Clevere Outlook-Tipps für jeden Fall

Das mächtige Outlook kann sehr viel mehr, als elektronische Post verschicken; zum Beispiel alle Feiertage automatisch in den integrierten Kalender aufnehmen, Nutzer an die Geburtstage ihrer Freunde erinnern oder eingehende Nachrichten automatisch verarbeiten. Wir verraten Ihnen die 20 besten Tipps für die zwei Hauptfunktionen E-Mail und Kalender. Der Artikel bezieht sich auf die immer noch weit verbreiteten Outlook-Versionen 2003 und 2007. Wer mit einer älteren Fassung arbeitet, findet ähnliche Funktionen.

Welches Konto?
Am Anfang steht das Einrichten des Mailkontos. Dabei haben Anwender die Wahl zwischen zwei Kontotypen: POP3 oder IMAP. Ersterer holt die Nachrichten vom Server ab. Nach dem Übertragen werden die Mails normalerweise vom Server gelöscht, damit der Speicherplatz wieder frei ist. Bei IMAP bleiben auch nach dem Abrufen sämtliche E-Mails auf dem Server – der lokale PC erhält lediglich eine Kopie davon. Deshalb ist IMAP meist die bessere Wahl als POP3, sofern der Mailprovider dies unterstützt.

Zum Einrichten des Kontos wählen Sie in Outlook 2003 Extras/E-Mail-Konten. In der Version 2007 gelangen Sie via Extras/Kontoeinstellungen/Neu zum entsprechenden Menü. In Outlook 2003 definieren Sie danach den Kontotyp (POP3 oder IMAP) und fahren per Weiter fort. Im nächsten Fenster verlangt Outlook die Informationen Ihres Mailanbieters.

In der 2007er-Version ist bei POP3-Konten meist keine Konfiguration nötig; Outlook erkennt die Einstellungen vieler Mailanbieter automatisch. Für IMAP braucht es hingegen eine manuelle Konfiguration. Markieren Sie die entsprechende Option A.

Memonic - Wissensmanagement für Unternehmen
Mit "Memonic” bietet sich ein Wissensmanagement-Tool in der Cloud an, mit dem Privatanwender, aber auch Unternehmen Notizen erstellen, Themen online recherchieren, Webinhalte speichern und mit dem Team teilen und gemeinsam bearbeiten können.

Miranda
Wer viele Freunde in unterschiedlichen Netzwerken in einem übersichtlichen und anpassbaren Client sammeln will, findet in Miranda die passende Software. Allerdings sollte man sich auf einfache Dinge wie Chats und Dateiaustausch beschränken - andere Dienste können unter Umständen Probleme bereiten. <br /><br /> <a href="http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1910031/" target="_blank">...zum Testbericht</a>

WirelessKeyView
WirelessKeyView erspart dem Nutzer eine Menge Ärger, wenn der WLAN-Schlüssel verloren gegangen ist und nicht ohne weiteres aus dem Router ausgelesen werden kann. Derzeit funktioniert die Software noch nicht mit Windows 7. Da das Tool aber weiterentwickelt wird, bleibt zu hoffen, dass es bald entsprechend angepasst ist. <br /><br /> <a href="http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1907568/" target="_blank">...zum Testbericht</a>

Wireless NetView
Die WLAN-Einrichtung kann gerade für mobile Anwender oft mühsam sein - mit Hilfe von Wireless NetView erhält man alle Detailinformationen zu den verfügbaren drahtlosen Netzen. <br /><br /> <a href="http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1905768/" target="_blank">...zum Testbericht</a>

Outlook Tools
Outlook ist komplex. Outlook Tools bieten dafür eine Art Kundendienst. <br /><br /> <a href="http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1902759/index.html" target="_blank">...zum Testbericht</a>

Mini-Kalender für Outlook
Terminanfragen oder Urlaubsplanung per E-Mail - komfortabler als in Textform geht dies über eingebettete Kalenderausschnitte mittels "Mini-Kalender für Outlook". <br /><br /> <a href="http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1902742/index.html" target="_blank">...zum Testbericht</a>

Gadgets für komprimierte Outlook-Informationen
Dank dieser drei praktischen Mini-Anwendungen, haben Sie alle wichtigen Outlook-Inhalte sofort im Blick. <br /><br /> <a href="http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1902744/index.html" target="_blank">...zum Testbericht</a>

Kompatible Kalender mit Notes 8.5
Lesen Sie, wie sich in Notes kompatible Kalendernachrichten für verschiedene E-Mail-Plattformen einstellen lassen. <br /><br /> <a href="http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1902799/index.html" target="_blank">...zum Testbericht</a>

ActiveSync Tester
Der ActiveSync Tester erleichtert die Fehlersuche bei Problemen mit ActiceSync deutlich. Einen Pferdefuß gibt es dabei nicht: Um das Tool zu verwenden, ist weder eine Registrierung notwendig, noch werden Nutzer- und Server-Informationen an den Hersteller Asavie Technologies weitergeleitet. Dieser wirbt lediglich auf der Diagnoseseite für seinen VPN-Service AccessMyLAN. <br /><br /> <a href="http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1881312/index.html" target="_blank">...zum Testbericht</a>

CouchCommerce macht Online-Shops fit für Mobile
"CouchCommerce" bietet Online-Shop-Betreibern einen einfachen Weg, ihr Angebot für Smartphones und Tablets ohne viel Aufwand zu optimieren.

iCurrency Pad - Währungsrechner für iPhone und iPad
Unter den unzähligen Währungsrechnern, die Apples App Store zu bieten hat, einen brauchbaren zu finden ist gar nicht so einfach. "iCurrency Pad" bildet hier die Ausnahme.

Uservoice fördert den Kundendialog
Mit "Uservoice" steht Unternehmen ein nützlicher Online-Dienst zur Verfügung, der Kunden-Feedback- und Helpdesk-Software integriert, um den Dialog mit Kunden und Besuchern zu fördern.

Vsee - sichere Videokonferenzen für PC und Mac
Wer eine sichere und vor allem einfache Videokonferenz-Lösung ohne Schnickschnack sucht, der wird bei Vsee fündig.

Finanzblick macht Online-Banking mobil
Die Buhl Data Service GmbH bietet die Home-Banking-Lösung "Finanzblick" für iPhone und iPad an.

E-Conomic - Online-Buchhaltung für Freelancer und Mittelständler
Mit "E-Conomic" bietet sich eine leistungsfähige Online-Anwendung an, mit der kleine und mittelständische Firmen sowie Freiberufler Abrechnungen und Buchführung im Browser erledigen können.

Dozeo macht Online-Meetings unkompliziert
Das Stuttgarter Startup Dozeo bietet einen Online-Meeting-Dienst, der ohne Software-Installation im Browser funktioniert.

Mandrill - zuverlässiger E-Mail-Service für Anwendungsentwickler
Die Macher des populären Newsletter-Dienstes MailChimp bieten nun mit "Mandrill" einen weiteren E-Mail-Service, der sich an Anwendungsentwickler richtet. Mit dem Dienst können sie automatisierte E-Mails, etwa bei der Benutzerregistrierung, zuverlässig versenden.

Popfax, Online-Fax-Lösung für Mittelständler
Mit "Popfax" steht kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Komplettlösung für das Online-Faxen zur Verfügung, die für Web, Desktop und Mobile erhältlich ist.

Zufriedenere Kunden mit Zendesk
"Zendesk" ist als moderne Helpdesk-Software gedacht, die verspricht, den Kundensupport über alle Kanäle hinweg zu verbessern.

Billomat - effiziente Rechnungsstellung in der Cloud
Mit "Billomat" steht kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie Selbständigen eine umfangreiche Lösung zur effizienten Rechnungsstellung in der Cloud zur Verfügung.

Money Journal - Kontrolle über Ein- und Ausgaben
"Money Journal" für iPhone und iPad ist eine nützliche App zur Geldverwaltung im Stil eines Terminplaners, mit der man seine Finanzen stets im Blick behalten kann.

Good Noows - der persönliche Nachrichten-Stream
Der Online-Dienst "Good Noows" bietet einen einfachen Weg, interessante Nachrichten und News-Quellen im weltweiten Netz zu finden und effizient an einer zentralen Stelle zu verwalten.

Ifttt verknüpft populäre Web-Dienste
"Wenn ich ein neues Bild auf Flickr hochlade, dann speichere es in meiner Dropbox", "Wenn mir ein neuer User auf Twitter folgt, dann sende ihm eine Willkommensnachricht". Mit dem Produktivitäts-Tool "Ifttt" ("If this then that") lassen sich solche Aufgaben automatisieren.

