Mit Office 365 erscheint die zweite Generation der Cloud-Services von Microsoft. Die Anwendungslösung - derzeit im Public Beta Stadium - verbindet die vertraute Office-Desktop-Suite mit den neuen, cloudbasierten Microsoft-Online-Diensten für Kommunikation und Zusammenarbeit.

Ohne einen eigenen Server betreiben zu müssen können mit Office 365 die aktuellen Server-Lösungen aus der Microsoft Public Cloud genutzt werden. Der Office 365 Service enthält die 2010er-Versionen der Office-Server Microsoft Sharepoint Online, Microsoft Exchange Online und Microsoft Lync Online, letzeres ist der Nachfolger des Office Communication Servers.

Neben den Office-Servern bietet der Cloud-Service auch die Office Web Apps an. Bei den Office Web Apps handelt es sich um funktionsmäßig abgespeckte Versionen von Word, Excel, Powerpoint und Onenote, die im Browser laufen. Durch die Integration der Office Web Apps und SharePoint 2010 können Nutzer von überall Dokumente in den Bibliotheken direkt im Browser öffnen, ohne dass auf dem entsprechenden Computer eine damit verknüpfte Anwendung installiert sein muss.

Alle Cloud-Dienste sind nahtlos miteinander verzahnt, und werden als abonnementbasierter SaaS-Service (Software as a Service) angeboten, gehostet in den Microsoft eigenen Cloud-Rechenzentren. Die Administration auf Nutzerseite erfordert keine komplizierte Ausbildung oder Zertifizierung, sondern besteht allein in der Konfiguration der User und der gewünschten Dienste.

Von BPOS zur Office 365

Office 365 ist der direkte Nachfolger der Business Productivity Online Suite (BPOS). Der sperrige Begriff wurde nun durch einen eleganteren Namen ersetzt. Wichtiger aber ist: Während BPOS noch auf den 2007er Produktgenerationen von Sharepoint und Exchange basierte, baut Office 365 auf der 2010er Generation auf und bietet gerade für etablierte IT-Infrastrukturen wichtige Neuerungen.

Im Unterschied zu BPOS sind bei Office 365 aber nicht nur die neuen Versionen der bisherigen Dienste beziehungsweise gehosteten Server dabei, sondern auch die Office Web Apps von Word & Co. Außerdem besteht nun auch die Option, Microsoft Office Professional Plus als lokale Desktop-Software gleich mit zu mieten.

Völlig neu erscheint Benutzern auch die Oberfläche von Office 365. Während BPOS noch mehrere Konsolen für verschiedene Aufgaben bereitstellte, steigen nun alle User auf einer einheitlichen Startseite ein. Von hier aus eröffnet sich der Zugang zu E-Mail und Kalender mittels Outlook Web Access (OWA), der Zugriff auf Dateien via Sharepoint-Portal oder die Installation von Office 2010 und des Lync Clients. Auch der neue Administrationsbereich wird von hier aus aufgerufen.

Wie Unternehmen profitieren

Von der Verknüpfung der Vorteile der Microsoft-Office-Software mit denen von Cloud-Computing profitieren vor allem Unternehmen und deren Personal. Mitarbeiter können von unterwegs auf ihre Geschäfts-E-Mails, Kalender und Kontakte zugreifen, gemeinsam mit Kollegen ein Dokument bearbeiten oder Webkonferenzen mit ihren Kollegen, Kunden und Partnern durchführen.

Eine Umstellung auf eine neue Oberfläche entfällt, Anwender arbeiten auch bei den Cloud-Versionen mit dem vertrauten Office-Frontend. Zudem funktioniert auch Offline-Software wie Microsoft Office im Zusammenspiel mit Office 365 - es gibt also nicht den Zwang, nur noch online arbeiten zu können.

Unternehmen steigern mit dem Einsatz von Office 365 deutlich ihre Flexibilität und sparen gleichzeitig Kosten. Eigenaufwand und Vorinvestition für den IT-Betrieb entfallen bei der Nutzung des Cloud-Services. Die Dienste sind nach der Buchung sofort innerhalb weniger Minuten nutzbar, die Einrichtung erfordert kein tiefgreifendes IT-Wissen. Updates werden von Microsoft eingespielt und Sicherungen ebenfalls von Microsoft angelegt. Eine aufwändige IT ist nicht erforderlich, denn die Produkte werden direkt via Internet aus dem Microsoft Rechenzentrum genutzt.

Ein weiteres Plus: Lizenzkosten werden zu Mietkosten. Statt der üblichen Lizenzgebühren wird pro Nutzer und Monat im Rahmen eines simplen Mietmodells abgerechnet - entsprechend des realen Bedarfs. Zudem sorgen vertraglich zugesicherte Service Level Agreements für über 99,9 % Verfügbarkeit und hohe Sicherheitsstandards in den Microsoft-Rechenzentren.

