Wie arbeiten Sie und Ihr Unternehmen in der Cloud zusammen? Das wollte die COMPUTERWOCHE von über 300 ausgesuchten Anwendern per Online-Fragebogen wissen - die meisten Befragten arbeiten in IT-Abteilungen innerhalb der Dienstleistungs- und IT-Branche und sind in großen (über 1000 Mitarbeiter) und mittleren Unternehmen (bis 500 Mitarbeiter) tätig. Die Antworten lassen einige Rückschlüsse über die Verbreitung von Cloud-Collaboration-Tools in deutschen Unternehmen zu, ebenso darüber, welche Features eingesetzt werden, welche Abteilung die Werkzeuge nutzen und was für oder gegen ihren Einsatz spricht.
Wichtigste Erkenntnis: Fast zwei Drittel aller Befragten setzen Collaboration-Tools zur standortübergreifenden Teamarbeit ein; im Durchschnitt sind es zwei bis drei Lösungen gleichzeitig. Diese sind jedoch (noch) nicht immer cloud-basiert: Knapp die Hälfte derjenigen, die Collaboration-Tools verwenden, nutzen lokal installierte Programme (On-Premise) - fast genauso groß ist indes der Anteil derer, die Tools aus der Private oder der Public Cloud einsetzen.
Das gilt im Übrigen auch für die Tools, die noch nicht eingeführt sind, über die aber nachgedacht wird - die entscheidende Frage ist, ob diese aus der Wolke bezogen oder doch lieber lokal gehostet werden sollen. Auffällig ist, dass viele der befragten Unternehmen die Grundsatzentscheidung, ob sie derartige Lösungen überhaupt oder auch in größerem Maße als bisher einsetzen möchten, auf die lange Bank schieben: Rund ein Drittel der Befragten hat hier bisher keine Entscheidung getroffen.
Dokumente teilen, aber auch innovativ sein
In jedem Fall ist die Einführung von Cloud-basierten Collaboration-Tools eher eine zentrale denn eine dezentrale Entscheidung und wird durch Geschäfts- respektive IT-Leitung (79 Prozent der Befragten bejahten dies) und nur in Ausnahmefällen durch die Fachabteilungen (14 Prozent) getroffen. Das verwundert aber insofern nicht, als es sich hier um Lösungen handelt, die anschließend unternehmensweit eingesetzt werden (in 71 Prozent der Fälle). Verpflichtende Vorgaben, welche Collaboration-Tools zu verwenden sind, haben aber nur knapp die Hälfte der Befragten (48 Prozent) in ihren Unternehmen zu beachten.
Der wichtigste Grund für die Unternehmen, cloud-basierte Collaboration-Tools einzuführen, ist die standortübergreifende, weltweite Möglichkeit, gemeinsam an denselben Dokumenten arbeiten zu können (für 71 Prozent). Geringere Kosten spielen eine ebenfalls nicht zu vernachlässigende Rolle (55 Prozent), aber auch Innovationsaspekte wie die Etablierung eines neuen Kommunikationsmodells (47 Prozent), die Skalierbarkeit der Lösungen (39 Prozent) und ein schnelleres Time-to-Market respektive die Verkürzung von Reaktionszeiten (39 Prozent) ist für viele ein Grund, neue Techniken anzugehen.
Foto: Daten IDG Business Research / Grafik Simon Hülsbömer
In welchen Geschäftsbereichen und Fachabteilungen die Cloud-Collaboration-Tools zum Einsatz kommen, ist je nach Anwenderunternehmen recht unterschiedlich. Auch wenn die Zahl der Antwortgeber in diesem Teil der Studie mit lediglich 39 alles andere als repräsentativ ist, lässt sich doch feststellen, dass es nicht nur Marketing- oder Vertriebsabteilungen sind, die mit den Lösungen arbeiten. So bedienen sich neben den beiden genannten auch das Finanz- und Rechnungswesen sowie der Vorstand und mit Abstrichen auch die Service-, Einkaufs-, Forschungs-&-Entwicklungs, Personal- und Produktionsabteilungen an Private-Cloud-Tools zur Zusammenarbeit.
Im Bereich der Public-Cloud-Werkzeuge gestaltet sich das Bild ähnlich - auch wenn hier die Servicebereiche stärker und die PR- und Marketingabteilungen weniger stark entsprechende Tools nutzen. In jedem Fall zeigt sich: Die verfügbaren Lösungen befriedigen unterschiedlichste Anforderungen. Das trifft auch auf die Art der miteinander kommunizierenden und arbeitenden Personen zu: Es sind sowohl interne Mitarbeiter untereinander (83 Prozent), interne mit freien Mitarbeitern und/oder Projektmitarbeitern (67 Prozent), als auch interne Mitarbeiter mit externen Kunden und Geschäftspartnern (57 Prozent). Lediglich das Szenario, dass ein Unternehmen Collaboration-Tools zur Verfügung stellt, über die externe Kunden und Geschäftspartner untereinander kommunizieren können, bildet die Ausnahme (17 Prozent).