Quora verspricht Antworten auf alle Fragen
"Quora" ist ein modernes Frage-Antwort-Portal, das verspricht, auf jede mögliche Frage eine qualifizierte Antwort zu liefern.

Prezi ermöglicht lebhafte Präsentationen
Mit seinem innovativen Darstellungskonzept kann das Online-Tool "Prezi" komplexe Sachverhalte effektiv visualisieren und bei Präsentationen für Abwechslung sorgen.

QR Codes kostenlos erstellen
Mit dem "QR Code Generator" von Egoditor aus Bielefeld können Anwender QR-Codes im Internet kostenlos und mit Logo selbst erstellen.

Meetin.gs - plant effiziente Meetings
Mit dem Online-Dienst "Meetin.gs" lassen sich Teambesprechungen effizient planen, verwalten und protokollieren.

MindMeister - effektives Wissens-Management in der Cloud
"MindMeister" bietet einen einfachen und bequemen Weg, Wissen effizient zu sammeln, ordnen und strukturieren.

Tweepi verwaltet Twitter-Kontakte professionell
Mit dem in der Basisversion kostenlosen Online-Tool "Tweepi" können Nutzer ihre TwitterAccounts effizient verwalten.

Get Satisfaction verbessert den Kundenservice
Als modernes Social-CRM-Tool hilft "Get Satisfaction" Unternehmen, eigene Online-Communities aufzubauen, um näher beim Kunden zu sein.

Rapportive verrät manches über E-Mail-Versender
Wenn man eine E-Mail von einem Unbekannten erhält, wünscht man sich manchmal mehr Informationen über den Absender. "Rapportive" liefert Google-Mail-Nutzern Antworten auf solche Fragen.

Zep - Web-Tool erfasst Projektzeiten und rechnet Kosten ab
Mit "Zep" bietet sich kleinen und mittelständischen Firmen eine professionelle On-Demand-Lösung an, mit der sie Projektarbeitszeiten sowie Personal- und Reisekosten effizient verwalten können.

Geckoboard macht Business Intelligence flexible
Der Web-basierende Business-Intelligence-Dienst "Geckoboard" bietet Entscheidern einen einfachen und effektiven Weg, kritische Daten aus unterschiedlichen Anwendungen zentral zu visualisieren.

Schlagwortwolken mit TagCrowd selbst erstellen
Nicht nur auf Blogs oder Websites sind Tag-Clouds hilfreich und interessant, sondern auch bei Präsentationen oder Dokumenten können sie einen guten Eindruck machen.

Mixpanel - Echtzeitanalyse für Web und Mobile
Welche Funktionen nutzen die Anwender am häufigsten? Wie oft wurde ein bestimmter Link angeklickt? Welche Fehler treten oft auf? Wer Antworten auf solche Fragen sucht, der ist mit "Mixpanel" gut bedient.

IMAPSize sichert problemlos Daten von IMAP-Mail-Konten
Wer von Cloud Storage begeistert ist und einen der vielen E-Mail-Dienste nutzt, wird über die Zeit feststellen, dass sich dort sehr schnell große, private Datenmengen ansammeln können.

New Relic - Performance-Analytics für SaaS-Anwendungen
Der Online-Dienst "New Relic" bietet Monitoring und ausführliche Performance-Analytics für Web-Anwendungen, die im SaaS-Modell angeboten werden.

Hootsuite - Twitter, Facebook und Co. zentral verwalten
Mit "Hootsuite" können Unternehmen ihre Firmenpräsenz auf verschiedenen sozialen Netzwerken zentral verwalten. Das Tool unterstützt neben Twitter, Facebook und LinkedIn auch weitere Plattformen wie etwa MySpace, Foursquare und Ping.fm.

Elements - Texteditor für iOS mit Dropbox-Synchronisierung
Wer Textdokumente unterwegs auf dem iPhone oder iPad bearbeiten und zentral auf Dropbox ablegen möchte, dem sei die App "Elements" des Softwarehauses Secondgear empfohlen.

Smartsheet - Projekt-Management auf Tabellenbasis
Mit dem Online-Tool "Smartsheet" lassen sich Projekte mit Hilfe interaktiver und funktionsreicher Tabellen managen. Damit eignet es sich insbesondere für Anwender, die bis jetzt mit Excel gearbeitet haben und nun eine Alternative suchen.

WiseStamp - flexible E-Mail-Signaturen mit Social-Media-Integration
WiseStamp ist eine Web-Browser-Erweiterung für Firefox, Chrome und Rockmelt - bei Letzterem handelt es sich um einen alternativen Browser mit starker Social-Media-Ausrichtung für Twitter, Facebook und Youtube.

Website lokal gespiegelt mit Xaldon WebSpider
Unter gewissen Umständen kann es vorteilhaft sein, den Inhalt einer Website auf einem lokalen Rechner zu speichern.

Cortado Workplace - der Arbeitsplatz in der Wolke
Wer viel unterwegs ist, möchte auch Aufgaben mobil erledigen. Cortado bietet mit dem "Workplace" eine auf iPhone, iPad und iPod Touch ausgerichtete Lösung an, die in einigen Punkten das Arbeiten am Desktop ersetzen kann.

Mind-Maps schnell und einfach erstellen - mit Bubbl.us
Bei Bubbl.us handelt es sich um eine leichtgewichtige Web-Anwendung, die auf Adobe Flash basiert und kostenlos angeboten wird. Da keine Registrierung erforderlich ist, können Anwender im Nu eigene Mind-Maps erstellen und sofort loslegen.

Einfache Web-Formulare mit Google Docs
Ein großer Vorteil des Web ist die papierlose Erfassung von Formulardaten. Jeder Internet-User kennt diese Formulare (Webforms) im täglichen Umgang mit Ebay, Amazon, Facebook & Co.

Buffer twittert nach Zeitplan
Mit dem Online-Tool Buffer können Twitter-Nutzer die Veröffentlichung ihrer Kurznachrichten planen und zeitlich steuern.

Animoto bastelt anspruchsvolle Slideshows automatisch
Das Online-Tool "Animoto" erzeugt aus dem Bild-, Video- und Audiomaterial des Anwenders automatisch hochauflösende und professionelle Slideshows.

Bilddateien ohne Qualitätsverlust komprimieren
Mit dem kostenlosen Online-Dienst "JPEGmini" des israelischen Startups ICVT kann die Dateigröße von JPEG-Bildern ohne sichtbaren Qualitätsverlust auf einen Bruchteil reduziert werden.

OoVoo - kostenlose Video-Chats in HD-Qualität
Mit "OoVoo" können kostenlos Video-Chats mit bis zu sechs Teilnehmern in HD-Qualität betrieben werden.

Exfolders - Outlook-Rechte für Postfächer steuern
Exfolders.exe verbindet sich mit Datenbanken auf Servern mit Exchange Server 2007/2010 und passt Berechtigungen von Postfächern in den Datenbanken an.

Online-Konvertierung leicht gemacht
Nicht nur im Tagesgeschäft, auch im familiären Umfeld steht man immer wieder vor der Herausforderung, Dateien von einem in ein anderes Format zu überführen. Dies können zum Beispiel Audio-, Video- und Bild-Files sein oder aber Office-Dateien wie MS Word und Adobe PDF.

SQLite Manager - Mini-Datenbanken mit Firefox verwalten
Die Zeiten, als sich Web-Entwickler mit einfachen Cookies zufriedengeben mussten, wenn sie Daten lokal beim User persistent speichern wollten, sind dank "SQLite" vorbei.

Ein Diagramm auf die Schnelle im Browser mit Diagramly
Entwickelt an der ETH Zürich, ist "Diagramly" ein frei zugängliches Online-Tool, mit dem der Benutzer Diagramme im Web-Browser zeichnen kann.

Virtual WiFi Router macht PCs zum Access Point
Wer sein Notebook oder Laptop gelegentlich als Access Point für andere Systeme oder Smartphones nutzen will, findet mit Virtual WiFi Router eine Software, die dieses Vorhaben deutlich erleichtert.

Adobe Export PDF - professionelles Konvertierungs-Tool im Web
Wer wichtige PDF-Dokumente eins zu eins zu exportieren möchte, muss auf eine kostenpflichtige Alternative zurückgreifen, die zuverlässig arbeitet und professionelle Ergebnisse liefert. Eine solche Lösung ist der Online-Dienst "Adobe Export PDF".

Günstiges Online-Faxen für Web, Desktop und Mobile mit Pamfax
Auf herumstehende und laute Faxgeräte kann man mit Hilfe von günstigen und einfachen Online-Fax-Services wie "Pamfax" verzichten.

