Der Treibstoff für Unternehmen ist heute oftmals ziemlich immaterieller Natur: Information. Wenn diese nicht oder nur unzureichend zur Verfügung steht, lassen sich Prozesse nur schwer effizient gestalten.
Unter dem Begriff "Collaboration" subsummieren sich deshalb Methoden und Konzepte des modernen Informationsmanagement innerhalb von Unternehmen: Von der vereinheitlichten Kommunikation (Unified Communication) über die Verteilung von Informationen bis hin zur Zusammenarbeit von Teams und Abteilungen (Application Sharing). Auch die Kooperation mit Partnern gehört zu diesem Gebiet. Vereinfacht gesagt, versorgen Collaboration-Konzepte Groupware-Lösungen unter Berücksichtigung aktueller Technologien mit neuen, zeitgemäßen Strukturen für das Content Management in Unternehmen. Dabei hat Collaboration als Managementinstrument den Wissensaustausch, die gemeinsame Entwicklung von Ideen und Projekten sowie eine engere und verbesserte Zusammenarbeit zum Ziel.
Collaboration als Management-Tool
Prinzipiell lassen sich zwei Arten der Collaboration nennen - die synchrone und die asynchrone Collaboration. Unter der Bezeichnung asynchrone Collaboration versteht man die versetzte Zusammenarbeit. Dabei werden einzelne Prozessschritte chronologisch bearbeitet. Als wohl bekanntestes Tool lässt sich hier die E-Mail nennen. Auch der Zugriff unterschiedlicher Unternehmensbereiche auf Dokumente, die zentral auf einem Server abgelegt sind fällt unter diesen Begriff. Entsprechend stehen Real-Time-Anwendungen, wie Telefon- und Videokonferenzlösungen für die synchrone Collaboration. Auch Shared Applications, der zeitgleiche Zugriff auf Dokumente, fallen unter diesen Begriff.
Faktor Mensch nicht vergessen
Vor allem bei der synchronen Collaboration können die Einführung neuer oder erweiterter Applikationen tiefe Eingriffe in die Organisation, aber auch in die Kultur eines Unternehmens bedeuten. Deshalb sollten die unterschiedlichen Technologien und Methoden auf das Enterprise-Content-Management abgestimmt werden. Nur wenn die Abläufe genau analysiert werden, lassen sich Potenziale zur Verbesserung von Unternehmensprozessen bei der Zusammenarbeit ausschöpfen, so dass eine deutliche Effizienzsteigerung möglich wird. Doch bei all dem darf der Faktor Mensch nicht vergessen werden. Collaboration-Konzepte werden erst spürbare positive Effekte auf die Unternehmensabläufe haben, wenn sie auch den Mitarbeitern vermittelt werden.