an strukturierter und unstrukturierter Zusammenarbeit mit internen und externen Teammitgliedern bietet sich daher auf jeden Fall die für verschiedene Unternehmenssysteme offene, flexible Lösung an. Durch die vollständige Integration in das ECM-System stehen alle für das jeweilige Team relevanten Inhalte mit beliebigen Formaten aus den Dokumenten-, Web Content- oder Digital Asset Management Systemen zur Verfügung. Über modulare Erweiterungen wie Content Transformation Services (Umwandlung von Inhalten in andere Formate), Content Delivery Services (Auslieferung von definierten Inhalten an Abonnenten über unterschiedliche Wege), Content Intelligence Services (automatische Verschlagwortung und Kategorisierung von unstrukturierten Inhalten), Business Process Services (Anbindung von externen Applikationen und Usern in Geschäftsprozesse) und Dynamic Content Services (dynamische, automatische, regelbasierte Erzeugung von Inhalten) lässt sich die Collaboration-Plattform zu einem zentralen Tool mit Zugriffs-, Transformations- und Kommunikationsmöglichkeiten ausbauen.

Optimierung von Prozessen

In ECM-Systeme eingebundene Collaboration-Lösungen unterstützen auch vordefinierte Arbeitsabläufe und stoßen automatisierte, standardisierte Prozesse an. So setzt der Automobilhersteller Renault Documentum eRoom für Meetings, Web-Konferenzen und der gemeinsamen Nutzung von Applikationen durch Nissan und Zulieferfirmen ein. "Die Collaboration-Lösung ist ein zentraler Pfeiler für unsere Wissens-Management-Strategie", sagt Jean-Marc David vom Knowledge Management Department bei Renault.

Ein Collaboration-Tool sollte nach exakt definierten, einzelnen Arbeitsschritten vorgehen, die sich reproduzieren und transparent darstellen lassen. Damit lassen sich Prozesse nicht nur beschleunigen, sondern auch kontrollieren und einfacher optimieren. Zu den weiteren Vorteilen flexibler Collaboration-Lösungen gehört, dass sie den individuellen Anforderungen der Fachabteilungen entsprechen. Denn jeder Bereich benötigt zur Optimierung seiner Prozesse andere Funktionen. Dabei sollten sich die jeweiligen Fachanwendungen ohne Einbindung der IT-Abteilung ändern oder anpassen lassen. Damit Anwender die Plattform schnell akzeptieren und in kurzer Zeit optimal nutzen, benötigt sie eine intuitiv zu bedienende Oberfläche, zum Beispiel über die bekannten Web-Browser.

Fazit

Den höchsten Mehrwert bieten Collaboration-Lösungen dann, wenn sie unternehmens- und prozessübergreifend basierend auf einer ECM-Plattform eingesetzt werden. Das ECM-System stellt nämlich zentral erfasste, verwaltete, gespeicherte und bereitgestellte digitale Informationen zur Verfügung, auf das die Collaboration-Lösung jederzeit zugreifen kann. Mit einfacher Nutzung, flexibler Anpassung, umfassender Rechteverwaltung und der Einbindung externer Partner bietet sie einen optimalen Mehrwert für effizienteres Teamwork. (ws)