Enge Verzahnung - Beispiel Sharepoint

Durch die enge Verzahnung von Exchange Online mit SharePoint, Lync , Office und den Office Web Apps erhalten Unternehmen mit Office 365 eine umfangreiche Suite für Kommunikation und Zusammenarbeit. Die drei Server Exchange Online, Sharepoint Online und Lync Online bieten annähernd den Funktionsumfang ihrer On-Premise-Pendants. Microsoft bietet für jeden Server-Dienst sowie für die Themen "Sicherheit" und "Identität" online eine Vergleichsliste an, die die Unterschiede zwischen den On-Premise- und den Online-Versionen gegenüberstellt. Diese Liste finden Sie im Anhang der Office 365 Beta Service Descriptions bei jedem entsprechenden Dokument.

Als Drehscheibe für die Online-Zusammenarbeit fungiert SharePoint Online - die cloudbasierte Version von SharePoint Server 2010.. Geschäftsanwender können von jedem Standort aus SharePoint-Funktionen für Online-Zusammenarbeit, Informationsverwaltung und Suche nutzen.

Client-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint beispielsweise können direkt aus Office 365 auf Sharepoint Online zugreifen, so dass Nutzer Dokumente in gewohnter Weise erstellen und diese anschließend in den SharePoint-Arbeitsbereichen speichern können. Das lästige und meist inkonsistente Verschicken von aktualisierten Versionen per E-Mail wird deutlich reduziert. In den SharePoint-Arbeitsbereichen lassen sich die Dokumente mittels detaillierter Zugriffsberechtigungen für andere Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens bereitstellen und abrufen. Mithilfe des SharePoint Online-Webportals und der Office Web Apps können auch gleichzeitig mehrere Personen in Echtzeit an Dokumenten arbeiten.

Hier eine kurze, stichwortartige Zusammenfassung, was mit Sharepoint Online möglich ist:

• Die Verwaltung und Freigabe wichtiger Dateien und Dokumente (My Sites, Teamwebsites)

• Die Optimierung der Teamarbeit und die Verwaltung wichtiger Projekte (Teamwebsites, Teamkalender)

• Der stets aktuelle Zugang zu Unternehmensinformationen und -nachrichten (Intranet-Websites, Wikis, Blogs, Suche)

• Die sichere Freigabe von Dokumenten für Kunden und Partner (Extranet-Websites)

• Das Marketing über eine öffentliche Internet-Website

Unterschiedliche Anforderungsprofile

Durch die modular buchbare Zusammensetzung eignet sich Office 365 grundsätzlich für Unternehmen aller Größen mit unterschiedlichsten Anforderungsprofilen. Egal ob lokal installiert oder als Office Web Apps - die Kombination der vertrauten Microsoft Office Umgebung mit leicht lernbaren und nutzerfreundlichen, webfähigen Server-Diensten bietet hohe Sicherheit, Zuverlässigkeit und Kontrolle, die für jeden Geschäftsbetrieb notwendig ist.

Einige Analysten sehen den Nutzen von Office 365 vor allem bei kleineren Unternehmen, die bislang keine entsprechenden Server einsetzen bzw. keine entsprechende IT-Infrastruktur betreiben. Sie profitieren besonders von dem Cloud-Service mit den abrufbaren On-Demand-Angeboten - und das bei planbaren Kosten. Solche kleinere Betriebe mit wenig lokaler Infrastruktur können ausschließlich auf die Cloud-Services setzen.

Für größere Unternehmen mit einer etablierten IT-Infrastruktur sind Hybid-Modelle oft eine zentrale Strategie. Hybrid-Modelle erlauben kombinierte IT-Gesamtstrukturen, die aus der Koexistenz von On-Premise- und Online-Diensten das Optimum herausholen. Dies kann ein temporäres Übergangsszenario sein - wenn Cloud-Services etwa schrittweise eingeführt werden - oder auch eine dauerhafte Lösung.

Unterschiedliche Produktbündelungen sollen deshalb sowohl Kleinstunternehmen, den Mittelstand als auch Großunternehmen ansprechen. Der Mietpreis richtet sich nach dem gewählten Funktionsumfang und startet bei 5,25 Euro pro Anwender und Monat. Darin enthalten sind die Office Web Apps, Exchange, Lync sowie Rund-um-die-Uhr-"Online Community-Support". Es handelt sich hierbei um einen klassischen, stark standardisierten Service, der ohne große Betreuung durch IT-Spezialisten genutzt werden kann.

Microsoft bietet den Kunden auch die Option Microsoft Office in der Version Office Professional Plus als Bestandteil von Office 365 zu mieten. Ab 22,75 Euro pro User und Monat kann Office Pro Plus lokal installiert gemeinsam mit Online-Diensten wie E-Mail, Voicemail, Instant Messaging, Online-Konferenzen und Dokumenten-Management genutzt werden.

Vertrieben wird Office 365 über Telekommunikationspartner wie Vodafone und direkt über das Selbstbedienungsportal Microsoft Online Services. Dort können sich Kunden die gewünschten Dienste zusammenklicken und per Kreditkarte oder Rechnung bezahlen. Der dritte und klassische Vertriebsweg führt über qualifizierte Microsoft-Partner, die auch die Einrichtung von Office 365 und bei Bedarf die laufende Betreuung übernehmen. Deutsche Microsoft-Partner finden Sie auf einem eigens dafür eingerichteten Office-365-Marketplace.