Billige Outsourcing-Deals können teuer werden

Laut Einschätzung der Sourcing-Berater von TPI muss gut ein Drittel aller Outsourcing-Verträge während der Vertragslaufzeit erheblich nachverhandelt werden. Jedes zweite Unternehmen entscheidet sich nach Ende der Vertragslaufzeit für eine Neuausschreibung. Laut TPI könnten Unternehmen den Mehraufwand an Kosten und Zeit spürbar senken. „Ein gewisses Maß an Nachjustierungen laufender Verträge beziehungsweise an Provider-Wechseln ist ganz normal, doch in der Realität verbrennen die Unternehmen unserer Beobachtung nach damit einen erheblichen Anteil ihrer Outsourcing-Budgets", sagt Bernd Schäfer, Partner und Managing Director bei TPI Deutschland. "A&O bleiben die sorgsame Auswahl des Outsourcing-Partners, eine vorausschauende Vertragsgestaltung und die richtige Vorbereitung der Kundenorganisation auf die späteren Veränderungen."

Definition und Abgrenzung der Unternehmensbereiche und -prozesse, die ausgelagert werden sollen, Erstellung eines Pflichtenheftes für den Service-Provider, Benennung der Ziele, die sich das Unternehmen vom Outsourcing erhofft – vor einer Beauftragung eines externen Partners gilt es für ein Unternehmen, zunächst eine Reihe interner Aufgabenstellungen zu bewältigen. „Diese Mühe ist unvermeidbar", betont Bernd Schäfer, „denn erst auf den Zuschnitt des ganz individuellen Profils hin können der passende Provider sinnvoll ausgewählt und der entsprechende Rahmenvertrag formuliert werden." Ein guter Preis und ein klangvoller Provider-Name sollten nicht ausschließlich in die Entscheidungsfindung einfließen. TPI hat eine Checkliste zur Auswahl des passenden Service-Providers entwickelt:

Acht Tipps zur Gestaltung von Outsourcing-Abkommen

1. Preis- Leistungsverhältnis: Da Unternehmen mit einem Outsourcing-Projekt den Wunsch nach finanziellen Einsparungen verbinden, sollte das entsprechende Angebot des Providers auf jeden Fall wettbewerbsfähig sein und klare Einsparpotentiale für das Unternehmen aufzeigen. Vorsicht ist laut TPI jedoch bei auffällig niedrigen Preisen geboten. „Entscheidend ist nicht der Preis, sondern das Preis-Leistungsverhältnis", warnt Ronald Paschen, Partner bei TPI Deutschland. Bei einem besonders günstigen solle man hinterfragen, wie er die technologische Güte seines Angebots und die Innovationskraft seiner Berater dauerhaft auf hohem Niveau halten könne.

2. Erfahrung, Kundenportfolio und Vertraulichkeit: Die Marktkenntnis des Providers ist fraglos ein wichtiges Kriterium. Handelt es sich bei dem Anbieter jedoch um den führenden Provider innerhalb eines Marktsegments, sollte das Unternehmen sich das Verhältnis des Providers zu Anbietern des eigenen Mitbewerbs genau aufzeigen lassen und Vertraulichkeitsanforderungen gegebenenfalls exakt formulieren.

3. Branchenpositionierung: An welcher Stelle im Branchen-Benchmark steht der Provider? Wo schneidet er im Vergleich zu seinen Mitbewerbern gut oder schlecht ab? Ist er finanziell solide aufgestellt ? Hat er ein gutes Führungsteam und Zukunftspläne, die zu denen des eigenen Unternehmens passen? Gibt es an allen Stellen, an denen das Unternehmen Ansprechpartner benötigt, passende Niederlassungen? Gibt es ein internationales Netzwerk, auf das das Unternehmen etwa langfristig zurückgreifen kann?

4. Flexibilität: Ein Outsourcing-Projekt ist im Idealfall auf mehrere Jahre angelegt und ein professioneller Provider wächst mit seinem Unternehmenskunden mit. Schriftlich fixierte Optionen, die Teams oder den Maschinenpark möglichst flexibel an neue Marktanforderungen sowie an neue Gegebenheiten beim Unternehmenskunden anzupassen, sind damit ein unverzichtbares Muss.

5. Innovationskraft: Unternehmen, die ein Outsourcing-Projekt planen, erwarten mit Fug und Recht, dass der externe Partner die überantworteten Prozesse günstig ausführt. Darüber hinaus erhoffen sich die Unternehmen auch eine bessere Qualität und wünschen sich in vielen Fällen, von der Beratungserfahrung und der Innovationskraft des Providers zu profitieren. "Sie sollten sich allerdings darüber im Klaren sein, dass dieses Mehr an Erfahrung auch etwas kostet", warnt Paschen. "Sehr günstige Outsourcing-Angebote können sich also durchaus rächen – nämlich dann, wenn sie mit einem unausgesprochenen Innovationsstillstand für die Dauer der Vertragslaufzeit verbunden sind."

6. Service-Level-Agreements (SLAs) und Verantwortungen: SLAs regeln, in welcher Güteklasse die einzelnen vereinbarten Leistungen erbracht werden sollten und legen die Prioritäten fest. Mittlerweile drängen professionelle Provider bei ihren Auftraggebern von sich aus darauf, dass die SLAs für jedes Projekt genau festgelegt werden. Auch wenn mit der Festsetzung individueller SLAs Mühe für den Auftraggeber verbunden ist, sollte diesem Punkt ein hoher Stellenwert eingeräumt werden, da im laufenden Tagesgeschäft nur so sichergestellt werden kann, dass der Provider jederzeit im Sinne seines Auftraggebers agiert. Da es bei einem echten Vertragsabschluss auch unabdingbar wäre, die Verantwortlichkeiten im Falle von Schäden, Minderleistungen oder Compliance-Verstössen zu regeln, sollten sich Unternehmen auch zu diesem Punkt im Vorfeld mit dem potentiellen Provider austauschen.

7. Transparenz: Anstelle von Vertrauen sollte Transparenz das oberste Gebot in jedem Outsourcing-Projekt darstellen. Ein genau definiertes, auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmtes Reporting ist einer der Stützpfeiler dazu. Unternehmen sollten sich von ihrem künftigen Provider entsprechende Beispiele erarbeiten lassen und die Reporting-Details vertraglich fest vereinbaren.

8. Abwicklung und Übergabe: Schon bei der Vorauswahl des Providers sollten Unternehmen an das Ende der Zusammenarbeit denken – denn eines Tages kommt es bestimmt. Wichtig ist, dass der Auftraggeber dann einen klar geregelten Zugang zu seinen eigenen Daten und Informationen hat, dass mögliche Übergabeszzenarien an einen nachfolgenden Provider geregelt sind und es zum Beispiel auch für Streitfälle und Unvorhersehbares nachvollziehbare, beidseitig abgesegnete Absicherungsprozedere, sogenannte „Exit-Prozedere" gibt. (jha)