Open Tok - Kostenlose Video-Chats für Ihre Website
Mit "Open Tok" lassen sich Video-Chats in jede beliebige Website oder jedes Blog in nur wenigen Schritten einbauen - und das kostenlos.

"Soziale" Aufgabenverwaltung mit Astrid
Moderne Applikationen wie das kostenlose Tool "Astrid" zielen darauf ab, Aufgaben nicht nur zu klassifizieren und zu gewichten, sondern auch im sozialen Umfeld des Webs unterzubringen.

Pastebin - Codeschnipsel ins Netz stellen und teilen
Mit dem Online-Service "Pastebin" lassen sich beliebige Codeschnipsel auf bequeme und einfache Weise im Web speichern und mit Freunden und Kollegen über einen Link teilen.

Kostenlose Bildbearbeitung für Web und Mobile
Adobe stellt mit "Photoshop Express" eine Basisversion seiner klassischen Bildbearbeitungssoftware für Web und Mobile (iOS und Android) kostenlos zur Verfügung.

Moderne Aufgabenverwaltung mit Producteev
Producteev ist auf den ersten Blick ein Task-Manager wie viele andere, bietet aber doch einen gewissen Wow-Effekt.

Wordle - Schlagwort-Wolken kreativ erstellt
Wordle versteht sich auf die einfache Erstellung von Schlagwort-Wolken. Das Java-Applet eignet sich auch für Präsentationen.

Statistiken fremder Websites einsehen - mit URL Pulse
Monatliche Seiten-Impressions und Besuche, Zahl der Seiten und externer Verweise, die Landesplatzierung beziehungsweise der Weltrang, die IP-Adresse oder die wichtigsten Keywords: Diese und weitere Informationen liefert der Online-Dienst "URL Pulse" für beliebige Web-Seiten.

Scribd - das Youtube für Dokumente
Die Bereitstellung von Dokumenten aller Art kann heutzutage auf vielfältigen Wegen geschehen. Scribd ist die führende Social-Media-Site für den Upload von Dokumenten in vielen Formaten.

Kayak hilft die Reise planen
Wer viel unterwegs und auf die flexible Buchung von Airlines, Autos und Hotels angewiesen ist, wird sich über die Web-Applikation kayak.com freuen.

iPhone Mockup - UI-Skizzen für iPhone im Nu erstellen
Wer schnell Benutzerschnittstellen für iPhone-Apps skizzieren möchte, sollte einen Blick auf "iPhone Mockup" werfen.

Mail Attachment Downloader - E-Mail-Anhänge schnell extrahiert
Wenn Sie schon einmal Rechnungsbelege mühsam aus Ihrer Mailbox extrahieren mussten, ist Mail Attachment Downloader (MAD) das richtige Tool für Sie.

Effiziente Aufgabenverwaltung mit GQueues für Google
Wer schon mit Aufgaben als Bestandteil von Google Mail gearbeitet hat, wird von der optischen Aufbereitung des Task-Managements mit GQueues positiv überrascht sein.

Extensions, die Google Chrome veredeln
Die wachsenden Erweiterungen für Google Chrome bescheren dem Browser einen sprunghaft steigenden Marktanteil.

The Missing Sync - Vermittler zwischen PC und Smartphone
Wer zwischen seinen mobilen und stationären Endgeräten Daten bequem und zuverlässig abgleichen will, ist mit The Missing Sync gut bedient.

File-Sharing mit externen Partnern
Sichere Cloud-Speicher sind ein hilfreiches Instrument für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten mit externen Partnern. Der Service "digitalbucket.net" hebt sich unter den Angeboten ab.

Mit Xmarks Browser-Lesezeichen zentral verwalten
Aus Foxmarks wurde Xmarks, und es entstand ein praktischer Dienst für die Verwaltung von Lesezeichen (Bookmarks) an zentraler Stelle.

Wordpress for iOS - Mobiles Bloggen mit iPhone und iPad
Wenn Sie auf Wordpress bloggen und ein iPhone oder iPad besitzen, dann ist "Wordpress for iOS” genau das Richtige.

OutBack Plus - der Datensicherer für Outlook
Wer ein funktionsreiches und komfortabel zu bedienendes Tool für Backup und Restore nicht nur von E-Mails sucht, sollte einen Blick auf "OutBack Plus" werfen.

Datensicherung und Sync mit Wuala
Dropbox bekommt Konkurrenz aus der Schweiz: Wuala schickt sich an, dem übermächtigen und etablierten Online-Speicherdienst das Wasser abzugraben.

E-Mail-Archivierung mit MailStore
Überfüllte Mail-Konten? Kein Problem für den E-Mail-Archivierer MailStore.

Instapaper sammelt Lieblingsartikel im Web
Mit dem kostenlosen Web-Dienst "Instapaper" können Sie interessante Online-Berichte zentral ablegen, um sie später bequem zu lesen - auch unterwegs und ohne Internetverbindung.

Growl - die zentrale Benachrichtigungsstelle auf dem Mac
"Growl” informiert Mac-Anwender unaufdringlich über relevante Ereignisse - zum Beispiel wenn eine E-Mail angetroffen ist, jemand in Skype etwas sagt oder der Download abgeschlossen ist.

Multi-Messenger mit Business-Anschluss
Ein Instant-Messaging-Client für alle Netze - "Trillian" ist der geeignete Messenger.

Postbox - ein unternehmenstauglicher E-Mail-Client
Einen komfortablen Mail-Client für diverse Mail-Dienste und reichlich Zusatzfunktionen bietet "Postbox".

Virtuellen WLAN-Hotspot mit Windows 7 erstellen
"Virtual Router" bringt diverse Endgeräte unkompliziert ins Internet.

Mailen Sie Ihre Stimme mit JDVoicemail
Der Versand von Sprachnachrichten per E-Mail - mit "JDVoicemail" eine einfache Angelegenheit.

Verschlüsselung für Dropbox leicht gemacht
Wer den Web-Dienst "Dropbox" als externen Speicher nutzt, sollte je nach Sensibilität der Informationen über eine Verschlüsselung nachdenken - etwa mit TrueCrypt.

Internet-Radio ganz einfach
Mit RadioSure hören Sie im Internet Ihre Favoriten aus Tausenden von Sendern und schneiden sie einfach im MP3-Format mit.

Zune - der bessere Media Player
Zune, Microsofts Antwort auf Apple iTunes, übertrifft mittlerweile den hauseigenen Windows Media Player.

Verlustfreier Schnitt von MP3-Dateien
Mit "mp3DirectCut" hat der Programmautor Martin Pesch ein feines Werkzeug für den effizienten und verlustfreien Schnitt von komprimierten MP3-Files entwickelt.

Xobni - das Analyse-Tool für Outlook
Wer für die Arbeit mit Outlook nach mehr Komfort sucht, als es die Funktionen des Mail-Programms zulassen, sollte einen Blick auf Xobni werfen.

NoteSync - der Notizzettel mit Google-Docs-Anschluss
Mit NoteSync können Sie Ihre Notizzettel über Google Docs synchron halten.

Foto-Manager für Windows Mobile
Schnelligkeit, Funktionsvielfalt und einfache Bedienung sind die Merkmale von "Photo Manager 7" von Resco.

GSplit für den Versand großer Dateien
Wer keinen FTP-Versand zur Verfügung hat und dennoch sehr große Dateien verschicken möchte, findet in "GSplit" eine elegante Lösung.

TeamDrive - der kostenlose Internet-Storage
TeamDrive ist für ein Online-Backup empfehlenswert. Darüber hinaus eignet es sich auch als Collaboration-Werkzeug, um in einer Gruppe Daten ständig synchron zu halten.

Ruhe vor E-Mails
Mit "Awayfind" soll die permanente Belästigung durch unwichtige E-Mails endlich ein Ende finden.

Passwortgeschütztes Postfach

Wenn mehrere Nutzer mit demselben PC-Konto arbeiten, hat jeder Zugriff auf die Mailpostfächer des anderen. Sie können Ihr Postfach aber mit einem persönlichen Passwort schützen. Klicken Sie dazu mit Rechts auf das Postfach (nicht auf den Posteingangsordner) und wählen Sie die Option Eigenschaften von Name X/Erweitert/ Kennwort ändern. Lassen Sie das Feld „Altes Kennwort“ frei und geben Sie zweimal ein neues Passwort für Ihr Postfach ein.

Möchten Sie nur einen Unterordner mit einem Kennwort schützen, laden Sie die Freeware Lock-Outlook von www.add-in-world.com/katalog/ol-lockoutlook herunter. Das Tool erfordert eine kostenlose Registrierung beim Anbieter.

