Das Thema der IT-gestützten Zusammenarbeit, mit Schlagworten wie Online-Kollaboration und Groupware belegt, ist nicht neu. Inzwischen hat es aber einen Reifegrad erreicht, der es zu einer echten Alternative für die Zusammenarbeit in Unternehmen, zwischen Unternehmen und auch mit Kunden macht.
Neben den etablierten Groupware-Lösungen wie Lotus Notes/Domino, deren Stärken neben der klassischen E-Mail-Kommunikation vor allem im unternehmensinternen Einsatz bis hin zur Nutzung als Plattform für kollaborative Anwendungen liegen, gibt es inzwischen auch etliche Werkzeuge, die über die Unternehmensgrenzen hinweg genutzt werden können. Dazu gehören Lösungen für das Instant Messaging, Web-Konferenzen mit integriertem Audio und Video und Plattformen, mit denen Teams im Austausch von Informationen und der Diskussion unterstützt werden. Ein Beispiel für die letztgenannte Gruppe ist Lotus Quickr, das vor einigen Jahren in der ersten Version als Lotus Quickplace herauskam und sich seitdem deutlich weiterentwickelt hat.
Lösungen für Teams
Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams ist dabei eine der großen Herausforderungen – vor allem, wenn solche Teams nur temporär zusammenarbeiten, die Mitglieder aber in unterschiedlichsten Konstellationen auftreten können. Interne Mitarbeiter an verschiedenen Standorten, temporäre Mitarbeiter, externe Partner oder unternehmensübergreifende Teams sollten im Idealfall mit der immer gleichen Lösung arbeiten können.
Die wichtigsten Anforderungen dabei sind leicht definiert. Zugriff von überall über einen Web-Browser und am besten auch Synchronisationsfunktionen, einfache Bedienbarkeit, die Speicherung und Verwaltung gemeinsamer Dokumente, ein Kalender und Diskussionsmöglichkeiten sind die wichtigsten Funktionen. Außerdem muss der Zugriff auf die einzelnen Arbeitsbereiche der Teams geschützt sein.
Lotus Quickr - Teamarbeitsräume
Genau hier setzt Lotus Quickr an. In einer per Web-Oberfläche nutzbaren Umgebung, die aber auch die Synchronisation von Inhalten auf lokale Systeme unterstützt, können Teams in virtuellen Arbeitsräumen zusammenarbeiten. Diese können auf Basis von Vorlagen einfach erstellt werden. In den Arbeitsräumen gibt es (je nach Vorlage) Ablagemöglichkeiten für Dokumente, Projektstatusinformationen, Kalender, Blogs und Wikis. Es finden sich also all die typischen und vertrauten Werkzeuge, die Teams benötigen. Dabei kann man sich auf einfache Diskussionsforen und Dokumentbibliotheken beschränken oder umfassendere Arbeitsräume einrichten, je nach Art des Teams und der Form der Zusammenarbeit.
Eine spezifische Stärke von Quickr ist, dass das Tool aber auch eng mit gängigen Werkzeugen sowohl bei den Endbenutzern als auch im Backend integriert werden kann. Mit Lotus Quickr Entry können Informationen beispielsweise direkt aus Microsoft Office und anderen Anwendungen hochgeladen werden. Es gibt aber auch Connectoren zu ECM-Systemen (Enterprise Content Management) für komplexere Anforderungen des Informationsmanagements und der Archivierung, Schnittstellen zu Lotus Notes oder auch zu Microsoft Outlook. Mit dem Lotus Quickr Content Integrator können auch Schnittstellen zu bestehenden Content-Bibliotheken, von Microsoft Sharepoint und den öffentlichen Exchange-Ordnern bis hin zu Bibliotheken des Lotus Domino Document Manager geschaffen werden.
Je nach Bedarf kann man aus einfachen Arbeitsräumen für Teams also auch Lösungen machen, die voll mit den bestehenden Informationssystemen im Unternehmen verbunden sind. Und: Lotus Quickr läuft sowohl in WebSphere- als auch in Domino-Umgebungen.
Kostenersparnis – ein wichtiger Faktor
Natürlich geht es bei Lösungen wie Lotus Quickr auch darum, effiziente Teamarbeit überhaupt erst zu ermöglichen. Gerade in Zeiten, in denen auch Reisekostenbudgets dem Rotstift zum Opfer fallen, ist Lotus Quickr ein Werkzeug, mit dem man Teams vernetzen und zu einer effizienten Zusammenarbeit bringen kann, ohne sich persönlich zu treffen.
Und, was oft viel wichtiger als das reine Vermeiden von Reisekosten ist: Auch die Arbeitszeit wird effizienter genutzt, weil man sich bei der Nutzung von Online-Kollaborationswerkzeugen oft viel mehr auf das Wesentliche – die Arbeit – konzentriert und weil neben den Reisekosten auch die Reisezeiten wegfallen. Und dort, wo kommuniziert werden muss, gibt es heute ein breites Spektrum an Tools, um sich jederzeit auch per Instant Messaging, Videokonferenz oder VoIP unterhalten zu können – auch Lotus bietet hier ein umfassendes Portfolio.
Nicht alle Reisen und alle persönlichen Treffen sind durch Tools wie Lotus Quickr zu vermeiden. Man kann die Zusammenarbeit in Teams aber sehr viel effizienter gestalten als ohne solche Werkzeuge – vor allem, weil die Tools heute die nötige Reife haben, um die Effizienz zu erhöhen und eine minimale Einstiegshürde für die Benutzer zu bieten. (mja)
Dieser Artikel besiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation TecChannel.