Die IT unterliegt sehr kurzen Entwicklungszyklen. Dadurch besteht für Unternehmen die Gefahr, aufgrund planloser Einsparungen entscheidende Weiterentwicklungen zu verpassen. Das kann die Wettbewerbsposition schwächen, da das strategische Potenzial der IT nicht genutzt wird. Solche Entwicklungslücken müssen zu einem späteren Zeitpunkt mit großem Mehraufwand wieder geschlossen werden, um in einem umkämpften Markt langfristig bestehen zu können.
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Ein anderer Weg, um wirtschaftlichen Anforderungen gerecht zu werden und Weiterentwicklungen zu ermöglichen, ist die planvolle Konsolidierung.
Das Motiv für Konsolidierungsprojekte ist die Nutzwertmaximierung der IT-Ausgaben mit klaren Zielen: langfristige Effizienzsteigerungen und ein gesundes Kosten-Nutzen-Verhältnis der IT. Was aber kann optimiert werden? Wie schafft man es, IT-Kosten zu senken und gleichzeitig den maximalen Nutzen aus der IT zu ziehen?
Potenziale
Optimierungspotenziale bietet zum einen das System selbst. Auch innerhalb von Delivery- und Business-Prozessen kann vieles optimiert werden. Die dabei definierten Ziele lassen sich über kurz-, mittel- und langfristige Maßnahmen erreichen. Dazu werden sie in drei Wellen unterteilt, die sich strukturiert abarbeiten lassen:
Erste Welle - Quickwins;
Zweite Welle - Produktivitätssteigerung durch Optimierung der IT-Delivery-Prozesse;
Dritte Welle - Unternehmensprozesse: Kosten-Nutzen-orientiertes Architektur- und Qualitäts-Management
Erste Welle - Quickwins
Hier werden alle kurzfristig realisierbaren Einsparpotenziale ausgeschöpft, die keiner strukturellen Anpassung bedürfen. Sie erfordern nur geringe Vorinvestitionen und ermöglichen einen schnellen Return on Investment. So finanziert idealerweise die erste Welle die Aktivitäten der nächsten. Zur ersten Welle von Konsolidierungsvorhaben gehört die Server-Konsolidierung, die zu einer Auslastungsoptimierung führt. Dazu wird für die betrachteten Applikationen die Systemauslastung so ermittelt, dass die Messergebnisse mit den fachlichen Abläufen korreliert werden. So werden Auslastungslücken in der bestehenden Server-Landschaft gefunden und die Notwendigkeit dieser Reservekapazitäten beurteilt. Ergibt die Analyse, dass genügend Reserven vorhanden sind, um etwa drei Applikationen statt auf drei Servern nur auf einem zu betreiben, kann die überzählige Hardware und der damit verbundene Personal- und Infrastrukturaufwand entsprechend eingespart
werden.
Konsolidierungsprojekte sollten sich an zwei grundlegenden Zielen ausrichten: Langfristige Effizienzsteigerung und ein gesundes Kosten-Nutzen-Verhältnis der IT. Dazu empfiehlt der Autor ein Drei-Stufen-Vorgehensmodell. Es besteht aus kurzfristigen Kostensenkungsmaßnahmen („Quickwins“), mittelfristigen und langfristigen Teilzielen, die letztlich helfen, Unternehmensprozesse insgesamt zu verbessern.
Auch auf Ebene der Applikationen ist eine erste Optimierung notwendig, etwa indem Softwareversionen vereinheitlicht werden und dadurch Hardware in der Entwicklung und Qualitätssicherung abgebaut werden kann. Die Programmabläufe werden im Hinblick auf den Ressourcenverbrauch optimiert, die Datenbankzugriffe reduziert, die Leistung der Programme verbessert und die Datensicherung auf das notwendige Maß reduziert. Im Zuge dieser Maßnahmen steigt gleichzeitig die Qualität des Systems.
Zweite Welle - Produktivitätssteigerung durch Optimierung der IT-Delivery-Prozesse
Die zweite Welle der Konsolidierung umfasst mittelfristige Maßnahmen. Hier sollen die Voraussetzungen für den künftigen kostenoptimierten Aufbau von Systemen geschaffen werden. Dazu gehört die Definition von technischen Standards und deren Einhaltung mit Hilfe geeigneter Prozesse. Durch die Aktivitäten der zweiten Welle werden nicht nur weitere Kostenprobleme gelöst, sondern auch die notwendigen Voraussetzungen für die dritte Welle der Effizienzsteigerung geschaffen.
