Auf den ersten Blick erinnern die Fahrzeuge der Bw Fuhrpark Service in vielem an eine normale Autovermietung - wäre da nicht das Y-Kennzeichen der Bundeswehr. In den Mobilitätscentern, Servicestationen und Servicepunkten des Mobilitätsdienstleisters kann die Bundeswehr zivile Alltagsfahrzeuge, LKWs und Sonderfahrzeuge sowie handelsübliche Fahrzeuge mit militärischer Sonderausstattung bedarfsgerecht mieten. Die Fahrzeugflotte umfasst rund 26.000 Fahrzeuge.

Mobilitäts-Services weiterentwickelt …

Die Bw Fuhrpark Service hat seit der Gründung 2002 ihr Dienstleistungsportfolio getreu dem Unternehmensmotto "Mobilität nach Maß" kontinuierlich weiterentwickelt. Es reicht heute von der Langzeit- und Kurzzeitmiete über Carsharing bis hin zu Chauffeurdiensten und dem Management von Altfahrzeugen der Bundeswehr. Das gilt sowohl für den Betrieb im Inland als auch für Übungen und laufende Einsätze weltweit.

"Um unseren Kunden im Bereich des Flottenmanagements kostengünstige, marktfähige und maßgeschneiderte Services von hoher Qualität anbieten zu können, benötigen wir durchgängige und hoch automatisierte Geschäftsprozesse", erklärt Kiumars Farhur, Leiter IT und Gesamtprojektleiter SAP bei Bw Fuhrpark Service.

… und jetzt auch die IT

Die in der Vergangenheit gewachsene sehr heterogene IT-Landschaft hat bisher die Endanwender nicht optimal bei der Durchführung ihrer Aufgaben unterstützt. Die Kernprozesse hatten zu viele Schnittstellen oder waren über die Verbindungsstelle "Mitarbeiter" nur unzureichend miteinander verbunden. 2007 startete Bw Fuhrpark Service unter dem Projektnamen "HELIOS" daher die Neuausrichtung ihrer IT auf der Basis von SAP.

Ziel war der Aufbau einer integrierten und hochverfügbaren IT- und Prozessplattform, die unternehmensweit Geschäftsabläufe nahtlos miteinander vernetzt und automatisiert. Zugleich wollte das Unternehmen damit die Voraussetzungen für eine noch bessere Zusammenarbeit und Kommunikation mit der Bundeswehr schaffen, die ebenfalls ein SAP-Projekt durchführt.

6 statt 24 Arbeitsschritte

Zunächst implementierte der Mobilitätsdienstleister SAP ERP für die Geschäftsprozesse in der Finanzbuchhaltung und im Controlling sowie in der Materialwirtschaft. Die Personaldaten der Angestellten und der rund 1.800 von der Bundeswehr beigestellten Mitarbeiter werden in der separat installierten Personalmanagementlösung SAP ERP HCM verwaltet.

In bestimmten Bereichen ergänzen integrierte SAP-Add-On-Lösungen die ERP-Standardfunktionen. Zum Beispiel konnte das Unternehmen auf diese Weise für seine jährlich rund 200.000 Eingangsrechnungen einen automatisierten, elektronischen Arbeitsfluss realisieren. Dadurch hat sich die Anzahl der Arbeitsschritte von bisher 24 auf sechs reduziert und die Rechnungen werden deutlich schneller bearbeitet und freigezeichnet, was zu geringeren Prozesskosten führt.

Potenziale im Einkauf ausschöpfen

Zusätzliche Leistungs- und Einsparpotenziale will man auch im Einkauf erschließen. Seit Juli 2010 erfolgt deshalb die dezentrale Beschaffung aus Rahmenverträgen über SAP SRM. Die Integration der Lieferanten in die Lösung setzte der Logistikdienstleister mit der SAP-Anwendung für die Prozessintegration (SAP NetWeaver PI) um.

Diese ermöglichte auch die Verknüpfung der eingeführten SAP-Lösungen mit einer Java-basierten Individualentwicklung namens DSW. Mit dieser führt Bw Fuhrpark Service kundenspezifische Abläufe bei der Fahrzeugdisposition und Vermietung wie auch deren Faktura und die Reklamationsbearbeitung durch - quasi dem "Herzstück" der Firma. Prozesse "rund um das Fahrzeug", von der Beschaffung und Zulassung über das Fristenmanagement bis hin zur Aussteuerung, unterstützt die individuell angepasste Branchenlösung SAP Dealer Business Management (SAP DBM).

Künftig soll zudem ein Management-Reporting die Wertschöpfungsketten transparenter machen und so die Unternehmensplanung und -steuerung verbessern. Die entsprechenden Kennzahlen und Auswertungen dazu wird eine integrierte Business-Intelligence-Lösung liefern, die auf SAP NetWeaver BW und dem SAP BusinessObjects-Portfolio basiert.

Von A bis Z dokumentiert

Um die einzelnen SAP-Implementierungsprojekte zügig durchführen zu können, setzt das Projektmanagement bei Bw Fuhrpark Service den SAP Solution Manager als zentrale Service- und Support-Plattform ein. Darin werden alle im Rahmen des Einführungsprojekts durchgeführten Änderungen in den SAP-Systemen von A bis Z stringent dokumentiert. Zudem lassen sich so Störungen beziehungsweise Fehler jederzeit auswerten und präzise beheben. Die IT-Leitung will mit dem Softwarewerkzeug künftig auch die produktiven IT-Prozesse überwachen sowie analysieren und so Informationen zur weiteren Prozessoptimierung und Kostenreduzierung erhalten.

Hochverfügbare IT, wenige Server

Die reibungslose Abwicklung der operativen Geschäftsprozesse und eine hohe Qualität bei kundenorientierten Dienstleistungen garantiert ein Hochverfügbarkeitsszenario. Darin ist jedes produktive SAP-System mit mindestens zwei Applikationsservern ausgestattet. Alle wichtigen Software- und Hardware-Komponenten sind - basierend auf Microsoft Cluster Service - redundant ausgelegt. Die ausfallsicheren IT-Prozesse erhöhen auch die Zufriedenheit der Endanwender.

Zugleich verwirklichte das Unternehmen in Eigenregie ein intelligentes Virtualisierungs-Konzept für die SAP-Entwicklungs- und Testsysteme. So kommt man im Rechenzentrum mit wenigen physischen Servern aus. Das erhöht die Energieeffizienz und senkt gleichzeitig die Betriebskosten.

SAP auf der grünen Wiese eingeführt

Um das anspruchsvollen Projekt komplett in Eigenregie durchzuführen, reichten die internen Ressourcen jedoch nicht aus. Hinzu kam, dass der Aufbau und die Implementierung der SAP-Systeme praktisch "auf der grünen Wiese" erfolgten. Deshalb suchte Bw Fuhrpark Service Unterstützung durch externe IT-Dienstleister. Nach einem Vergabeverfahren und sorgfältigen Prüfungen fiel die Wahl auf ein mittelständisches Konsortium.

Dieses setzt sich aus den Firmen Weisser + Böhle Consulting als Generalunternehmer (SAP ERP, BI/BO, SRM) sowie Basycs (SAP-Basis), Mieschke Hofmann und Partner (SAP DBM), Exxcellent solutions (DSW), Prof. Becker GmbH (SAP SCM), FIS Informationssysteme (Rechnungsworkflow, Dokumentenmanagement), Open Text (DMS/Archiv/Fahrzeugakte), Iprocon (SAP ERP HCM, HCM-Portal) und Cubeserv (BI-Portal) zusammen.