Lesebestätigung verlangen
Dank Lesebestätigung wissen Sie, ob der Empfänger Ihre E-Mail gelesen hat. Die Funktion können Sie global für alle verschickten Nachrichten aktivieren oder bei jeder E-Mail einzeln. Wir empfehlen Letzteres, da Lesebestätigungen von vielen Empfängern als mühsam empfunden werden. Zudem funktionieren sie je nach Provider und Mailprogramm des Adressaten nicht. Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, aktivieren Sie die Lesebestätigung unter Optionen A. Das funktioniert sowohl in Outlook 2003 als auch in der Version 2007.

Mailbenachrichtigung anpassen
Bei jeder eintreffenden Nachricht blendet Outlook am unteren rechten Bildschirmrand einen Hinweis ein. Sie können die Größe und die Transparenz der Meldung ändern. Das tun Sie via Extras/Optionen/E-Mail-Optionen/Erweiterte E-Mail-Optionen/Desktopbenachrichtigungseinstellungen. Lassen Sie sich jeweils die Vorschau anzeigen, bevor Sie Änderungen per OK bestätigen. Alternativ können Sie die Benachrichtigungen unter den Erweiterten E-Mail-Optionen deaktivieren oder zusätzlich mit Sound untermalen.

Dateianhänge direkt anzeigen
Nutzer von Outlook 2007 profitieren von einer Anlagenvorschau. Diese ist standardmäßig aktiviert. Die Attachments werden beim Öffnen der Nachricht in separaten Reitern angezeigt. Das funktioniert bei Office-Dokumenten, Videos und Bildern. Klicken Sie auf den Reiter, sehen Sie zunächst eine Warnung. Nehmen Sie diese ernst und wählen Sie die Option Dateivorschau nur, wenn Sie den Absender kennen. Möchten Sie auch eine PDF-Vorschau haben, installieren Sie den kostenlosen Foxit PDF Preview Handler. Wer die Outlook-Vorschau nicht nutzen will, deaktiviert diese unter Extras/Vertrauensstellungscenter/ Anlagenbehandlung.

Mehrere Attachements speichern
Per Rechtsklick auf das Attachment lassen sich die Anhänge nur einzeln abspeichern. Möchten Sie alle zusammen in einem Verzeichnis ablegen, klicken Sie in Outlook 2003 in der geöffneten Nachricht auf Datei/Anlagen speichern. Nutzer der Version 2007 gehen zur Option Andere Aktionen/Anlagen speichern. In beiden Outlook-Fassungen wählen Sie anschließend mit gedrückter Ctrl-Taste die gewünschten Dateien aus und speichern diese wiege wohnt auf der Festplatte ab.

Signaturen erstellen

Die Signatur beinhaltet Standardtexte wie zum Beispiel die Absenderadresse oder die Grußformel. Wenn Sie mit verschiedenen Konten in Outlook arbeiten, können Sie für jedes eine separate Signatur verwenden. Erstellen Sie zunächst die gewünschten Signaturen via Extras/Optionen/E-Mail-Format/ Signaturen/Neu. Weisen Sie danach Ihren Mailkonten in Outlook 2003 sowie 2007 im Menü E-Mail-Format bzw. Signaturen die passende Signatur zu.

Automatische Mailsortierung
Mithilfe von Regeln definieren Sie, wie Outlook eintreffende Mails behandelt. So können Sie zum Beispiel Nachrichten von einem Absender automatisch in einen Unterordner verfrachten oder an eine andere Mailadresse weiterleiten lassen. Um Regeln anzulegen, gehen Sie zu Extras/Regeln und Benachrichtigungen/Neue Regel. Aktivieren Sie in Outlook 2003/2007 den Menüpunkt „Regel ohne Vorlage erstellen“ und wählen Sie danach Nachrichten bei Ankunft prüfen.

Klicken Sie auf Weiter. Jetzt gilt es, die Regel einzurichten: Kreuzen
Sie einfach die gewünschte Aktion an. Bei einigen können Sie per Klick auf die blau unterstrichenen Wörter diverse Einstellungen im unteren Fensterbereich vornehmen. Bestätigen Sie anschließend mit Weiter.

Im nächsten Schritt bestimmen Sie, was Outlook mit den Nachrichten genau machen soll. Wählen Sie wieder Weiter. Als Letztes besteht die Möglichkeit, bestimmte E-Mails von der Regel auszuschließen. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen per Weiter/Fertigstellen. Die Regel ist ab sofort aktiv und wird auf alle neu eintreffenden E-Mails angewandt.

Spam verringern
Unerwünschte Massenmails sind eine Plage. Sie verstopfen die Postfächer und erschweren die Mailverwaltung. Glücklicherweise bietet Outlook einen Spam-Filter, der standardmäßig aktiviert ist. Sie müssen diesen aber noch ein wenig anpassen, damit er effizient arbeitet. Landet beispielsweise eine Spam-Mail nicht im „Junk-E-Mail“- Ordner, sondern im normalen Postfach, klicken Sie mit Rechts auf die ungeöffnete Nachricht. Wählen Sie nun unter Junk-E-Mail die Option Absender zur Liste blockierter Absender hinzufügen. Löschen Sie die Nachricht danach. Künftig landet auch dieser Absender immer im „Junk-E-Mail“-Ordner.

Erhalten Sie sehr viel Spam, sollten Sie unter Aktionen/Junk-E-Mail/Junk-E-Mail-Optionen die Stufe „Hoch“ wählen. Dadurch sortiert der Spam-Filter strenger. Allerdings besteht die Gefahr, dass auch reguläre Mails im Spam-Ordner landen. Prüfen Sie diesen regelmäßig.

HTML oder Nur-Text?
Outlook verschickt E-Mails standardmäßig im HTML-Format. Auf diese Weise lassen sich Texte formatieren, also Schriftgrösse, -farbe etc. anpassen. Einige Nutzer wollen aus Sicherheitsgründen keine HTML-Mails empfangen. Bei ihnen erscheinen die Nachrichten falsch formatiert. Deshalb empfehlen wir, Mails im Nur-Text-Format zu verschicken.

Damit erhält der Empfänger die Nachricht wirklich genau so, wie Sie diese abschicken. Das Standardformat (Nur-Text oder HTML) bestimmen Sie unter Extras/Optionen/E-Mail-Format. Möchten Sie doch einmal eine HTML-Nachricht verschicken, definieren Sie dies direkt in der Mail im Menü Format (Outlook 2003) oder im Reiter Optionen (Outlook 2007).

Beim Empfang von E-Mails im HTML-Format baut Outlook aus Sicherheitsgründen eine Hürde ein: Bilder werden nicht direkt angezeigt. Sie müssen dies speziell bestätigen. Möchten Sie das bei einem bestimmten Absender nicht jedes Mal tun, klicken Sie mit Rechts auf den Platzhalter für das Bild und wählen Absender zur Liste sicherer Absender hinzufügen. Sie erhalten nun dessen Mails direkt mit Bildern.

RSS-Feeds deaktivieren
<b>Ärgernis 1:</b> Outlook ist langsam. Der Ladevorgang dauert und beim Verschicken und Empfangen von Mails arbeitet Outlook unverhältnismäßig lang. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Leider gibt es nicht eine einzelne Lösung, sondern nur eine Kombination aus mehreren Maßnahmen. Außerdem gibt es danach auch nicht die Gewähr, dass Outlook rasend schnell wird, aber eine Besserung sollte spürbar sein. Zunächst sollten Sie die pst-Datei entschlacken (wie im nächsten Punkt beschrieben). Zudem sollten Sie via Windows-Update die aktuellen Patches installieren. <br/><br/> Vor allem eine bestimmte Version ist für Installationen mit mächtigen pst-Dateien wichtig: Das Outlook Update 2007 (KB933493). Dieses Patch-File ist speziell für diesen Problemfall entworfen. Zudem sollten Sie alle Add-ins löschen, die Sie nicht benötigen (Tipp Nummer 5). Beispielsweise haben einige Anwender darüber geklagt, dass Apples iTunes automatisch Outlook-Erweiterungen installiert. Warum? Das ist unklar. <br/><br/> Zudem haben Outlook-Nutzer die Erfahrung gemacht, dass Fax-Services von Windows XP aus nicht ersichtlichen gründen Outlook 2007 bremsen. Wer keine Faxdokumente verschickt, sollte dieses Feature entfernen (Systemsteuerung --> Software; "Windows-Komponenten hinzufügen/entfernen", "Faxdienste"). Gleiches gilt für den Business Contact Manager. Er lässt sich auf gleiche Art deinstallieren. <br/><br/>Schließlich sollten Sie Ihre RSS-Feeds kontrollieren. Outlooks RSS Feeds Editor ist zwar eine sinnvolle Einrichtung, doch er belastet das System. Er wird ab Werk mit einigen Feeds vorkonfiguriert. Sie sollten solche Dienste abbestellten, die Sie nicht benötigen (Extras ? Account-Einstellungen; Dann klicken Sie auf RSS-Feeds). So gelangen Sie zu dem dargestellten Bildschirm. Hier können Sie die aktiven Dienste sehen und bei Bedarf entfernen.

Anhänge löschen
<b>Ärgernis 2:</b> Wenn Sie häufig Anhänge empfangen und versenden, wächst die .pst-Datei. Sie speichert alle E-Mail-Vorgänge. Schnell ist eine Größe von 250 MB und mehr erreicht. Das ist einer von vielen Gründen für eine dürftige Outlook-Leistung sowie für die Instabilität der Software. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Zunächst sollten Sie herausfinden, welchen Ballast Sie mitschleppen. Outlook 2007 listet in dem Ordner „Große Nachrichten" (zu finden unter "Suchordner") alle E-Mails auf, die größer als 100 KB sind. Dieser Wert ist voreingestellt, er lässt sich verändern. Typischerweise werden die größten Dateien oben angezeigt. Ist das nicht der Fall, können Sie nach Größe sortieren, indem sie das entsprechende Ordnungsfeld anklicken. Alle überflüssigen Dateien sollten Sie löschen. Falls Sie die Anhänge noch benötigen, speichern Sie sie auf Festplatte. Dann können Sie die E-Mail in Outlook wieder öffnen und den Anhang löschen. Damit ist er auf Festplatte gespeichert, aber nicht mehr im E-Mail-Client.

Kopf Outlook Attachment Remover
Das Problem mit den Anhängen ist derart offenkundig, dass bereits Dritthersteller Lösungen anbieten. Dafür gibt es beispielsweise den kostenlosen <b> "Kopf Outlook Attachment Remover"</b> (siehe oben). Er sichert Anhänge auf der lokalen Festplatte und ersetzt sie in der Mail durch Links auf das Dokument. Die Software kann bei Bedarf auch automatisch sämtliche Ordner durchforsten. Am Erscheinungsbild der Mail ändern sich nichts. Hinter dem Icon für Anhänge liegt nach der Bearbeitung der besagte Link.

Postkörbe durchforsten
In Outlook 2007 gibt es eine weitere Funktion, die die Größe der pst-Datei reduziert. Wählen Sie Extras -> Postfach aufräumen. Dort klicken Sie "Postfachgröße anzeigen". Es erscheint ein Bildschirm, der dem obigen ähnlich sieht. Aufgelistet sind Ordner samt Größe. Mit dieser Information sollten Sie zum Outlook-Hauptmenü zurückkehren und in den identifizierten Ordnern E-Mails löschen. Haben Sie all diese Aufgaben erledigt, sollten Sie sich um die pst-Datei kümmern, denn die enthält immer noch überflüssige Daten. Die Datei muss komprimiert werden. Dazu gehen Sie auf Datei -> Datendateiverwaltung. Doppelklicken Sie „Persönliche Ordner". Dort gibt es den Menüpunkt „Jetzt komprimieren". Den müssen sie anklicken.

Der Pfad zur PSD-Datei
<b>Ärgernis 3:</b> Wo speichert Outlook Daten? Sämtliche Mails, Kalendereinträge, Kontakte und Anhänge verschwinden in ein schwarzes Loch. Gerade für das Backup ist es hilfreich, dass man den Speicherort kennt. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Die bereits angesprochene pst-Datei enthält sämtliche Daten. Den Speicherort variiert Microsoft indes von Version zu Version. Selbst Outlook 2007 legt die Datei an unterschiedlichen Orten ab, je nach Betriebssystem. Unter Vista ist die Datei üblicherweise unter C:\Benutzer\AppData\Local\Microsoft\Outlook zu finden. XP verwendet den Pfad C:\Dokumente und Einstellungen\IHR NAME\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook. Natürlich besteht die Möglichkeit, die Datei auch anderswo abzulegen. Den aktuellen Ort können Sie unter Datei -> Datendateiverwaltung finden. Dann öffnet sich ein Bildschirm wie dargestellt. Hinter dem Eintrag "Persönlicher Ordner" steht der Pfad.

Xobni verbessert den Komfort
<b>Ärgernis 4:</b> Bei großen E-Mail-Mengen bietet Outlook wenig Hilfe. Die Such-, Filter- und Sortierfunktionen sind dürftig. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Es gibt viele Zusatz-Tools, die Hilfe versprechen. Empfehlenswert ist das kostenlose Programm Xobni. Es erleichtert es Anwendern ungemein, E-Mails, Informationen und Kontaktdaten zu finden. Xobni installiert sich als Sidebar auf der rechten Seite des Outlook-Bildschirms. Das Tool stellt Informationen über den Absender, einen Konversationsverlauf und eine Liste aller Datei dar, die mit dem Kontakt ausgetauscht wurden. Falls vorhanden werden zudem Telefonnummern und weitere Kontaktinformationen angezeigt. Für Analyse-Freaks stellt Xobni Daten etwa über die Zahl der gesendeten E-Mails samt Ranking dar. Außerdem gibt es eine Grafik über den E-Mail-Verkehr pro Tag und Stunde. Xobni ist kein unbekanntes Tool. Auch Microsoft hatte zwischenzeitlich ein Auge auf das Entwickler-Team geworfen und versucht, den Hersteller zu übernehmen.

Problematische Add-ins finden
<b>Ärgernis 5:</b> Outlook stürzt regelmäßig ab. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Leider gibt es keinen einfachen und allgemeingültigen Weg, alle Stabilitätsprobleme von Outlook zu beheben. Zu unterschiedlich sind die Gründe. Es hat sich aber gezeigt, dass Add-ins häufig Ursache für Abstürze sind, zum Teil ist es auch die Kombination verschiedener Add-ins, die Probleme bereitet. Aufgabe ist es daher, herauszufinden, welche Zusatz-Tools Outlook-Crashes herbeiführen. <br/><br/> Eine gute Möglichkeit, die maroden Tools zu identifizieren, ist es, Outlook zunächst im abgesicherten Modus zu starten. Dazu müssen Sie die ausführbare Datei Outlook.exe in der Kommando-Zeile starten (Start -> Ausführen. Dort müssen Sie den Pfad suchen, unter dem die outlook.exe liegt. Üblicherweise ist dies C:\Programme\Microsoft Office\Office12\). Outlook starten sie mit dem Befehl: <br/><br/><b>Outlook.exe /safe</b> <br/><br/> Läuft Outlook nun stabil, müssen sie Schritt für Schritt die problematischen Tools herausfinden. Und das geht folgendermaßen: <br/> Zunächst müssen Sie herausfinden, welche Add-ins aktiviert wurden. Eine Liste finden Sie unter Extras -> Vertrauensstellungscenter -> Add-Ins. Es erscheint ein Bildschirm, der dem oben dargestellten ähnlich sieht. Hier sind die Add-ins in drei Kategorien aufgelistet: "Aktive Anwendungs-Add-ins", "Installierte Anwendungs-Add-ins", "Deaktivierte Anwendungs-Add-ins". Für jedes Add-in steht eine Beschreibung zur Verfügung.

Add-ins deinstallieren
Nun gilt es, die fehlerhaften Erweiterungen zu finden. Dafür gibt es keinen schnellen Weg, Sie müssen Schritt für Schritt suchen. Zunächst müssen Sie im Drop-down-Menü am unteren Bildschirmrand "COM-Add-ins" wählen. Daraufhin öffnet sich ein Bildschirm wir oben dargestellt. Die aktiven Add-ins sind mit Häkchen gekennzeichnet. Deaktivieren Sie nun die Add-ins, die möglicherweise Probleme bereiten. Bestätigen Sie Ihre Wahl, beenden Outlook und starten den Mail-Client neu. Läuft das Mail-Programm korrekt, haben Sie die Ursache des Problems gefunden. <br/> Um Outlook stabil zu betreiben, genügt es, die problematischen Tools abzuschalten. Wer gründlich aufräumen möchte, sollte die Add-ins deinstallieren. Zum Teil lassen sie sich mit der üblichen Windows-Routine entfernen, die Microsoft für die Deinstallation von Software vorsieht. Einige Add-ins tauchen jedoch nicht in dieser Auswahlliste auf und müssen in Outlook gelöscht werden. Dazu müssen Sie zu dem Bildschirm zurückkehren, in dem Sie die Add-ins deaktiviert haben. Hier lassen sich Applikationen auch löschen.

