Lass mich in Ruhe

Anleitung zum ungestörten Arbeiten

20.03.2011 von Judith-Maria Gillies
Was habe ich heute eigentlich den ganzen Tag im Büro geschafft? Trotz Stress wenig. Wen diese Antwort frustriert, sollte unsere Tipps lesen, wie er ungestört arbeiten kann.

Denkinseln schaffen

Zwischen Tür und Angel ist konzentriertes Arbeiten unmöglich. Daher sollten Sie sich dafür unbedingt Zeitkontingente im Kalender blocken - und diese dann auch genauso ernst nehmen wie ein Mitarbeitergespräch oder einen Kundentermin. Falls Sie Ihre Termine elektronisch per Netzwerkkalender mit Ihrem Team synchronisieren, sollte der Eintrag auch dort erscheinen. Das ist automatisch ein Signal an die Kollegen: Jetzt bitte nicht stören.

Planung ist alles

Der Zeitpunkt des Termins entscheidet nicht selten über das Gelingen. Wer Denkarbeit wahllos in irgendwelche Lücken seines Terminkalenders schiebt, hat schon verloren. Konzeptarbeit ist nicht nur extrem anstrengend, sondern auch wichtig. Schließlich entscheidet sie nicht selten über die Zukunft des Unternehmens. Wählen Sie also bewusst Tageszeiten aus, zu denen Sie nach Ihrem Biorhythmus geistig auf der Höhe sind.

Bei vielen Menschen dürfte sich der Morgen oder Vormittag anbieten. Wer etwa morgens - noch vor dem Checken der Mails und dem Abhören der Mailbox - zwei Stunden lang konzentriert arbeitet, hat schon einen guten Teil seines Tagespensums geschafft. So startet er anschließend befreit und beflügelt in den weiteren Arbeitstag. Aber auch andere Zeiten könnten sich anbieten. Warum nicht die Mittagspause nutzen? Wenn die Kollegen in der Kantine sind, kann man sich eine Stunde lang in Ruhe um Konzepte, Visionen oder Strategien kümmern. Doch Vorsicht: Im Übereifer nicht die eigene Pause vergessen. Nur wer sich regelmäßig erholt, kann anhaltend neue kreative Gedanken entwickeln.

Schirmen Sie sich ab!

Vom Denken sollte Sie nichts ablenken. Wer in einem Großraumbüro sitzt oder sich das Zimmer mit einem Kollegen teilt, sucht sich am besten für die Dauer der Denkarbeit ein leeres Büro oder einen freien Konferenzraum. Falls notwendig: vorher buchen! Einzelbüroinhaber briefen vorher ihre Sekretärin und/oder die Kollegen, dass jetzt keine Störungen erlaubt sind.

Für alle Denkarbeiter gilt: Die nötigen Unterlagen sollten bereits vorher gesammelt worden sein. So entfallen lästige Unterbrechungen im Denkprozess. Wer sich für mehrere Stunden einigelt, sollte sich zudem Essen und Trinken bereitstellen. Dann heißt es: Tür zu, Telefon umstellen, Handy ausschalten, und ganz wichtig: Hände weg vom E-Mail-Programm!

Eingrooven

So ganz allein am Schreibtisch zu sitzen mag vielen Mitarbeitern zunächst einmal merkwürdig vorkommen. Meist ist die Arbeit im Büro ja von einem hohen Aktivitätsniveau zwischen Meetings, Teamarbeit und Kollegengesprächen geprägt. Jetzt heißt es: runterkommen.

Zum Eingrooven muss jeder seine eigene Form finden. Manch einer beginnt die Session vielleicht mit einem Sonnengruß, ein anderer mit ein paar Jojowürfen, wieder ein anderer stimmt sich mit seinem MP3-Player auf die bevorstehende Arbeit ein. Egal, ob Yoga, Jojo oder iPod: Hauptsache, es hilft einem dabei, die Hektik draußen zu vergessen und sich aufs Thema zu konzentrieren. Erwarten Sie nicht bei jeder Konzept-Session gleich den ganz großen Wurf. Am besten erst mal mit kleinen Schritten anfangen. Das nimmt den Druck raus.

