Kollaborative Workspaces kann man sich als geschützte virtuelle Orte vorstellen, an denen Mitarbeiter mit Partnern, Kunden oder Interessenten zusammenarbeiten. Sie bringen Projekte, Prozesse und Menschen zusammengebracht. Die Workspace-Nutzer greifen auf Dokumente, E-Mails, Web-Seiten oder Archive zu, die in einem solchen virtuellen Arbeitsbereich hinterlegt werden. Diese Informationen lassen sich organisieren, speichern, durchsuchen, veröffentlichen, weiterleiten und für späteren Gebrauch wiederbeschaffen.
Workspaces kann man auf unterschiedliche Weise realisieren. Sie können einfach aus (geschützten) Ordnern eines Dateisystems bestehen oder aus funktionsreichen Arbeitsumgebungen, die auf einer Bibliothek vordefinierter Kollaborationsmodelle aufbauen, etwa für Projekte. Diese zweckgebundenen Workspaces heißen auch "C-Spaces" und können individuell angepasste Inhalte enthalten, wie etwa Vorgehensmethoden und Vorlagen.
Jeder Benutzer loggt sich auf seiner persönlichen Seite ein. Hier kann er einen oder mehrere Workspaces starten und auf individuell zugeschnittene Informationen zugreifen. Er bekommt Zugang zu seinen Meldungen sowie zu einem öffentlichen und einem privaten Bereich. Von hier aus kann er etwa E-Mails oder Dateien verschicken. Der Benutzer ist somit in sein Team eingebunden, aber nicht räumlich festgelegt.
Zwei gängige Ansätze
Auf dem Markt gibt es heute zahlreiche Collaboration-Produkte, solche, die den aus Foren bekannten hierarchischen Ansatz von Dateisystemen verfolgen, und solche, die eine mehr prozessorientierte Sicht unter Nutzung externer Inhalte realisieren. Um die Produktivitätsvorteile einer Collaboration-Umgebung in vollem Umfange und dauerhaft zu nutzen, bedarf es dreier Voraussetzungen:
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ein Workspace muss aufgabengerecht und funktionsstark auch von Anwendern einzurichten sein,
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das System muss seine Inhalte über eine mächtige Suchfunktion bereitstellen - während der Existenz eines Workspaces und auch nach seiner Nutzung,
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eine nahtlose Integration mit den im Unternehmen vorhandenen Informationen muss mit geringem Aufwand möglich sein.
Nachhaltige Collaboration ist also mehr als Forenstruktur und Echtzeitkommunikation.
Alle Macht den Usern
Workspaces sind nur dann ein effizientes Werkzeug, wenn Sie auch tatsächlich genutzt werden. Die Initiative muss deshalb direkt von den Anwendern ausgehen. Und sie sind es, die die den elektronischen Arbeitsbereich selbst einrichten sollten.
Workspaces werden selbst zum Wissens-Repository und speichern für ein Unternehmen wertvolle Informationen. Hier gilt es, diese Daten mit einer mächtigen Suchfunktion während und auch nach der Nutzung des Workspaces zugänglich zu machen. Die Informationen wie auch die Suchfunktion müssen nach Beenden eines Workspaces oder dem Weggang eines Mitarbeiters anderen Anwendern bereitstehen. Sonst ginge dieses Wissen dem Unternehmen verloren.
Suche als Dreh- und Angelpunkt
Eine nachhaltige Collaboration-Lösung enthält daher eine leistungsfähige Suchfunktion, mit der sich Informationen überall im verfügbaren Informations-Repository finden und in demjenigen Zusammenhang anzeigen lassen, in dem sie ursprünglich relevant waren. Die Volltext-Indizierung aller Metadaten und zahlreicher Datentypen gestattet dem Mitarbeiter das Auffinden nach Textinhalt, Informationstyp, Autor, Datum oder Speicherort in der Gruppe.
Die Suchmaschine ist möglichst mit einer Abfragefunktion verknüpft, die anhand der vorhandenen Metadaten alle Arten von Abfragen unstrukturierter Informationen erlaubt. Relationale Abfragen der Art "Finde alle Objekte des Typs 'Whitepaper' mit dem Attribut 'fertig gestellt in den letzten sechs Monaten'" lassen sich dadurch mit einer Suche wie "Finde alle Dokumente, in denen der Name 'Lisa Müller' und das Wort "Absatzmöglichkeit' vorkommt" kombinieren.