Postkorb reparieren
<b>Ärgernis 6:</b> Die pst-Datei ist kaputt. Bei intensiver und langer Outlook-Nutzung kommt es vor, dass sich die Datei nicht laden lässt. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Zunächst einmal: Vorsorge ist besser als Reparatur. Dateien mit einem Umfang von 2 GB und mehr neigen eher dazu, Fehler zu verursachen. Daher ist es an dieser Stelle einmal mehr angebracht, ein regelmäßiges Backup anzumahnen (den Pfad zur Datei finden sie unter Punkt 3 dieser Liste). Für die Reparatur einer defekten Datei gibt es das kostenlose Microsoft-Werkzeug namens "Inbox Repair Tool" beziehungsweise "Posteingang reparieren". Gestartet wird das Programm mit der Datei Scanpst.exe. Sie ist üblicherweise unter C:\Programme\Microsoft\Office\Office12 zu finden. Bevor Sie die Reparatur starten, sollten Sie das pst-File speichern, selbst wenn es defekt ist. In der Regel funktioniert die Fehlerbehebung mit dem Microsoft-Tool. Manchmal benötigt es aber drei oder vier Anläufe.

Doppler finden und löschen
<b>Ärgernis 7:</b> In Outlook häufen sich die doppelten Einträge. Das gilt sowohl für den Postkorb, als auch für Kalendereinträge und Adressen. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Doppler entstehen häufig, wenn Outlook Daten von älteren Ausführungen importiert oder mit einem anderen Gerät synchronisiert. Die beste Möglichkeit, die überflüssigen Einträge zu löschen, bieten Tools von Drittanbietern. Empfehlenswert ist der kostenlose <a href=" http://www.vaita.com/ODIR.asp" target="_blank"> Outlook Duplicate Items Remover von Vaita.</a> Um das Tool nutzen zu können, müssen Sie Outlook schließen, den Duplicate Remover installieren und Outlook wieder öffnen. Outlook bietet nun die Menü-Option ODIR. Klicken Sie dieses Menü an, wählen Sie "Remove Duplicate Items", darauf erscheint eine Liste mit Ordnern. Dort können Sie wählen, welchen Ordner sie reinigen möchten. Das Tool sucht nach doppelten Einträgen, löscht sie aus dem Mail-Verzeichnis und sichert sie auf der Festplatte, so dass sie nicht verloren sind.

SynchPST synchronisiert
<b>Ärgernis 8:</b> Warum lässt sich Outlook nicht mit mehreren PCs synchronisieren? Wer bereits einmal versucht hat, Outlook-Mails von Desktop und Notebook zu lesen und zu senden, wird schon bittere Erfahrungen mit den Grenzen des Systems gemacht haben. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Wie bereits erwähnt speichert Outlook sämtliche Daten in der pst-Datei. Wer also Mails von verschiedenen Rechnern abrufen möchte, muss diese Datei manuell zwischen den Rechnern hin- und herkopieren. Möchten Sie unterwegs Mails auf dem Notebook abrufen, müssen sie die pst-Datei vom Desktop auf den mobilen Rechner übertragen. Sobald Sie einen anderen PC nutzen, müssen Sie die aktuelle pst-Datei vom Notebook holen und wieder speichern. Das löst das Synchronisations-Problem, ist aber extrem umständlich und fehleranfällig, weil etwa fälschlicherweise ältere Files überschrieben werden können. Auch für dieses Problem gibt es Software-Tools. <br /><br /><a href=" http://www.synchpst.de/" target="_blank"> SynchPST for Outlook </a> und <a href="http://www.cnet.de/downloads/windows/51032/pstsync.htm" target="_blank">PSTSync</a> erledigen die Aufgabe jeweils in vergleichbarer Art und Weise. Sie bieten einige Extras, beispielsweise die Möglichkeit, einzelne Ordner zu kopieren und zu synchronisieren. Beide Lösungen werden als Shareware vertrieben. SynchPST kostet knapp 40 Euro in der Grundversion. PSTSync gibt es ab knapp 60 Dollar.

Auf Text-Mails umstellen
<b>Ärgernis 9:</b> Immer wieder gibt es Beschwerden darüber, dass Empfänger von Outlook-Mails unleserliche Nachrichten erhalten. Zeichen werden falsch dargestellt und Texte mit Leerzeichen aufgefüllt. <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Outlook 2007 nutzt Microsoft-Word als Mail-Editor. Selbst wenn Word nicht auf dem Rechner installiert ist, greift Outlook auf die dll-Datei von Word zurück. Word wiederum nutzt so genannte "smart quotes", die manchmal allerdings gar nicht so schlau sind. Probleme bereiten sie, weil sie keine reinen textbasierenden Zeichen darstellen. Daher haben andere Mail-Programme zum Teil Probleme mit den empfangenen Texten. Das gilt etwa für Sonderzeichen wie Anführungsstriche, Fragezeichen etc. Diesen Mangel beheben sie unter Extras -> Optionen -> Senden. Dort wählen Sie unter dem Eintrag "Format für Nachricht Senden" die Option "Nur Text" und bestätigen die Änderung. Damit sind die smart quotes deaktiviert. Allerdings lassen sich nun auch keine Fonts und Farben mehr darstellen. <br/> Wenn nur einzelne Mails als reine Textnachrichten versendet werden sollen, bietet die Outlook-Toolbar (Ribbon) die Option eine Nachricht ohne HTML-Code zu verschicken.

Googlemail integrieren
<b>Ärgernis 10:</b> Warum bietet Outlook keine nahtlose Integration mit Googlemail? Googlemail lässt sich als POP3-Knoten konfigurieren. Immer wieder klagen Anwender jedoch, dass die Verbindung von Googlemail und Outlook schwierig sei. Gibt es eine einfache Lösung? <br/><br/> <b>Die Lösung:</b> Zunächst müssen Sie Googlemail als POP-Mail-Account konfigurieren. Das tun Sie im Googlemail-Client unter Einstellungen -> Weiterleitung und POP/IMAP. Hier wählen Sie "POP für alle Nachrichten", falls Sie auch die bereits eingegangenen Mails in Outlook lesen möchten. Eine weitere Google-Option lautet "POP für ab jetzt eingehende Nachrichten aktivieren". Als nächstes müssen Sie Googlemail mitteilen, wie mit eingehenden Mails zu verfahren ist. Sollen etwa Kopien im Google-Client gespeichert werden? Sollen die Nachrichten nach Weiterleitung gelöscht werden? Oder sollen die Mails archiviert werden? Die Änderungen müssen sie noch speichern. <br/><br/> Danach können Sie sich Outlook widmen. <br/><br/> 1. Zunächst wählen Extras -> Kontoeinstellungen, "Neu". <br/><br/> 2. In dem folgenden Bildschirm müssen Sie die Auswahl "Microsoft Exchange, POP3, IMAP, oder HTTP" anklicken, anschließen mit „Weiter" fortfahren. <br/><br/> 3. Danach müssen Sie Ihren Namen, Ihre Googlemail-Adresse und das Passwort eingeben. Wählen Sie den Menüpunkt "Manuelle Konfiguration". <br/><br/> 4. Im folgenden Bildschirm wählen Sie "Internet E-Mail". Erneut "Weiter" klicken. <br/><br/> 5. Nun erscheint der oben dargestellte Bildschirm. Als Zugangsart wählen Sie POP3. Der Eingangs-Mail-Server ist pop.googlemail.com, die Bezeichnung des Ausgangs-Servers (SMTP) lautet smtp.googlemail.com. Als Login-Information sind Google-Username und Passwort erforderlich. Bei Bedarf markieren Sie die Auswahlbox "Passwort merken".

POP3 konfigurieren
6. Dann geht es zum Auswahlknopf "Erweiterte Einstellungen". Hier wählen Sie „Der Postausgangs-Server (SMTP) benötigt Authentifizierung", außerdem klicken Sie „Gleiche Einstellungen wie eingehende Nachrichten" an. <br/><br/> 7. Nun wählen Sie noch den "Erweitert"-Tabulator. Das Kästchen beim Ausgangsserver (SMTP) versehen Sie mit dem Wert 587. Wählen Sie TLS als Verschlüsselung. Der POP-3-Server benötigt den Wert 995 und SSL-Verschlüsselung.

Konfiguration testen
8. Abschließend bestätigen Sie mit "OK". Auf dem folgenden Bildschirm prüfen Sie Ihre Angaben mit dem Button „Kontoeinstellungen testen" Darauf folgt eine Anzeige wie oben dargestellt. Ist alles in Ordnung, schließen sie den Vorgang mit "Fertig stellen" ab. Nun sollten Sie Googlemails in Outlook empfangen. <br/><br/> Es hat schon eine gewisse Ironie, dass die Outlook-Tipps mit Hinweisen zu Googlemail enden. Der freie Mail-Client wird immer attraktiver, sowohl für private als auch für geschäftliche Nutzer. Noch dominiert vor allem im beruflichen Umfeld Microsofts Outlook-Lösung, so dass die Verknüpfung mit Googlemail noch eine Weile relevant sein wird. Die Integrationstipps mögen dem einen oder dabei helfen, beide Mail-Lösungen parallel zu nutzen.