Plan B

Trotz der besten Vorbereitungen: Leider wird nicht immer alles nach Plan laufen. Wer zum Beispiel als Vorgesetzter in dringenden Fällen erreichbar sein muss, sollte Störungen von vornherein einplanen. Gut, wenn man sich da im Kalender doppelt so viel Zeit eingetragen hat, wie man eigentlich benötigt. So steigt die Wahrscheinlichkeit, trotz Ablenkungen die Aufgabe abzuschließen. Zudem hilft es, sich auch mental auf Unterbrechungen einzustellen. Wer innerlich gewappnet ist, lässt sich nicht durch jedes Klopfen an der Tür aus der Bahn werfen. In solchen Fällen dann lieber die Störung kurz und bündig abhandeln und anschließend weiterarbeiten.

Nichts wie raus

Manchmal hilft alles nichts: In der Hektik des Tagesgeschäfts findet sich einfach keine ruhige Minute. Dann hilft nur: Nichts wie raus! Wozu gibt es Notizblocks, Laptops und Hotspots? Denkarbeit lässt sich gut auslagern: nach Hause, in den Biergarten, in den Coffeeshop. Und die Flucht aus dem Büro hat außerdem noch eine wichtige positive Nebenwirkung: Fremde Arbeitsumgebungen fördern kreative Denkprozesse.

Gewissensbisse ade

Viele Mitarbeiter haben das Gefühl, für konzentrierte Konzeptarbeit viel zu wenig Zeit zu haben. Doch diese Sorge ist unbegründet. Laut Arbeitswissenschaftlern besteht die Hauptaufgabe von Managern heute nicht mehr darin, Konzepte im stillen Kämmerlein auszuarbeiten. Strategische Arbeit, so ihre Erkenntnis, findet vielmehr am häufigsten im Team statt. Also dann: Auf zum nächsten Meeting.

meeting-tipps
Meetings sind wie Eisberge
Auch wenn es um ein Sachthema (= Spitze des Eisbergs) geht, entscheidet die emotionale Kommunktion über Erfolg und Misserfolg einer Sitzung. Und letztere ist leider nicht sichtbar, ebenso wie der größte Teil des Eisbergs.
1. Lichten Sie Ihre Agenda ...
... sonst sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und halten Sie sich an eine Struktur: Begrüßung und Vorstellung; Themenblock; Zusammenfassung; weiteres Vorgehen.
2. Bringen Sie alle an einen Tisch ...
... sonst fühlen sich einige übergangen. Bei schwierigen Themen bieten sich Vorgespräche an.
3. Videokonferenzen ...
... sparen Zeit und Geld. Sie eignen sich für Routine-Meetings. Bei Kick-offs oder Krisengesprächen ist der persönliche Kontakt dagegen ein Muss.
4. Der Zeitpunkt eines Meetings ...
... ist schon die halbe Miete. Wer ausschweifende Sitzungen vermeiden will, setzt sie vor der Mittagspause oder dann an, wenn der Berufsverkehr schon einsetzt.
5. Die Einladung ...
...ist die erste Möglichkeit mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten. Dabei zeigen schon kleine Gesten grosse Wirkung: kann ein Parkplatz angeboten werden, gibt es gerade örtliche Besonderheiten bei der Anreise zu beachten.
6. Begrüßen Sie die Teilnehmer ...
... nicht erst im Sitzungsraum, sondern schon am Empfang.
7. Eine kleine Aufmerksamkeit aus der Teeküche ...
... erfreut besonders die weiter angereisten Teilnehmer der Besprechung.
8. Flipchart statt Powerpoint
Eine gemeinsam entwickelte Skizze am Flipchart fördert das offene Gesprächsklima und bringt oft mehr als eine vorgefertigte Präsentation, weil sich die Teilnehmer aktiv einbringen können.
9. Erfahrene Moderatoren ...
... fassen die Ergebnisse am Ende des Besprechungspunktes zusammen und haken noch einmal nach, ob es Einwände gibt.
10. Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Zu Ergebnissen kommen, ist die eine Sache. Die andere ist aber, die Ergebnisse auch umzusetzen beziehungsweise die Ziele zu verfolgen, und zwar möglichst zeitnah zur Besprechung.

Erst lesen, dann los!