Die Vergabe öffentlicher Aufträge gibt immer wieder Anlass für Diskussionen. Die unterlegenen Bieter in einem Ausschreibungsverfahren zweifeln oft daran, dass alles mit rechten Dingen zugegangen ist, und fordern transparentere Beschaffungsprozesse.
Unter der Bezeichnung "Reproc" (References Procurement) hat der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) nun ein Projekt gestartet, in dessen Rahmen die öffentlichen Auftraggeber den Einkauf von Produkten und Dienstleistungen auf medienbruchfreie elektronische Abläufe umstellen sollen. Das Vorhaben wird - aufgrund eines Bundestagsbeschlusses - vom vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) gefördert.
Im ersten Schritt hat der BME mit Verbundpartnern der öffentlichen Hand das Referenz-Prozessmodell entwickelt. Es bildet die Abläufe in der öffentlichen Beschaffung ab: von der Bedarfsentstehung über die Vergabe bis zur Bedarfsdeckung. Wie der BME verspricht, haben auf diese Weise alle Projektbeteiligten und Prüfberechtigten jederzeit Einblick in alle Stufen des Beschaffungsprozesses.
Das Modell decke keineswegs nur den Einkauf von Standardprodukten ab, beteuert die Reproc-Projektleiterin Martina Jungclaus vom BME, sondern eigne sich auch für die Beschaffung sicherheitsrelevanter beziehungsweise -sensibler Produkte und Dienstleistungen wie Polizei- und Behördenfunk.
In einem Pilotprojekt wurde das Modell auf Vollständigkeit, Optimierungsmöglichkeiten und Individualisierungsbedarf geprüft sowie eine quantitative Aufwandsermittlung vorgenommen. In den kommenden Monaten sollen weitere Institutionen das Reproc-Modell mit ihren bisherigen Beschaffungsprozessen vergleichen, darunter die Bundesagentur für Arbeit und die Deutsche Rentenversicherung. Veröffentlicht ist das Modell unter www.reproc.de.
Kennzahlen für den Benchmark von Prozessen
Wie eine BME-Sprecherin berichtet, gibt es in Deutschland rund 30.000 Vergabestellen für öffentliche Aufträge. Um deren unterschiedlich ausgeprägte Prozesse zu erfassen und vergleichbar zu machen, hat der BME mit dem Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung (FoRMöB) an der Universität der Bundeswehr in München ein zweites Projekt ins Rollen gebracht: Bei "Reproc-Excellence" handelt es sich um ein Kennzahlen-System für Beschaffungsabläufe, mit dessen Hilfe ein öffentlicher Auftraggeber seine eigenen Prozesse anonym prüfen und mit denen anderer vergleichen kann.
Auch Reproc-Excellence wird vom BMWi gefördert. Das Projekt zielt laut BME darauf ab, ein "Leistungs-Benchmarking" zu etablieren und einen "Public-Procurement-Index" für die öffentliche Beschaffung zu ermitteln. Zielgruppe sind alle öffentlichen Auftraggeber.
Wer die Voraussetzungen erfüllt und teilnehmen möchte, sollte das bis zum 8. Oktober dieses Jahres kostenlos tun - unter www.reproc-excellence.de. Die Teilnehmer erhalten eine detaillierte, aber anonymisierte Darstellung ihres relativen Leistungsstandards in der Beschaffung. Auf dieses Weise können sie den Status quo ihrer Prozesse mit dem anderer Institutionen vergleichen und aus dem Ergebnis konkrete Verbesserungsmöglichkeiten ableiten.