Kontakte verwalten

Einen Kontakt erfassen Sie in Outlook via Datei/Neu/Kontakt. In der Registerkarte Details ergänzen Sie zusätzliche Infos wie Beruf, Spitzname oder Geburtstag.

Haben Sie Ihre Kontakte bisher in einer Excel- Datei gepflegt, lässt sich diese in Outlook importieren. Benennen Sie dazu die Spalten in Excel mit Name, Vorname, Adresse etc. Markieren Sie danach den gesamten Datenbereich. Klicken Sie auf Einfügen/Namen/Definieren und bestätigen Sie mit OK. Schließen Sie die Excel-Datei, kehren Sie zu Outlook zurück und wählen Sie in den Outlook-Kontakten das Programmmenü Datei/Importieren/Exportieren/Importieren aus anderen Programmen oder Dateien.

Greifen Sie zu Microsoft Excel und schnappen Sie sich im nächsten Fenster Ihre Excel-Kontaktdatei (Endung XLS oder XLSX). Sobald Sie zum Fenster „Datei importieren“ gelangen, klicken Sie auf Felder zuordnen. Dort schieben Sie mit der Maus Ihre Spaltenbezeichnungen aus der linken Hälfte zu den offiziellen Outlook- Bezeichnungen auf der rechten Seite. Bestätigen Sie mit OK/Fertigstellen – schon landen sämtliche Kontakte automatisch in Outlook.

Geheime Verteilerlisten
Schicken Sie eine E-Mail via Verteilerliste an mehrere Personen, sehen die einzelnen Empfänger, wer die Nachricht auch noch erhalten hat. Das können Sie verhindern. Legen Sie dazu unter Datei/Neu/Verteilerliste eine Verteilerliste an. Fügen Sie die gewünschten Kontakte mittels Mitglieder auswählen hinzu. Geben Sie der Liste einen Namen, bestätigen Sie per Speichern und schließen.

Erstellen Sie jetzt per Datei/Neu/Kontakt einen neuen Kontakt. Als Namen verwenden Sie denselben wie bei der zuvor erstellten Verteilerliste und geben als Kontakt Ihre eigene Mailadresse an. Möchten Sie eine E-Mail an die Verteilerliste schicken, fügen Sie im „An“-Feld den Einzelkontakt hinzu; den Namen der Verteilerliste tippen Sie unter „Bcc“ ein. Nach dem Abschicken wird bei allen Empfängern nur Ihre Mailadresse angezeigt. Wer die Nachricht sonst noch erhalten hat, bleibt geheim.

Perfekte Terminverwaltung Ob Serientermine, Feiertage oder Geburtstagserinnerungen: Optimieren Sie Ihren Outlook-Terminkalender. Das geht ganz einfach.

Termineinladung verschicken

Möchten Sie einen Termin mit mehreren Personen vereinbaren, geht das am bequemsten mit einer Outlook-Einladung. Voraussetzung für diese Funktion ist eine Anbindung an einen Microsoft Exchange Server.

Klicken Sie auf Datei/Neu/Termin. Wählen Sie via Teilnehmer einladen die gewünschten Personen aus dem Outlook-Adressbuch aus und kontrollieren Sie in der Registerkarte Terminplanung, ob alle Beteiligten am gewünschten Tag Zeit haben. Tragen Sie nun die Termindauer in den Ausklappmenüs „Beginnt um“ sowie „Endet um“ ein. Verschicken Sie die Einladung wie eine gewöhnliche E-Mail per Senden. Anschließend wird der Termin automatisch in Ihrem Kalender eingetragen. Dasselbe passiert auch bei den eingeladenen Teilnehmern, wenn diese zusagen.

Serientermin erstellen
Für regelmäßig wiederkehrende Ereignisse – zum Beispiel wöchentliche Sitzungen – erstellen Sie am besten einen Serientermin. Klicken Sie dazu auf Datei/Neu/Termin und wählen Sie die Option Serientyp. Definieren Sie das Muster sowie die Dauer, den Beginn und das Ende des Serientermins. Geben Sie danach wie gewohnt „Betreff“ und „Ort“ für den Termin ein. Bestätigen Sie mittels Speichern und schließen.

Feiertage hinzufügen
Sowohl in Outlook 2003 als auch in der Version 2007 lassen sich die Schweizer Feiertage mit wenigen Klicks in den Kalender importieren. Gehen Sie unter Extras/Optionen/Kalenderoptionen zu Feiertage hinzufügen. Dort können Sie die Feiertage für die Schweiz auswählen. Allerdings werden diese nur bis ins Jahr 2012 nachgetragen. Für Outlook 2003 ist zudem das Update KB924423 nötig, das Sie unter http://office.microsoft.com/de-de/downloads erhalten. Es gibt auch eine Möglichkeit, die Feiertage bis ins Jahr 2015 nachzutragen. Laden Sie dazu per Rechtsklick und Speichern unter die Datei Outlook.hol von www.armin-hoepfl.de/officeallgemein.html herunter. Kopieren Sie diese ins Verzeichnis C:\Programme\Microsoft Office\ Office 11 respektive C:\Programme\Microsoft Office. Ersetzen Sie die bestehende HOL-Datei durch die neue. Führen Sie nun den Importvorgang wie beschrieben durch.

Tipp: Haben Sie vor dem Kopieren der HOL-Datei bereits Feiertage importiert, müssen Sie die vorhandenen Einträge löschen, weil es sonst zu Doppelspurigkeiten kommt. Gehen Sie dazu im Kalender zu Ansicht/(Anordnen nach)/Aktuelle Ansicht/Nach Kategorie. Entfernen Sie die bestehenden Feiertage, indem Sie die entsprechende Kategorie über das Plus-Zeichen aufklappen und anschließend mithilfe der Maus sowie der Shift-Taste den ersten und letzten Feiertag wählen. Jetzt sind alle blau markiert. Löschen Sie diese per Del-Taste. Passen Sie auf, dass Sie Ihre normalen Termine nicht markieren. Ansonsten werden diese ebenfalls gelöscht. Zum Schluss kehren Sie mittels Ansicht/Anordnen nach/Aktuelle Ansicht wieder zur Tages-/Wochen /Monatsansicht zurück.

Word 1.0 für MS-Dos
Im September 1983 kommt Version 1.0 von Microsoft Word für MS-DOS auf den Mark. Es ist die erste Textverarbeitung, die sich in weiten Teilen mit einer Maus bedienen lässt.

Excel 1.0 für Mac
Januar 1985: Microsoft Word 1.0 für Macintosh und Word 2.0 für DOS erscheinen. Im September desselben Jahres wird Excel 1.0 für Macintosh veröffentlicht.

Excel 1.0 für Mac
Die Tabellenkalkulation wurde eigens für die gegenüber dem PC bessere Performance des Mac entwickelt. Dafür wartet Excel u.a. mit der Möglichkeit auf, Spreadsheets untereinander zu verlinken. Darüber hinaus ist die Applikation kompatibel zu IBMs Lotus 1-2-3.

Word 3.0
Im September 1986 kündigt Microsoft Works für Macintosh an, das Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank-, Kommunikations- und Bildzeichnungstools in einem Programm vereint. Im Oktober 1986 erscheinen Word 3.0 für Macintosh und DOS parallel Version 2.0 wurde ausgelassen.

PowerPoint 2.0 für Mac
Juli 1987: Microsoft übernimmt Forethought, den Entwickler von PowerPoint, für 1,4 Millionen Dollar. Im September 1987 kündigt der Konzern PowerPoint 1.0 für Macintosh an. In dessen erstem Verkaufsjahr erzielt Microsoft mit ihm einen Umsatz von einer Million Dollar. Ab Mai 1988 wird schon der Nachfolger PowerPoint 2.0 für Mac ausgeliefert.

Office 1.0
Im Juni 1989 kommt die erste Version von Office für Macintosh sowohl auf Disketten als auch auf CD-ROM heraus. Es besteht aus dem neuen Word 4.0, aus Excel 2.2 und Powerpoint 2.01. Das Release ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur nahtlosen Integration verschiedener Applikationen in eine Suite.