Kaum Wünsche offen
Dass besonders das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten sehr geschätzt wird, wurde schon erwähnt. Es ist entsprechend auch das mit Abstand meistgenutzte Feature der von den Befragten eingesetzten Collaboration-Lösungen (in 86 Prozent der Fällle). Bereits abgeschlagen folgen die Funktionen Projektmanagement (53 Prozent), Chat/Instant Messaging (51 Prozent), Gruppenkalender (47 Prozent), Screen-Sharing (45 Prozent), Wikis/Wissensmanagement (44 Prozent), VoIP/Audiokonferenzen (40 Prozent) und Videokonferenzen (39 Prozent). Funktionen wie Blogs/Content-Management, Webinare zur Weiterbildung oder Mitarbeiterprofile mit Angaben zu persönlichen Tätigkeiten und Fähigkeiten werden noch seltener verwendet.
Foto: Daten IDG Business Research / Grafik Simon Hülsbömer
Zumeist liegt die seltene Benutzung bestimmter Funktionen auch nicht daran, dass sie schlicht nicht verfügbar sind: Auf die Frage, welche Funktionen noch vermisst würden, fanden sich unter den Umfrageteilnehmern mit 21 Prozent für den Bereich "Wikis" und 18 Prozent für den Bereich Videokonferenzen nur zwei Features, die ein wenig heraus stachen. Diese niedrigen Werte bedeuten jedoch nicht, dass die Anwender keine Wünsche für die Zukunft haben: Obwohl nicht direkt vermisst, würden sich viele durchaus freuen, wenn in ihren Unternehmen Video- und Audiokonferenzen (42 bzw. 38 Prozent), Projekt-Management-Funktionen (40 Prozent) oder Weiterbildung-Webinare (40 Prozent) künftig über cloud-basierte Collaboration-Lösungen angeboten würden.
In den Entwicklungsbudgets vorgesehen sind diese neuen Werkzeuge indes nicht: Die überwiegende Mehrzahl der Befragten (57 Prozent) hat keinerlei Eigenentwicklungen im Bereich Cloud-Collaboration-Tools im Einsatz. Das lässt sich sicherlich auch zum einen mit dem fehlenden Fachwissen, eine Cloud-Lösung zu programmieren, erklären, zum anderen damit, dass es für so gut wie alle Einsatzszenarien bereits kostenfreie oder kostengünstige Produkte gibt, die Unternehmen implementieren und höchstens leicht anpassen (lassen) müssen.
"Klassische" Werkzeuge keineswegs überflüssig
Die bereits erwähnte Innovation, die in der Einführung von Cloud-Werkzeugen steckt, führt übrigens nicht dazu, dass bislang eingesetzte, "klassische" Kommunikations-Tools wie E-Mail oder Telefon und auch lokal installierte Software-Produkte wie Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulations-Programme gänzlich verschwinden: Die Umfrageteilnehmer zeigten sich in dieser Frage unentschlossen und wählten antworttechnisch zumeist den Mittelweg der teilweisen Ablösung "alter" Kanäle durch neue Funktionen.
Foto: lassedesignen - Fotolia.com
Als letzten Punkt fragte die CW die Rolle bestimmter Argumente ab, die in den Augen der Anwender für die Beurteilung von Cloud-basierten Collaboration-Tools wichtig sind. Wie fast zu erwarten war, legen die meisten Anwender ein besonderes Augenmerk auf die Daten- und Betriebssicherheit: Hier entschied sich der überwiegende Teil für die Antwortmöglichkeit "ist essenziell wichtig" und "ist sehr wichtig". Zweite wichtige Erkenntnis: Der deutsche Cloud-Server ist mehr wert als der europäische, auch wenn der genaue Standort nicht ganz so entscheidend ist.
Die meisten Antworten auf die entsprechenden Fragen teilen sich gleichmäßig zwischen "essenziell wichtig" bis "wichtig" auf, finden sich in abgeschwächter Form aber auch im Bereich "eher nicht wichtig" bis "nicht wichtig" wieder. Das Thema Mobile spielt übrigens auch im Bereich Cloud-Collaboration ein Rolle: Ob eine Lösung als App verfügbar ist, trägt mit dazu bei, ob diese als brauchbar oder nicht beurteilt wird.
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Und was sagen die Anbieter?
Zum Schluss gibt es für alle Interessierten noch zwei Stimmen aus dem Enterprise-Collaboration-Anbieterumfeld. Wir haben Adrian Turtschi von Avanade und das Unternehmen IntraLinks mit den Ergebnissen unserer Umfrage konfrontiert und um weitergehende Statements sowie eigene Erfahrungsberichte aus der Praxis gebeten. Ihre Einschätzungen lesen Sie in unserer Bilderstrecke: