Das Jahr 2009 wird vor allem von Unsicherheit geprägt sein: Für die meisten Unternehmen ist unklar, wann, wie lange und vor allem wie stark sich die weltweite Wirtschaftskrise auf die eigenen Geschäftsergebnisse auswirken wird. Im Zuge der Wachstumseinbrüche - nicht nur an den Finanzmärkten - werden sich 2009 Markt-, Unternehmens- und Organisationsstrukturen in vielen Bereichen massiv verändern.
Vor diesem Hintergrund sind vor allem zwei Dinge gefragt: Flexibilität und Kosteneffizienz ohne dabei die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu gefährden. Hier können ITK-Technologien einen wichtigen Beitrag leisten. Allerdings besteht die Gefahr, dass die IT - und mehr noch die TK - in diesen turbulenten Zeiten einmal mehr als reine Utility wahrgenommen und primär operativ (muss problemlos laufen) und unter Kostengesichtspunkten (darf nicht zu viel kosten) betrachtet werden. Denn das Business wird 2009 vor allem mit der Bewältigung wirtschaftlicher Herausforderungen - teilweise auch mit dem reinen Überleben - kämpfen müssen und kaum den Kopf frei haben für visionäre ITK-Projekte mit nicht absehbarem Ausgang.
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Für CIOs gilt es 2009 also mehr denn je, Marketing in eigener Sache zu betreiben, um den Mehrwert ihrer Arbeit in Zeiten der Unsicherheit überzeugend herauszustellen. Während der strategische Wert der IT im Bewusstsein des Managements bereits weitgehend angekommen ist, wird die wachsende strategische Bedeutung der TK aber häufig noch völlig vernachlässigt. Damit verschenken Unternehmen die Chance, mit innovativen Kommunikationslösungen Kosten zu sparen, flexibler zu agieren und die Geschäftsbereiche bei ihren aktuellen Herausforderungen wirksam zu unterstützen.
CIOs sollten daher auf Ihrer Agenda 2009 der TK einen prominenten Platz einräumen und das strategische Profil der TK schärfen. Besonderes Augenmerk sollten sie dabei auf die folgenden fünf Punkte richten:
1. Softwarebasierte Lösungen
Traditionelle, hardwarebasierte TK-Lösungen sind teuer und unflexibel. Softwarebasierte Kommunikationslösungen dagegen, deren Funktionalitäten unabhängig von der eingesetzten Hardware umgesetzt werden können, sind kostengünstiger und bieten weit mehr Flexibilität.
Ihr wesentlicher Vorteil - im Gegensatz zu hardwarebasierten Lösungen - liegt darin, dass sich vielfältige TK-Funktionalitäten direkt in Anwendungssoftware integrieren lassen. Dadurch können Geschäftsbereiche bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt, Prozesse gestrafft und Kosten gesenkt werden. Beispielsweise lassen sich durch eine verbesserte Erreichbarkeit Bearbeitungszeiten und Abstimmungsprozesse verkürzen, Prozessdurchlaufzeiten senken und Reisekosten eingesparen.
Zudem erlauben softwarebasierte TK-Lösungen eine deutlich flexiblere und effizientere Administration als traditionelle TK-Anlagen. Durch organisatorische Veränderungen erforderliche Moves, Adds und Changes können zu deutlich geringeren Kosten und auch wesentlich schneller umgesetzt werden. Softwarebasierte Lösungen sind zudem leichter skalierbar - sowohl nach oben als auch nach unten.
2. Organisatorische Integration von IT und TK vorantreiben
Ein weiterer Vorteil softwarebasierter TK-Lösungen liegt darin, dass sie IP-basiert sind, und damit für IT und TK eine gemeinsame Infrastruktur genutzt werden kann. Das spart Hardware- und Administrationskosten. Von diesem Vorteil profitieren in Deutschland bereits knapp 40 Prozent der größeren Unternehmen, die in 2008 ein gemeinsames IP-Netz für Daten und Sprache nutzten.
Dennoch sind IT und TK in vielen Unternehmen organisatorisch noch weit voneinander entfernt - allen Beschwörungen der Konvergenz von IT und TK zum Trotz. So ist die TK-Infrastruktur schlimmstenfalls noch neben Wasser und Heizung im Facility-Management angesiedelt und bestenfalls in die IT-Abteilung integriert. In den meisten Unternehmen steht aber die partnerschaftliche und gleichwertige Zusammenarbeit von IT- und TK-Experten noch aus.
