"Die Unternehmen unterschätzen das Potenzial von professionellem Print-Management", lautet das Fazit von Matthias Kraus, Research Analyst von IDC. Die Marktforscher hatten insgesamt 511 Firmen mit mehr als 200 Mitarbeitern in Deutschland befragt, wie diese ihr Drucker-Management steuern. Das Ergebnis: Etwa drei Viertel der Unternehmen verfolgen keinerlei Maßnahmen rund um das Print-Management. Noch schlechter ist es IDC zufolge um das Thema Document Solutions bestellt, also das Management der Dokumenten-Prozesse rund um das Drucken. 84 Prozent der Befragten sehen offenbar keine Notwendigkeit, an dieser Stelle aktiv zu werden.

Kraus zufolge glauben die Verantwortlichen in den Unternehmen nicht daran, Kosten durch den Einsatz von Print Management und Document Solutions senken zu können. Doch die Realität sieht anders aus. Der Großteil der Firmen, die bereits entsprechende Lösungen im Einsatz haben, konnten ihre Kosten senken: rund ein Drittel um bis zu 15 Prozent, ein knappes Fünftel zwischen 15 und 30 Prozent und zehn Prozent der befragten Manager berichteten von Einsparungen von über 30 Prozent. Insgesamt äußerten sich die Firmenvertreter zufrieden mit den erzielten Ergebnissen. 84 Prozent gaben an, ihre Erwartungen hinsichtlich der Reduzierung von Druckkosten hätten sich erfüllt. 16 Prozent verneinten dies.

Allerdings liegt nach Angaben der IDC-Marktforscher der Anteil derjenigen Firmen, die den Spareffekt nicht beziffern konnten, mit 29 Prozent relativ hoch. "In diesen Unternehmen scheint offensichtlich keine genaue Ist-Analyse durchgeführt worden zu sein", vermutet IDC-Analyst Kraus. Die Verantwortlichen in den Firmen täten sich generell schwer, den mit dem Drucken zusammenhängenden Aufwand in den Griff zu bekommen. Dabei bestehe die große Herausforderung in erster Linie darin, die Gesamtkosten für die Druck- und Dokumentenverwaltung im Blick zu behalten. Es gehe Kraus zufolge nicht nur um die direkten Kosten beispielsweise für die Anschaffung von Hardware und Verbrauchsmaterialien, sondern auch um die versteckten Kosten für den Betrieb und die Produktivität der Mitarbeiter. "Diese indirekten Kosten sind meist vielfach höher als die direkten", so die Bilanz des IDC-Analysten.

Auch Torsten Bechler, Marketing-Manager von Sharp, glaubt, dass vielen Unternehmen die Transparenz in Sachen Druck-Management-Kosten fehlt. "Die Kunden wissen nicht, was sie zahlen. Deshalb wissen sie auch nicht, was sie einsparen können." Kraus mahnt daher eine genaue Ist-Analyse des Aufwands für Print Management und Document Solutions an. Nur damit ließen sich auch die möglichen Kosteneinsparungen aufzeigen. In diesem Zusammenhang nimmt der Marktforscher auch die Anbieter in die Pflicht. Diese müssten den Anwenderunternehmen dabei unter die Arme greifen, die Gesamtkosten möglichst transparent aufzuarbeiten. Nur dann würden die Firmen auch das Potenzial der Management-Lösungen erkennen und nutzen.

Viele Unternehmen würden beim Print-Management auf die Dienste externer Service-Anbieter zurückgreifen, berichtet Kraus. Rund 55 Prozent der Firmen, die entsprechende Lösungen verwenden, nutzen Managed Print Services (MPS). Dabei fahren sie offenbar nicht schlecht, so das Ergebnis der IDC-Studie. Insgesamt könnten die Unternehmen, die verstärkt externe Services in Anspruch nehmen, auch insgesamt geringere Print-Management-Ausgaben verbuchen.

Managed Print Services: Anbieter versprechen Einsparungen

Die Anbieter forcieren aktuell ihre Angebote rund um MPS und sind sich ihrer Sache, was das Einsparpotenzial betrifft, offensichtlich sehr sicher. Beispielsweise hat erst kürzlich Hewlett Packard sein MPS-Angebot um eine Einspargarantie erweitert. Neue Unternehmenskunden, die einen MPS-Vertrag abschließen, bekommen von HP auf Wunsch eine detaillierte Analyse der Imaging- und Druckumgebung sowie eine Berechung der möglichen Einsparungen. Ein Jahr nach der Implementierung folgt eine zweite Analyse. Sollte die prognostizierte Reduzierung nicht erreicht worden sein, übernimmt HP die Differenz und verrechnet diese mit künftigen Rechnungen. Das Angebot soll bis zum Jahresende auch in Deutschland verfügbar sein.

Xerox stellt seinen Kunden Einsparungen von bis zu 30 Prozent in Aussicht und garantiert ebenfalls Kostensenkungen - mindestens 250 pro Büromitarbeiter im Jahr. Darüber hinaus spielt aus Xerox-Sicht auch der Umwelt-Aspekt eine immer wichtigere Rolle. So lasse sich mit einem effizienteren Print-Management zum Beispiel der Stromverbrauch über die Dokumenten-Lebenszeit um bis zu 44 Prozent senken. Der Drucker-Pionier will sein Service-Geschäft in Zukunft offenbar noch stärker in den Vordergrund stellen. Aktuell haben die Xerox-Verantwortlichen die Übernahme von Affiliated Computer Services (ACS) bekannt gegeben. 6,4 Milliarden Dollar lässt sich der Hersteller den Ausbau seiner Servicestrategie kosten.

Samsung verweist auf das Einsparpotenzial seiner Managed Print Servcies durch effizientere und kürzere Workflow-Prozesse. Dabei könnten bereits wenige Minuten deutliche Spareffekte erzielen, rechnet Marketing-Manager Thomas Schäfers vor. Lasse sich beispielsweise ein Workflow, der in der Vergangenheit zehn Minuten gedauert habe, um die Hälfte verkürzen, könnten Unternehmen pro Beschäftigten und Jahr über 4500 Euro einsparen.

Insgesamt steigt Schäfers zu Folge aber der Papierverbrauch weiter stetig an. Der Bedarf an Druckerpapier wachse um fünf bis zehn Prozent jährlich. Jeder Bundesbürger verbrauche pro Jahr im Durchschnitt eine Viertel Tonne Papier, berichtet der Samsung-Manager unter Berufung auf Zahlen des Statistischen Bundesamts. Auch IDC-Analyst Kraus geht nicht davon aus, dass sich die Grundparameter in diesem Geschäft grundlegend verändern. "Ein papierloses Büro wird es nicht geben", lautet sein Fazit. Möglich sei aber ein papieroptimiertes Büro.