Die beiden Unternehmen Blanco GmbH + Co KG und Blanco CS GmbH + Co KG aus dem baden-württembergischen Oberderdingen fokussieren sich auf Küchentechnik und Catering-Systeme, Medical-Care-Systeme sowie Industrial Components. Beide Firmen sind international ausgerichtet, verfügen über ein weltweites Vertriebsnetz und haben mehrere ausländische Tochtergesellschaften.
Die 1925 gegründete Blanco GmbH + Co fertigt an Standorten in Deutschland, Kanada und der Türkei Haushaltsspülen, Küchenarmaturen und Abfalltrennsysteme. Das Unternehmen unterhält Tochtergesellschaften in zwölf Ländern. Die 1300 Mitarbeiter sorgten im Jahr 2008 für einen Umsatz von 260 Millionen Euro. Die Blanco CS GmbH + Co mit über 600 Mitarbeitern fertigt in Deutschland und Tschechien Catering-Systeme, Medical-Care-Systeme sowie Industrial Components. Der Umsatz 2008 betrug 93 Millionen Euro.
An den Standorten der beiden Unternehmen entstehen Berge an Dokumenten, die es im SAP-System zu verarbeiten gilt. In der Finanzbuchhaltung gehen jährlich etwa 70 000 Rechnungen ein, im Vertrieb sind es durchschnittlich 250 000 Belege von Kunden. Im Zuge einer kontinuierlichen Optimierung der Geschäftsprozesse sollten auch verschiedene Abläufe in der Finanzbuchhaltung und im Vertrieb neu gestaltet werden: Bislang mussten die Mitarbeiter eingehende Rechnungen und Auftragsbelege weitestgehend von Hand im SAP-System erfassen - eine Tätigkeit, die zeitaufwändig und fehleranfällig ist.
Zu geringer Automatisierungsgrad
In der Finanzbuchhaltung herrschte noch die klassische Papierablage: So mussten die Mitarbeiter alle eingehenden Rechnungen komplett manuell in SAP erfassen. Freigabe- und Genehmigungs-Workflows erfolgten ebenfalls händisch, was zu hohem internen und externen Kommunikationsaufwand führte. Das Ziel war, die Rechnungen zu scannen, automatisiert zu verarbeiten und ins digitale Archivsystem zu übertragen. Änderungen im Prozess sollten ohne höheren Personaleinsatz umgesetzt, und der Rechnungsdurchlauf mit Hilfe von Workflows minimiert werden. Denn die Verarbeitungsvorgänge waren bislang nicht transparent und Informationen nicht sofort abrufbar.
Im Vertrieb erkannte das vorherige System gerade einmal 15 Prozent der eingehenden Belege. Der große Rest musste weiterhin manuell bearbeitet werden. Hier sollte die Erkennungsquote mit einer neuen Lösung mindestens verdoppelt werden. Gefordert war zudem, dass Belege nicht mehr ausschließlich per Fax eingehen können. Auch die Zahl der Schnittstellen sollten auf eine reduziert und so die Tochterunternehmen aus verschiedenen Sprachräumen integriert werden.
Abhilfe durch zwei Add-ons für SAP
Blanco entschied sich dafür, die Dokumentenverarbeitung durch Einführung einer zusätzlichen Lösung in SAP zu automatisieren. Die zentrale IT-Abteilung des Unternehmens machte sich auf die Suche nach einer Anwendung, die nicht nur die Verarbeitungprozesse automatisiert, sondern auch der internationalen Unternehmensstruktur gerecht wird. Nach der Evaluierung unterschiedlicher Anbieter fiel die Wahl auf die SAP-Add-ons Tangro IM (Invoice Management) und Tangro OM (Order Management) der Heidelberger Tangro Software Components GmbH. Der Vorteil der Add-ons war aus Sicht des Unternehmens, unterschiedliche Dokumententypen wie Rechnungen und Aufträge nach dem gleichen Prinzip verarbeiten zu können. Zudem erfüllte die Lösung die Forderung nach Mehrsprachigkeit und ließ sich vollständig in das SAP-System integrieren.
Die Anwender können somit auch nach Abschluss des Projekts mit ihrer gewohnten Umgebung arbeiten, die Add-ons steuern die Vorgänge direkt im SAP-System. Dadurch entfällt der zeitintensive Im- und Export von Stamm- und Bewegungsdaten. In der zentralen Benutzeroberfläche SAPGUI erledigen die Anwender alle Aufgaben wie OCR-Nachbearbeitung, Rechnungs- und Auftragsprüfung sowie das Buchen von FI-Beleg oder Auftrag. Freigabe- und Genehmigungs-Workflows in der Verarbeitung von Eingangsrechnungen basieren nun auf SAP Business Workflows und runden den automatisierten Prozess ab. Dadurch können die Mitarbeiter auf ihr oft über Jahre aufgebautes SAP-Know-how aufbauen. Aufwändige Trainings und lange Einarbeitungszeiten waren bei Blanco nicht notwendig.
Ziele übertroffen
Da die Daten nun besser aufbereitet und verfügbar sind, hat sich die Nachbearbeitungsquote bei Rechnungen und Aufträgen deutlich reduziert: "Mit den Lösungen haben wir unsere Dokumentenerfassung für Finanzbuchhaltung und Vertrieb erfolgreich optimiert und die gesteckten Ziele noch übertroffen. So konnten wir die Bearbeitungszeit eingehender Rechnungen mit Tangro IM halbieren. Mit Tangro OM zur Auftragseingangsbearbeitung werden alle Belege im SAP-System eingelesen. Das verschafft den Mitarbeitern deutlich mehr Zeit für die aktive Arbeit am Kunden", erklärt Werner Gassner, stellvertretender Leiter der Blanco IT-Services. Zudem entstehen weniger Nachfragen bei Mitarbeitern und Kunden.
Aufträge können nun sowohl per Fax als auch per Post eingehen. Die Erfassungshilfe gilt für alle eingehenden Belege, sodass die Erkennungsquote der Kundendaten hier auf fast 100 Prozent gesteigert wurde. Erfreulich für die IT-Mitarbeiter von Blanco: Der Aufwand für die Einführung der beiden SAP-Add-ons war wesentlich geringer als für vergleichbare Projekte im SAP-Umfeld. "Der erfolgreiche Rollout von Tangro OM für den Vertrieb in USA und Kanada dauerte gerade einmal 14 Tage", so Gassner.