Business Intelligence braucht klare Strukturen

Mehr als je zuvor dienen heute alle Bereiche eines Unternehmens als Informationsquelle für Entscheidungen. Mit dem Terminus „Business Intelligence“ ist deshalb längst nicht mehr nur die Suche nach Fakten innerhalb einzelner Business-Anwendungen gemeint. Stattdessen können mit aktuellen BI-Systemen viele Arten von Daten in die Suche einbezogen werden – von einzelnen E-Mails bis hin zu komplexen Kundendateien.

Eine Vielzahl an Daten erhalten Unternehmen auch im Rahmen von „Enterprise 2.0“-Anwendungen: So generieren neben Unternehmens-Wikis mehr und mehr Communities und Social-Media-Applikationen wichtiges Ausgangsmaterial für Marketing und Vertrieb. Ebenso haben sich mobile Anwendungen bereits als wichtige Informationsquellen erwiesen: Sie sorgen für eine Fülle an Daten, die jedoch aggregiert, analysiert und verständlich aufbereitet werden müssen.

Genau das allerdings funktioniert in den meisten Fällen nicht. Den Grund dafür sieht Dr. Robert Laube, Director & Service Line Lead für Business Intelligence beim IT-Beratungshaus Avanade, im Fehlen einer Gesamtstrategie: „Im Prinzip adressiert in vielen Unternehmen jede Abteilung nur ihre Einzelprobleme“, so Laube. Das liege nicht zuletzt an etablierten IT-Strukturen, knappen Budgets und klar getrennten Verantwortlichkeiten. Dadurch aber sei es für das übergeordnete Management häufig kaum möglich, direkt Geschäftsentscheidungen zu treffen, die auf belastbaren Daten beruhen.

Die Probleme fangen bereits bei einzelnen Namenskonventionen an: Was sich für eine Abteilung unter dem Begriff „Kosten“ summiert, muss nicht zwangsläufig mit der Definition von anderen Business Units übereinstimmen. Auch Verpackungseinheiten wie „Flasche“ sollten prinzipiell unternehmensweit einheitlich definiert werden. Weil das allerdings nicht immer passiert, sind Nacharbeiten von Hand in vielen Firmen an der Tagesordnung. So müssen Mitarbeiter Umrechnungen in mühevoller Kleinarbeit manuell durchführen und Tabellen aus verschiedenen Quellen in ein einheitliches Format bringen.

Klare Strukturen und leistungsfähige Tools

Die Lösung dieses grundlegenden Problems besteht für Laube in der Einrichtung einer „Data Governance“-Stelle. „Wer das Thema ernst nimmt, muss klare Strukturen und Verantwortlichkeiten in diesem Bereich etablieren“, rät der BI-Experte. Nur so ließen sich wichtige Stammdaten aktuell und die Datenqualität hoch halten. Laube: „Ohne diese Voraussetzungen ist der Output von BI meist kaum direkt zu gebrauchen.“

Laube rät zu einem zweigeteilten Ansatz. „Es muss bei einem BI-Projekt zuerst um die Abstimmung der Prozesse und Verantwortlichkeiten gehen. Erst dann kommen die Tools“, erklärt Laube das Vorgehen. Nur wenn sich verschiedene Abteilungen im Vorfeld koordinieren, einheitliche Standards und Definitionen etablieren und auch ihren gewünschten Output klar umschreiben, lässt sich Business Intelligence zielführend einsetzen. „Wer ist Herr der Daten?“, ist die Frage auf die eine klare Antwort gegeben werden muss, so Laube.

Erst beim zweiten Schritt eines BI-Vorhabens geht es um die Auswahl geeigneter Tools. Die eigentlichen Daten sind in vielen Unternehmen in einem SAP-System gespeichert. Relevante Bereiche dieses Gesamtvolumens werden daraus in Data Marts extrahiert. Dort laufen dann sämtliche Analysen und spezifische Reports werden generiert. Als Technologie dafür etabliert sich der SQL Server 2008 R2 von Microsoft zunehmend als Rivale bislang etablierter Systeme. Mit seinen in den vergangenen Versionen erheblich erweiterten Business-Intelligence-Funktionen stellt er auch für den Mittelstand eine preiswerte Alternative dar.

Der Vorteil dieser Lösung besteht darin, eine Menge Tools bereits als Bordmittel mitzubringen. Die Datenbank-Engine unterstützt nicht nur die relationale Speicherung sondern kommt auch mit XML-, Geo- und unstrukturierten Informationen zurecht. Über anpassbare ETL-Templates ermöglicht das System die „Extraktion“, die „Transformation“ und das „Laden“ von Informationen in die Data Marts. Dabei ist der SQL Server einfach konfigurierbar und kann jederzeit flexibel an die Bedürfnisse angepasst werden. Gerade in Sachen Administration zeigt er sich zudem wesentlich pflegeleichter als die Angebote anderer Anbieter.

Auch bei der Ausgabe der Daten ist der SQL Server 2008 R2 für alle Fälle gewappnet. Egal welches Format ein Entscheidungsträger sich wünscht – vom Standardreport bis hin zur detailreichen grafischen Darstellung – die Lösung liefert es. „Die Fähigkeit für ein Drill-through mit Berichten für jede Entscheidungsebene kommt ‚out-of-the-box’ mit. „Das macht das System auch für mittelgroße Unternehmen so attraktiv“, erklärt Laube. Außerdem ist es über die Microsoft Silverlight-Integration mit geringem Aufwand möglich, dynamische Intranet-Darstellungen zu erstellen. Damit lassen sich dann auch komplexe Daten in visuell ansprechender Form darstellen und interpretieren.

Altbekannte Werkzeuge und neue Herausforderungen

Als Frontend für die Weiterverarbeitung von Informationen setzen viele Unternehmen auf Microsoft Excel. Der Austausch mit dem SQL Server 2008 R2 Backend ist damit naturgemäß problemlos möglich. „Das Programm ist auf den meisten Rechnern ohnehin vorhanden und wird für unzählige Aufgaben genutzt. Die Benutzer sind mit der Bedienung vertraut und können sämtliche Auswertungen an ihre Bedürfnisse anpassen“, erklärt Laube. Damit sei es das ideale Werkzeug für Business Intelligence, gerade wenn es um ein flexibles und leicht anpassbares System für den Mittelstand geht. Zudem wird in vielen Firmen ohnehin mit der Kombination SAP-Excel gearbeitet. Mit dem „Einziehen“ einer weiteren IT-Schicht in Form des SQL Servers erweitern Unternehmen also ihren Handlungsspielraum, ohne auf gewohnte Strukturen verzichten zu müssen.

Sehr elegant ist ein Unternehmen mit dieser Lösung auch auf die Herausforderungen der „Enterprise 2.0“ vorbereitet: Gerade das Thema „Expert Source“ ist eine wichtige Komponente, die im Business-Intelligence-Bereich für weitere Dynamik sorgt. Hinter dem Terminus steht die Identifikation von Spezialisten innerhalb einer großen Organisation. „Oft wissen die Firmen gar nicht, welche Talente bei ihren Mitarbeitern schlummern. Diese gilt es zu finden und zu nutzen“, erklärt Laube. Gern genutzt für diese und andere Social-Enterprise-Zwecke ist die Microsoft-Lösung Sharepoint. Mit der Integration in ein BI-System bieten sich hier völlig neue Möglichkeiten. „Das Wissen der Firma kann damit praktisch auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Hier zeigt sich ganz deutlich, was Business Intelligence heute leisten kann“, so Laube. (ph)