Damit verschenken die Unternehmen auch hier Potenzial: zum einen durch eine gemeinsame ITK-Abteilung Kosten zu senken und zum anderen die gebündelte Kompetenz von IT- und TK-Experten für eine echte Steigerung der Prozesseffizienz in den Fachabteilungen zu nutzen.
3. Zentralisieren
Die organisatorische Zusammenlegung von IT und TK hat einen weiteren Vorteil: Sie schafft die Voraussetzungen für eine kosteneffiziente Zentralisierung der TK-Administration.
Während nämlich Shared Services in der IT bereits ein alter Hut sind und kaum ein Unternehmen für jede Niederlassung eine eigene IT-Abteilung betreibt, verfügt häufig noch jeder einzelne Standort über eine eigene TK-Anlage. Mit einem Umstieg auf IP-basierte Lösungen kann die TK-Administration zentralisiert und den verschiedenen Standorten als Shared Service zur Verfügung gestellt werden. Das spart nicht nur Administrationskosten, sondern auch Gesprächsgebühren, wenn Telefonate zwischen den Standorten nicht mehr über das öffentliche Telefonnetz, sondern über ein firmeninternes WAN geroutet werden.
Zudem erhöhen Shared Services die Flexibilität und Agilität. Denn die Administration kann schnell und flexibel auf Organisationsveränderungen reagieren, zum Beispiel bei der Integration neuer beziehungsweise der Auslagerung bestehender Geschäftsbereiche oder bei der Zusammenlegung von organisatorischen Einheiten.
4. Alternative Bereitstellungsmodelle prüfen
Alternativ zum Shared-Services-Modell können TK-Funktionalitäten auch von einem externen Dienstleister als Managed Service oder im SaaS-Modell bezogen werden. Was die Auslagerung der Infrastruktur angeht, ist die IT der TK schon einen kleinen Schritt voraus - das könnte sich allerdings bald ändern. Denn die ITK-Anbieter werden 2009 mit zahlreichen neuen Serviceangeboten den Markt betreten. Denn auch sie wissen, dass in der aktuellen wirtschaftlichen Lage Budgets und Risikobereitschaft für die Umsetzung neuer TK-Projekte begrenzt sind. Transparente, monatliche Kosten mit flexiblen Nutzungsmodellen sind vor diesem Hintergrund äußerst attraktiv.
Daher sollten CIOs 2009 nicht nur für die IT, sondern auch für TK-Lösungen prüfen, ob neue Bereitstellungsmodelle und eine (Teil-)Auslagerung an einen Dienstleister in Betracht kommen.
5. TK-Business-Alignment
Insgesamt gilt es für ITK-Verantwortliche, das strategische Profil der TK zu schärfen, indem die Potenziale der TK für die Prozessoptimierung und strategische Vorteile stärker herausgestellt werden. Während das Thema IT-Business-Alignment die CIOs schon seit Jahren bewegt, herrscht in Bezug auf TK-Lösungen in den meisten Unternehmen nach wie vor technologieorientiertes Denken und Handeln vor. Neue Kommunikationslösungen werden immer noch vornehmlich nach ihren Funktionalitäten und direkten Kosten bewertet. Vernachlässigt wird, wie wichtig es für fast alle Geschäftsprozesse ist, dass Mitarbeiter effizient kommunizieren können und Ihnen die dafür notwendigen Technologien zur Verfügung stehen.
Dabei müssen sich TK- ebenso wie IT-Lösungen eng an den Anforderungen und dem Bedarf der Geschäftsbereiche orientieren. Dazu müssen die TK-Verantwortlichen aber die Prozesse ihrer Fachabteilungen und die damit verbundenen Herausforderungen genau kennen. Arbeiten sie Hand in Hand mit der IT, können sie so einen echten Mehrwert für das Business liefern, und das - dank IP-basierter Lösungen - zu gleichen oder gar geringeren Kosten als mit alten TK-Anlagen.
Letztlich sollte bei aller aktuellen Schwarzmalerei nicht vergessen werden, dass auch diese Krise ein Ende haben wird. Und dann muss eine gut funktionierende ITK schnell wieder Wachstum und Innovation unterstützen können.