Word 2.0
PowerPoint 2.0 für Windows wird im Mai 1990 angekündigt. Es ist die erste Windows-Version, die verschiedene Farbgebungen zulässt. Im Oktober 1990 erscheint Office 1.0 für Windows - integriert sind Excel 2.0, Word 2.1 und PowerPoint 2.0. Mit 1,18 Milliarde Dollar Umsatz wird Microsoft zur ersten Software-Firma, die mehr als eine Milliarde Dollar Umsatz in einem einzigen Jahr erzielt. Im Januar 1991 kommt Excel 3.0 für Windows – die erste Version, die sich über Toolbars bedienen lässt. Word 2.0 für Windows kommt im Oktober 1991 und integriert erstmalig Drag-und-Drop-Prinzipien.

Access 1.0
August 1992: Office 3.0 für Windows ist verfügbar – mit PowerPoint 3.0, Word 2.0 und Excel 4.0. Im November 1992 auf der COMDEX kündigt Microsoft die Datenbanksoftware Access 1.0 an. Das vollrelationale Database Management System (DBMS) bietet Zugang zu Datensätzen, auf ihre Benutzerfreundlichkeit hin geprüfte Tools und einen robusten Entwicklungszyklus.

Access 1.0
Im September 1993 verkauft sich Access zum millionsten mal. Im November kommt Office 4.0, das neben neuen Versionen von Word und Excel auch On-Screen-Schritt-für-Schritt-Anleitungen enthält. Ende 1993 gibt es weltweit mehr als zehn Millionen Word-Anwender. Im Mai 1994 schlägt Access 2.0 für Windows erstmals eine Brücke zwischen Anwendern und Entwicklern. Zur gleichen Zeit kommt Office 4.3 Professional für Windows, in das Access 2.0 integriert ist.

Office 95
Office 95, im August 1995 auf den Markt, ist das erste Softwarepaket für Windows, das aus 32-Bit-Applikationen besteht. Zum ersten Mal überhaupt sind alle Office-Programme zur selben Zeit auf dem gleichen Entwicklungsstand und tragen gleiche Versionsnummern. Bis Ende 1995 nutzen mehr als 30 Millionen Anwender weltweit Microsoft Excel. Im April 1996 wird Exchange Server 4.0 als Upgrade von Microsoft Mail 3.5 veröffentlicht.

Outlook 97
Anfang 1997 wird Outlook 97 veröffentlicht. Noch im März erscheint Exchange Server 5.0 – das Programm führt die Verwaltung webbasierender E-Mails über den Internet-Zugang von Exchange ein. Office 97 wird im selben Jahre zur meist verkauften Business-Software der PC-Geschichte. In weniger als einem Jahr werden mehr als 20 Millionen Office-Lizenzen vertrieben. Im November 1997 zieht Clippy, die berühmt-berüchtigte Office-Büroklammer, als kleiner Helfer bei Word ein.

SharePoint Server 2001
Im Oktober 2000 erscheint Exchange Server 2000. Die Suite vereint E-Mail, Sprach- und Faxfunktionen. Im März 2001 kommt Microsoft Office SharePoint Portal Server 2001, mit dem sich Unternehmensportale mit Funktionen für Dokumenten- und Enterprise-Content-Management sowie Collaboration bauen lassen. Im Mai 2001 startet Office XP, im Oktober 2003 folgt Office 2003 mit Office SharePoint Portal Servers 2003.

Exchange Server 2003
Mit Exchange Server 2003 wirft Microsoft erstmalig das ausgediente Puzzle-Logo vorheriger Titel über Bord. Die Kooperationssoftware kommt im September 2003 in den Handel. Sie verfügt über eine Reihe neuer Filterfunktionen und unterstützt den mobilen Zugang zu Outlook. Es liegt den inzwischen umbenannten Windows-Small-Business-Server-Paketen in den Versionen Standard und Premium bei.

Office 2007
Mit Office 2007 wagt Microsoft im Januar 2007 einen großen Schritt. Die neue Benutzeroberfläche „Ribbon“ löst gemischte Reaktionen aus, das Design wird geliebt und gehasst. Trotz ausführlicher Betatests erscheint der Release inkonsequent: In den enthaltenen Versionen von OneNote, Publisher und Outlook fehlt die Ribbon-Leiste - dort hält sie erst Jahre später Einzug. Trotz zunehmender Konkurrenz durch Gratis-Produkte wie OpenOffice bleiben die Absatzzahlen stabil.

Office 2010 und Office 2010 Mac
Im Juni 2010 kommt Office 2010 in die Läden, Office 2011 für Macintosh folgt im Oktober. Erstmals werden reduzierte Programmteile der Software, sogenannte Office Web Apps, gratis zur Verfügung gestellt. Je nach Version enthält Office 2010 Programme wie Access, Publisher, OneNote oder PowerPoint. Die eigentliche Versionsnummer 13.0 wurde dabei aufgrund der negativen Konnotation der Zahl übersprungen; Microsoft gab der Suite einfach die Versionsnummer 14.0.

Office 2013
Mit einer an das Design von Windows 8 angepassten Oberfläche kommt Office 2013 im Januar des Jahres in die Läden. Die neue Office-Suite ist für die Bedienung mit Touchscreens optimiert und mit der Integration von Microsoft OneDrive lassen sich nun alle Dokumente in der Cloud abspeichern. Die Synchronisation mit einem lokalen Speicher erlaubt aber auch den Zugriff auf Daten ohne Internet-Verbindung. Skype und das Unternehmensnetzwerk Yammer sind Teil der Suite.

Schnell zu Datum springen

Um zu einem zukünftigen oder vergangenen Datum im Outlook-Kalender zu gelangen, müssen Sie nicht mühsam mit der Maus scrollen. Wesentlich einfacher geht es mit der Tastenkombination Ctrl+G. Geben Sie im folgenden Fenster das gewünschte Datum ein und klicken Sie auf OK. Wenn dieses im aktuellen Jahr liegt, genügt die Angabe von Tag und Monat.

Private Termine eintragen
Wenn Sie Ihren Outlook-Kalender für Arbeitskollegen freigeben, sollten diese die Details zu privaten Terminen nicht zu Gesicht bekommen. In Outlook 2003 kreuzen Sie beim Erstellen eines privaten Termins in der unteren rechten Ecke das entsprechende Feld an. Nun sehen die Kollegen lediglich, dass der Termin bei Ihnen besetzt ist. Anwender von Outlook 2007 finden dieselbe Option in der Multifunktionsleiste, versteckt hinter dem gelben Schloss-Symbol.

Aufgabenleiste anzeigen
Zu den auffälligsten Neuerungen in Outlook 2007 zählt die Aufgabenleiste. Diese wird standardmäßig rechts vom Posteingang unter dem Minikalender angezeigt. Aufgaben für den aktuellen Tag erstellen Sie direkt im Feld „Neue Aufgabe eingeben“. Spätere Aufgaben geben Sie unter Datei/Neu/Aufgabe ein. Dort lassen sich diese über mehrere Tage hinweg festlegen und mit einer Priorität versehen.

Geburtstage auflisten
Wenn Sie die Geburtstage Ihrer Kontakte in Outlook erfasst haben, können Sie diese als übersichtliche Liste anzeigen und ausdrucken. Öffnen Sie den Kalender und gehen Sie anschließend zu Ansicht/(Anordnen nach)/Aktuelle Ansicht/Ansichten definieren. Wählen Sie Jährliche Ereignisse und Kopieren. Tippen Sie Geburtstage ein und bestätigen Sie mit OK. Greifen Sie zu Filtern/Erweitert/Alles löschen. Fügen Sie in der Liste unter Feld/Alle Terminfelder/Betreff den Wert Geburtstag hinzu. Bestätigen Sie per OK/OK/ Ansicht übernehmen. Jetzt erscheint die Geburtstagsliste, die Sie auch ausdrucken können.

Kalender archivieren
Der Outlook-Kalender lässt sich nicht nur komplett, sondern auch jahresweise archivieren. Klicken Sie im geöffneten Kalender auf Datei/ Importieren/Exportieren. Wählen Sie nun In Datei exportieren/Persönliche Ordner-Datei (.pst) und klicken Sie auf Filter/Erweitert. Gehen Sie im Ausklappmenü zu Feld/Alle Terminfelder/Serienbeginn. Greifen Sie zur Bedingung am oder nach. Geben Sie unter „Wert“ das gewünschte Anfangsdatum ein, zum Beispiel den 1.1.2009. Bestätigen Sie per Zur Liste hinzufügen. Definieren Sie jetzt einen zweiten Filter mit dem Feld Serienende, der Bedingung am oder vor und dem Enddatum (in unserem Beispiel dem 1.1.2010). Fahren Sie per OK/Weiter fort und speichern Sie den Jahreskalender 2009 am gewünschten Ort ab.

Von Reto Vogt. Der Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PCtipp.