E-Procurement bezeichnet die elektronische Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen und beginnt im eigentlichen Sinne schon mit der Verwendung eines Online-Shops. Jedoch wird der Begriff E-Procurement im heutigen Sprachgebrauch eher für vollständige Systeme zur weitgehend automatisierten Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen verwendet.
Warum E-Procurement gerade für Büro- und Betriebseinrichtungen eine große Rolle spielt, erklärt UDOBÄR-Geschäftsführer Peter Weichert anhand einer klassisch-betriebswirtschaftlichen ABC-Analyse: "Güter für Büro- und Betriebseinrichtung sind so genannte C-Teile. Sie machen durchschnittlich nur 15 Prozent des Einkaufsvolumens eines Unternehmens aus, verursachen dabei aber bis zu 90 Prozent des Aufwandes." Einem vergleichsweise geringen Wert stehen enorm hohe Beschaffungskosten gegenüber, weil diese Artikel meist in vielen einzelnen Bestellvorgängen zu verschiedenen Zeitpunkten mit jeweils geringen Stückzahlen beschafft werden. Und gerade hier liefern E-Procurement-Projekte enorme Einsparpotentiale für Unternehmen.
E-Procurement spart Zeit und Kosten
Es bietet zum Beispiel die Möglichkeit, mit einem Bestellvorgang über das System gleichzeitig bei verschiedenen Lieferanten zu ordern. Diese Bedarfsbündelung führt zu deutlich schnelleren Prozesszeiten. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Bestellung von C-Artikeln auf ausgewählte Mitarbeiter übertragen werden kann. Das entlastet den Einkauf und dieser kann sich verstärkt auf strategische Aufgaben, wie dem Aushandeln von Rahmenverträgen und der Lieferantenauswahl konzentrieren. Der Mitarbeiter kann dann im vorher festgelegten Rahmen Bestellungen tätigen die über einen automatischen Genehmigungsablauf freigegeben werden. Die bestellten Waren können dabei direkt beim Bestellvorgang den entsprechenden Sachkonten zugeordnet werden, so dass bei Buchung des Wareneingangs auch ein automatischer Zahlungsablauf eingeleitet werden kann. Für die Zahlungsabwicklung stehen dann neben den herkömmlichen auch elektronische Verfahren mittels Purchasing-Card-Dienstleiter, digitalem Rechnungsaustausch oder Einsatz des Gutschriftenverfahrens zur Verfügung.
Boticor liefert den Online-Handelsplatz
Um E-Procurement auch für mittelständische Unternehmen nutzbar zu machen verwendet UDOBÄR den Online-Marktplatz Boticor. Dieser bietet den Vorteil, dass die Basisfunktionen für neue Kunden ohne großen Zeitaufwand frei geschaltet werden können, aber auch weitergehende Funktionen wie zum Beispiel die Anbindung an ein bestehendes Warenwirtschaftssystem möglich sind. Die Verwendung der Basisfunktionen ist für Kunden kostenfrei.
Über Boticor hat der Kunde direkten Zugriff auf den UDOBÄR-Katalog, in dem das Handelsunternehmen über 30.000 Produkte von rund 300 verschiedenen Lieferanten aus den Bereichen Büro- und Betriebseinrichtung anbietet. Darüber hinaus können auch weitere Kataloge von Fremdanbietern (z.B. IT-Lieferanten) integriert werden, so dass nahezu die komplette Beschaffung eines Unternehmens über diese Plattform abgebildet werden kann.
Produkte im elektronischen Katalog auswählen
Der eigentliche Bestellablauf ist dann für den Kunden denkbar einfach. Nachdem der Anwender sich in das System eingeloggt hat, stellt er aus dem Katalog die gewünschten Teile zusammen. Dafür stehen ihm umfassende Such- und Filterfunktionen zur Verfügung, welche ihm sowohl einen schnellen Überblick über die gesuchten Produkte verschafft, aber auch detaillierte Produktbeschreibungen und Bilder liefern, um die angebotenen Produkte zu vergleichen. Die ausgewählten Produkte werden dann den entsprechenden Sachkonten zugeordnet und in einer Bedarfsanforderung zusammengefasst. Diese wird dem Genehmigungsberechtigten angezeigt. Sobald dieser seine Genehmigung erteilt, wird automatisch der eigentliche Bestellvorgang ausgelöst und die Daten ans System übertragen. Auch mehrstufige Genehmigungsverfahren sind möglich. Innerhalb kürzester Zeit erhalten die verschiedenen Lieferanten die Bestellung und versenden die gewünschten Artikel. Wird dann bei Erhalt der Ware der Wareneingang gebucht, kann ja nach Zahlungsart und Stand der Systemintegration manuell oder automatisch der Rechnungs- und Zahlungsvorgang ausgelöst werden.
Elektronische Beschaffung geht auch ohne ERP-System
Mit dem Online-Marktplatz Boticor bietet UDOBÄR seinen Kunden eine E-Procurement-Anwendung, welche die Arbeitsabläufe effizienter gestalten und Kostensenkungspotentiale voll ausnutzen kann. Die Möglichkeit das System auch ohne ein vorhandenes ERP-System zu nutzen, macht es auch für mittelständische Unternehmen ab einem gewissen durchschnittlichen Bestellvolumen zur idealen Lösung für die Beschaffung.