Das elektronische Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem des Landes Brandenburg EL.DOK BB wurde im Ministerium des Innern erfolgreich in Betrieb genommen. Das meldet die Landesverwaltung zusammen mit dem Hersteller. Seit Anfang Mai arbeiten vorerst rund 150 Nutzer mit der E-Government-Standardlösung Prodea von SER, einem Hersteller von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management. Alle Vorgänge, Akten und Dokumente aus dem abgelösten Altsystem wurden nach eigenen Angaben erfolgreich in das neue System überführt.
Im April 2008 hat das Kabinett in Potsdam die Einführung eines einheitlichen Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems zur Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung - vorerst auf Ministerialebene - in der Landesverwaltung Brandenburg beschlossen. Mit der Entscheidung für ein landesweit einheitliches System folgt Brandenburg anderen Ländern wie Bayern, Hessen und Sachsen.
Rund 15.000 Akten sowie Vorgänge und über 160.000 Dokumente wurden aus dem Altsystem Domea in das neue EL.DOK BB in der richtigen Struktur mit allen Zusammenhangsdaten, zum Beispiel Schlusszeichnungen, überführt. Damit sei ein Meilenstein im Projekt erreicht, hieß es. Nach dem Innenministerium sollen jetzt auch die übrigen Ministerien und die Staatskanzlei an das System angeschlossen werden, so dass zuerst 2.500 Nutzer mit EL.DOK BB arbeiten können. Später soll die vollständig elektronische Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung in der gesamten brandenburgischen Landesverwaltung zum Einsatz kommen. Die bisherigen Papierakten werden dann weitgehend abgelöst sein.
Mit der Einführung von EL.DOK BB soll den Beschäftigten der Landesverwaltung Brandenburg eine moderne Informationstechnologie zur elektronischen Aktenhaltung, Vorgangsbearbeitung und zur virtuellen Zusammenarbeit zur Verfügung gestellt werden. Ziel ist es, die Arbeitsprozesse zu beschleunigen, eine zeitgemäße, organisatorisch schlanke und wirtschaftlich arbeitende Verwaltung zu verwirklichen und die Wirksamkeit der Verwaltung dadurch insgesamt zu verbessern.
Change-Management half bei der Akzeptanz des Projekts
Zur Umsetzung dieses Projektes setzt die Landesverwaltung auf eine Standardsoftware, die an die speziellen Belange des Landes angepasst wurde. Die ausgewählte Lösung hat sich im Rahmen einer EU-weiten den Zuschlag erhalten. Seit Ende des Jahres 2009 waren die Anpassungsarbeiten am System soweit gediehen, dass seither eine Konsolidierungsphase zur Stabilisierung des Systems und für den Feinschliff genutzt werden konnte. Vom 29. April bis 2. Mai 2010 wurde im Ministerium des Innern die Migration in der Abteilung I zur Ablösung des Altsystems erfolgreich vorgenommen.
„Die mit der Systemeinführung einhergehenden Änderungen stoßen erfahrungsgemäß nicht nur auf Gegenliebe sondern bedürfen der intensiven Information und Vorbereitung der zukünftigen Nutzer auf die Systemnutzung", schreiben die für die Umsetzung Verantwortlichen. Um eine große Akzeptanz für dieses komplexe Binnenmodernisierungsprojekt zu erreichen, wurde das Projekt deswegen durch ein Change-Management begleitet. Die IT des Landes ist zufrieden: „Insbesondere für das Projektteam im Ministerium des Innern war es ein besonderer Moment, als EL.DOK (neu) am 3. Mai 2010 angeschaltet werden konnte."
Im Rahmen des 7. E-Government-Wettbewerbs 2007 hatten Bearing Point und Cisco das Innenministerium des Landes Brandenburg bereits mit dem Preis in der Kategorie Verwaltungsinterne Prozesse ausgezeichnet. Begründung: "Es verringert die Fehlerquote in der Aktenbearbeitung und unterstützt die Telearbeit durch einen leichteren Zugriff auf Dokumente." Die Jury überzeugte vor allem die Darstellung des Change-Management-Ansatzes, der auch die Mitarbeiter bei der geplanten Einführung der Lösung einbezog. So hieß es. "Besondere Beachtung verdient das Management bei der Einführung des neuen Systems. Es bezog die Mitarbeiter vorbildlich mit ein und trug so dazu bei, dass das neue System von allen schnell akzeptiert wurde."