Computerwoche: Frau Gimpel, was unterscheidet die SAP-Systeme von international aufgestellten Unternehmen hinsichtlich des Dokumentenmanagements und der Datenarchivierung von national installierten Systemen?
Jutta Gimpel: Da ist zunächst einmal die Größe der Systeme, denn natürlich vervielfacht sich mit der Zahl der Standorte auch die Menge der zu verwaltenden Daten. Zum anderen sind schon im Vorfeld eines derartigen Projekts zahlreiche Fragen zu beantworten, die sich beim Aufbau eines lokalen Systems leichter und mit nur wenigen Ansprechpartnern klären lassen. So gibt es aufgrund unterschiedlicher rechtlicher Rahmenbedingungen eine Vielzahl von länderspezifischen Anforderungen an die Archivierung. Das geht von der Frage, ob Dokumente digital oder in Papierform aufzubewahren sind, über die geforderten Arten der Datenbereitstellung gegenüber den Finanzbehörden bis zur Aufbewahrungsfrist von Daten und Dokumenten wie zum Beispiel Buchhaltungsbelegen und Eingangsrechnungen.
Fehlende Standards für Aufbewahrungsfristen
Bei Themen wie Aufbewahrungsfristen sollte es doch zumindest innerhalb der EU inzwischen einheitliche Standards geben?
Teilweise trifft das zu, jedoch existieren bei näherer Betrachtung noch etliche große Unterschiede. Während Rechnungen und andere bei einer Betriebsprüfung vorzulegende Dokumente in Deutschland im Allgemeinen zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, können sie in anderen Ländern schon nach fünf oder sieben Jahren vernichtet werden. In wieder anderen Ländern wiederum bestehen Aufbewahrungsfristen von bis zu 15 Jahren. Für Anwender, die sich dazu im Detail informieren wollen, haben wir übrigens im DSAG-Arbeitskreis Globalization ein Best-Practices-Dokument zusammengestellt.
Bedeutet das also, dass ein Archivsystem für solche Länder dezentral aufgebaut werden muss?
Nicht unbedingt. Es könnte allerdings sein, dass der Gesetzgeber verlangt, bestimmte Dateien im Land zu lagern; dann hätte man zumindest was den Speicherort angeht keine Wahl. Für ein lokales System würde auch die geringere Netzbelastung durch den zusätzlichen Datenverkehr sprechen, wie er bei einer zentralen Installation entsteht. Ein zentrales Ablagesystem hat aber ganz klar den Vorteil, dass es weniger administrativen Aufwand verursacht.
Können Sie einige Vorteile eines zentralen Dokumentenmanagements benennen?
Bedenken Sie nur, dass die Content Repositories, in denen die Daten und Metadaten vorgehalten werden, für Entwicklungs- Konsolidierungs- und Produktivsysteme separat angelegt werden müssen -und das auf Seiten der SAP-Systeme und der Ablagesysteme. Getrennte Repositories sind darüber hinaus auch für Dokumentenmanagement, Datenarchivierung und das Records Management erforderlich. Für ein zentrales System spricht außerdem, dass sich Probleme möglicherweise schneller beheben lassen, weil erforderliches Know-how in der Zentrale eher zur Verfügung steht als in einer Außenstelle.
Wäre auch eine Kombination aus zentraler und dezentraler Struktur denkbar?
Ja, ein gemischtes System mit einer zentralen und mehreren dezentralen Installationen ist durchaus möglich. Beispielsweise könnten so Länder zusammengefasst werden, in denen die rechtlichen Rahmenbedingungen gleich sind oder die benachbarten Zeitzonen angehören, was die Supportorganisation erleichtert.
"Archive Routing" nutzen
Die Gesellschaften in Ländern mit gleichen Aufbewahrungsfristen würden also ein Zentralarchiv nutzen?
Im Prinzip ja. In der Datenarchivierung ist dies aber nicht mehr unbedingt erforderlich, denn mit SAP NetWeaver 7.0 können die zu archivierenden Daten per "Archive Routing" auf unterschiedliche Ablageorte verteilt werden. Ohne diese Möglichkeit bleibt tatsächlich nur die Einrichtung länderspezifischer Systeme. Oder es gilt ganz einfach die längste Aufbewahrungsfrist für alle.
Haben Sie abschließend ein paar Tipps für diejenigen, denen ein globales Dokumentenmanagement- oder Archivprojekt ins Haus steht?
1. Nutzen Sie zum einen die Möglichkeiten des SAP-Systems, und legen Sie länder- oder ländergruppenspezifisch eigene Verknüpfungstabellen zur Verbindung von Businessobjekten mit Dokumenten oder Listen an. 2. Definieren Sie außerdem eigene Dokumentenarten - zur Klassifizierung der abgelegten Dokumente und Listen sowie um die Zugriffsberechtigungen zu steuern. Und berücksichtigen Sie dabei die länderspezifischen Besonderheiten. Ein weiterer Punkt (3.): Holen Sie neben Systemadministratoren und Anwendungsbetreuern auch Key-User und Vertreter der Controlling- und Revisionsabteilungen - aus der Zentrale und den betroffenen Landesgesellschaften - in Ihr Projektteam.