In der Bedienoberfläche für die Anfragefunktion kann der Mitarbeiter nicht nur die Abfrage individuell formulieren und revidieren, sondern auch die Ergebnisliste gestalten. Weil er die Ergebnisse innerhalb ihres Kontexts ansieht, kann er ihre Relevanz für seine Zwecke bestimmen und entsprechend auswählen.
Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Für regelmäßig wiederkehrende Suchen ist es wichtig, dass erfolgreiche Abfragen gespeichert und weitergegeben werden können. Das erspart - auch den Kollegen - das erneute Formulieren von Suchausdrücken. Eine persistente Abfrage erzeugt einen Ordner, in dem sich die Ergebnisse befinden, die die Abfrage geliefert hat. Die Funktion des dauerhaften Suchobjekts lässt sich über einen Titel beschreiben, beispielsweise mit "Wie man herausfindet, was wir über den Kunden XYZ wissen".
Wenn die Lösung dies erlaubt, greifen die Abfrage- und Suchfunktionen nach Möglichkeit auf ein virtuelles Repository zu, in das sich auch Informationen externer Quellen integrieren und den Workspaces bereitstellen lassen.
In der Regel werden in Workspaces nicht nur einfache Textdokumente, wie etwa E-Mails oder Memos, hinterlegt. Müssen zum Beispiel Risszeichnungen oder Angebote aufgerufen werden, sind die Funktionen des Imagings, des Records Managements (Archiv) und des Dokumenten-Management erforderlich. Sollen sie ebenfalls den Mitgliedern des Workspaces zur Verfügung stehen, so ist die Collaboration-Umgebung mit entsprechenden ECM-Lösungen zu kombinieren.
Integration externer Informationen
Viele Unternehmen erzeugen und hinterlegen ihre Dokumente in einer SAP-Umgebung. Hier ist beispielsweise ein SAP-Adapter für die Integration unerlässlich. Umgekehrt sollten Workspaces in der Lage sein, ihre Arbeitsergebnisse in eine externe Anwendung wie SAP zu exportieren. Dieser Austausch sollte automatisiert vonstatten gehen, denn sonst würde der Aufwand dafür zu groß.
Wollte man die Integration externer Anwendungen jeweils neu programmieren, so wäre dies ein kostspieliges und langwieriges Unterfangen, das zudem nicht zukunftssicher wäre. Ändert sich nämlich eine der beiden Seiten, so ist die Eins-zu-eins-Verbindung umzuschreiben. Der föderative Ansatz, die benötigten Anwendungen als Informationsquellen anzuzapfen und nur ihre relevanten Daten in die eigene Collaboration-Umgebung einzubinden, ist dagegen ökonomischer. Diese Art der Integration belässt die Daten an Ort und Stelle und erzeugt ein logisches Abbild im Virtuellen Repository. Die Workspace-Nutzer haben es lediglich mit diesem Speicher zu tun. Sie müssen also nicht wissen, wo sich die Daten tatsächlich befinden und welcher Anwendung sie gehören.
Um die Repräsentation der externen Daten im Virtuellen Repository zu entwerfen, sollte ein visuelles Werkzeug bereitstehen. Dieses Tool gewährt dem Entwickler über möglichst viele Adapter den Zugriff auf unterschiedliche Datenquellen, Content-Stores und Unternehmensanwendungen (wie etwa SAP). Mit dieser Schnittstelle kann ein Entwickler anhand der bestehenden Metadaten die Quelldaten, ihre Verarbeitung und ihre Zielbestimmung spezifizieren. Das Tool für die Datenintegration sollte keine besonderen technischen Kenntnisse erfordern, so dass sogar ein Sachbearbeiter damit umgehen kann.
Fazit
Nachhaltige Collaboration-Umgebungen, die den hier vorgestellten Kriterien entsprechen, sind komplexe Systeme. Schon die datentechnischen Voraussetzungen der notwendigen Elemente wie Suche, Anwendungsintegration, Imaging, Archivierung und Dokumenten-Management sind schon einzeln betrachtet anspruchsvoll. Der Schlüssel zu ihrer Nutzung liegt in der Anwenderfreundlichkeit des Gesamtsystems. Insofern sind Workspaces die Prüfsteine für unternehmensweite Informationssysteme. (ws)