Der zweiten Welle werden vor allem Konsolidierungsmaßnahmen mit Fokus auf Prozessabläufe zugerechnet. Ziel dieser Aktivitäten ist die Verringerung redundanter Funktionalität und die Reduktion von Prozesskosten durch Senkung der Komplexität der Datenverarbeitung. Dazu trägt auch die Beschleunigung des Prozessdurchlaufs bei. Eine signifikante Komplexitätssenkung kann oft schon durch einheitliche Formatierungsregeln für Eingangsdaten oder eine standardisierte Fehlerbehandlung erreicht werden, ohne dass die Geschäftsprozesse an sich geändert werden müssten.
Ein weiterer Ansatzpunkt ist die Zusammenlegung von Anwendungen mit logisch zusammengehöriger Funktionalität, die aus entwicklungshistorischen Gründen bisher getrennt waren. So wurde zum Beispiel in einem Konsolidierungsprojekt eine Zahlungs-Management-Applikation, welche die Debitorenseite für einen Geschäftsprozess abbildete, mit einer anderen Anwendung, welche die Kreditorenseite für einen anderen Geschäftsprozess abwickelte, in einem SAP-System zusammengefasst. Nach einer Versionskonsolidierung als Quickwin waren beide Applikationen in eine überführbar. Diese Zusammenlegung ergab, dass 60 Prozent der Entwicklungs- und Qualitätssicherungs-Hardware für diese Applikationen abgebaut werden konnten.
Über das bisher Beschriebene hinaus gehen aus technischer Sicht Architekturoptimierungsmaßnahmen und ein anwendungsübergreifendes Refactoring zur effizienteren Datenhaltung und -verarbeitung. Dazu gehören unter anderem die Plattform- und die Storage-Konsolidierung. Durch eine Standardisierung werden die Wartungskosten gesenkt und eine effektivere Systemadministration ermöglicht. Außerdem kann ein projektübergreifender, strategischer Einkauf von Investitionsgütern und Dienstleistungen etabliert werden. Parallel steigt die Qualität der gesamten Anwendungslandschaft, da im Zuge der Vereinheitlichung auch veraltete, oft mit höheren Betriebsrisiken behaftete Hardware und Betriebssysteme abgelöst werden.
Dritte Welle - Unternehmensprozesse: Kosten-Nutzen-orientiertes Architektur- und Qualitäts-Management
Der langfristigen Konsolidierung dienen vor allem jene Maßnahmen, die auf eine Optimierung der Unternehmensprozesse und der Architektur abzielen und damit die Voraussetzung für weitere Effizienzsteigerung schaffen. Ziel ist es, die Geschäftsanforderungen geschickt in der IT abzubilden, die technische Komplexität zu verringern und gleichzeitig die Leistung zu steigern. Im ersten Schritt ist die Einführung oder Verbesserung des Requirements-Engineering (RE) und Requirements-Management (RM) erforderlich, da die Anforderungen an die IT einen zentralen Einfluss sowohl auf den Nutzen als auch die Kosten und Risiken haben. Oft bringt die Anforderungserhebung bereits zentrale Mängel ans Licht.
Geschäftsnutzen nachweisen
Die Architektur einer Anwendungslandschaft bestimmt die ökonomischen Grundparameter für die IT-Systeme. Im Umgang mit der IT-Architektur gibt es jedoch immer wieder typische Probleme: Der Geschäftsnutzen einer Architektur, mit der Systemkomplexität beherrschbar gemacht werden kann, wird oft nicht ausreichend nachgewiesen. IT-Realität und Architekturmodelle entwickeln sich dann unabhängig voneinander, wodurch signifikante Optimierungspotenziale ungenutzt bleiben.
Ein weiterer kostenoptimierender Erfolgsfaktor ist die frühzeitige und begleitende IT-Qualitätssicherung (QS). Sie beginnt bei den Anforderungen und hat damit eine Schnittstelle zum Requirements-Engineering und Requirements-Management. Der Mehrwert in der IT-Qualitätssicherung ergibt sich aus der frühzeitigen Fehlererkennung und -behebung, wodurch Kosten drastisch gesenkt werden können, sowie aus der Kombination von branchenspezifischem Wissen, Technologie-Know-how und spezialisierten QS-Methoden.
Empfehlung
Unternehmen, die über die Reduktion ihrer IT-Kosten nachdenken, sollten sich nicht nur opportunistisch auf kostenorientierte Quickwins ausrichten, sondern alle Hebel über die gesamten drei Wellen hinweg nutzen.Wichtig ist die Reihenfolge. Alle Möglichkeiten gleichzeitig umsetzen zu wollen rechnet sich nicht. Die Komplexität und damit auch der Aufwand sind dann zu hoch.