Unternehmen, die Lösungen für das Business Process Management (BPM) "richtig" einsetzen, können damit ihre Geschäftsprozesse agil und flexibel gestalten sowie nachhaltig optimieren. Im Ergebnis führt das zu mehr Geschäftsintelligenz und erhöht die Wettbewerbsfähigkeit.
BPM: Theorie und Praxis klaffen auseinander
Soweit die Theorie. Die Praxis sieht anders aus, wie das US-Marktforschungsinstitut Aberdeen in der Studie "BPM Accelerated. Slashing Cost and Time with Agile Business Processes" herausfand. Nach wie vor dominieren in Unternehmen manuelle und damit papiergebundene Prozess-Strukturen. Die Folgen sind ineffiziente Geschäftsabläufe und hohe Prozesskosten, die das Wachstum hemmen.
Das wichtigste Ziel, welches Firmen mit BPM-Projekten verfolgen, ist deshalb, die Verringerung operativer Kosten sowie eine Erhöhung der kurz- sowie mittelfristigen Liquidität (Cash-flow). Das gaben knapp die Hälfte (49 Prozent) der Befragten an.
Für 46 Prozent ist die Verbesserung von Geschäftsprozessen das primäre Ziel. Bei 24 Prozent soll BPM helfen, die Beziehungen zu Kunden zu intensivieren und 18 Prozent wollen damit geschäftliche Abläufe vereinfachen.
Geringere Prozesskosten, höhere Produktivität
Der geschäftliche Nutzen des Geschäftsprozess-Management liegt auf der Hand. Am besten lässt sich dies bei Unternehmen nachweisen, die BPM-Vorhaben besonders erfolgreich umgesetzt haben - den sogenannten Best-in-Class-Firmen.
Diese konnten seit der Einführung von BPM ihre Prozesskosten innerhalb von 12 Monaten um 18 Prozent reduzieren. Zum Vergleich: Durchschnittsbetriebe (Average) schafften nur fünf Prozent. Bei den als Laggards bezeichneten Nachzüglern stiegen die Kosten im selben Zeitraum sogar um vier Prozent.
Die Klassenbesten haben auch Geschäftsprozess-Zyklen, etwa bei der Bearbeitung von Kundenreklamationen oder den Durchlaufzeiten in der Fertigung, um 16 Prozent verkürzt. Durchschnittsfirmen gelang nur die Verkürzung um magere fünf Prozent und Laggards brauchen sogar mehr Zeit für die Abwicklung von Geschäftsabläufen.
Nicht zuletzt steigerten Best-in-Class-Betriebe ihre Produktivität über das Jahr um 17 Prozent. Durchschnittsfirmen schafften nur vier Prozent. Bei den Faulpelz-Unternehmen registrierten die Marktforscher sogar einen Rückgang der Produktivität um zwei Prozent.
BPM ist mehr als IT
Trotz des klaren und nachweisbaren geschäftlichen Nutzens, machen viele Firmen den Fehler, BPM-Software und -strategien nur aus IT-Sicht und bezogen auf den Endbenutzer zu installieren und umzusetzen.
Hier können der Industrie-Durchschnitt sowie die Nachzügler noch viel von den Best-in-Class-Betrieben lernen. Letztere verbessern ihre Geschäftsprozesse durch einen Mix aus strategischen und organisatorischen Maßnahmen sowie effizienter Technologie-Unterstützung durch BPM-Tools.
48 Prozent der Befragten gaben an, im ersten Schritt mehr Durchblick in Arbeitsabläufe bringen zu wollen. Dazu identifizieren sie ihre Kerngeschäftsprozesse sowie deren Schwächen und erarbeiten Verbesserungsmöglichkeiten. Bei allen anderen Firmen gehen nur 41 Prozent so vor.
Ein Drittel der Klassenbesten weitet BPM im zweiten Schritt auf weitere Geschäftsabläufe aus. Im dritten und letzten Schritt werden die Prozesse schließlich mithilfe von BPM-Tools durchgängig IT-gestützt gestaltet und bislang vorhandene Medienbrüche eliminiert.
Unternehmenskultur behindert BPM
Neben der Fixierung auf die Technologie gibt es noch weitere Hindernisse für die erfolgreiche Umsetzung einer BPM-Strategie. So gaben 48 Prozent der Befragten an, dass sie dafür nicht über das nötige Know-how verfügen. Ein Drittel tut sich schwer damit, entsprechende Geschäftsszenarien für BPM aufzubauen.
Erstaunliche 44 Prozent teilten mit, die mit der Umsetzung einer BPM-Strategie verbundenen Herausforderungen seien mit ihrer Unternehmenskultur nicht vereinbar. Dass dies nicht mehr als eine faule Ausrede ist, um längst notwendige Veränderungen anzugehen, zeigt ein weiteres Studienergebnis.
Unternehmen, deren BPM-Projekte erfolgreich sind, haben ihr Geld gut angelegt. Die Klassenbesten erzielen für ihre BPM-Investitionen binnen eines Jahres einen durchschnittlichen ROI (Return on Investment) von 147 Prozent. Die Durchschnittsfirmen erreichten immerhin noch einen ROI von 128 Prozent. Kaum überraschend ist, dass die Nachzügler unterdurchschnittlich abschnitten und mit 91 Prozent den Break-Even nicht erreichten.
Weltweit 200 Firmen befragt
Für die Untersuchung befragten die Marktforscher von Aberdeen CEOs, Manager und IT-Leiter aus weltweit 200 Firmen verschiedener Branchen. 21 Prozent der Befragten kommen aus der Hightech- und Software-Branche, 18 Prozent aus der diskreten Fertigung und jeweils zehn Prozent aus dem Finanzdienstleistungs- sowie dem öffentlichen Sektor.
Knapp drei Viertel der befragten Firmen kamen aus Nordamerika, 16 Prozent aus EMEA (Europe, Middle East and Africa) und zehn Prozent aus dem asiatisch-pazifischen Raum. 63 Prozent der Unternehmen beschäftigen mehr als 1.000 Mitarbeiter. 27 Prozent haben zwischen 100 und 999 Beschäftigte, die restlichen zehn Prozent weniger als 100 Mitarbeiter.