Welche Kunden im letzten Monat bevorzugt welche Produkte gekauft haben, wie die Verkaufschancen (Opportunities) für ein neues Produkt sind, wie es um den Wettbewerb steht, wie Durchlaufzeiten von Aufträgen in der Produktion verringert und Bestandsreichweiten im Lager verbessert werden können: Das sind die Fragen, die moderne Business-Intelligence-Plattformen (BI) den CIOs beantworten. Sie haben die Fähigkeit, eine Vielzahl an fragmentierten und inhomogenen Unternehmens-, Markt- und Wettbewerberdaten aus unterschiedlichen Quellen in einem Data Warehouse zu bündeln, zu strukturieren und für Auswertungen in der gewünschten Detailtiefe bereitzustellen.

BI bündelt Daten aus allen Quellen

Auf diese Weise erhalten operatives Management, Finanzchefs sowie Fachanwender und Controller schnell die richtigen Informationen, können diese miteinander kombinieren sowie tagesaktuell analysieren und interpretieren. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse über das eigene Unternehmen und dessen Marktpotenziale sowie über Marktveränderungen und Wettbewerber bilden eine tragfähige Grundlage für fundierte taktische und strategische Entscheidungen.

Ideales Tool gegen die Krise

BI-Lösungen sind deshalb das passende Krisenmanagement-Tool. "Gerade in rezessiven Phasen ist die Notwendigkeit für Transparenz über das Unternehmensgeschehen sowie eine flexible und effiziente Abwicklung von Planungsprozessen notwendig", weiß Carsten Bange, Geschäftsführer des Business Application Research Centers (BARC).

Laut BARC stiegen in Deutschland die Umsätze mit Business Intelligence im Jahr 2008 trotz der sich abzeichnenden Rezession um 6,2 Prozent gegenüber dem Vorjahr auf 754 Millionen Euro. Die starke Nachfrage nach BI-Lösungen resultiert zum einen aus aktuellen wirtschaftlichen Bedürfnissen, zum anderen aus wirtschaftspolitischen Vorgaben, wie etwa Basel II.

Reporting steckt in Kinderschuhen

Doch die Erfahrung zeigt: In vielen Unternehmen stecken ein standardisiertes Reporting sowie eine dynamische und vorausschauende Unternehmensplanung und -steuerung immer noch in den Kinderschuhen. Häufig ist es so, dass Abteilung A ihre operativen Entscheidungen seit Jahren auf standardisierte Kennzahlen stützt und eine integrierte BI-Lösung das interne Berichtswesen beschleunigt. Abteilung B wiederum wertet Daten aus dem ERP-System mit einer Eigenentwicklung aus, und Abteilung C schließlich schwört seit Jahren auf Excel.

Die Abteilungen B und C übertragen Daten und Informationen von Hand aus der zentralen ERP- oder CRM-Software in ihre jeweiligen Tools und werten diese dort aus. Die damit verbundenen Probleme liegen auf der Hand: Der manuelle Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern er führt auch zu Übertragungsfehlern und zu Systembrüchen, und damit zu Inkonsistenzen und Ungenauigkeiten in der Planung und Berichterstattung. Dadurch fehlen dem Management sowie den Geschäftsbereichen präzise und aktuelle Informationen zur Geschäftssituation. In der Folge sind Fehlentscheidungen und Wettbewerbsnachteile vorprogrammiert.

BI-Zentrale schaffen

Daher fordern Finanzverantwortliche und CEOs von ihren IT-Verantwortlichen, die einzelnen BI-Initiativen zu konsolidieren und an den Unternehmensanforderungen auszurichten. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist, bislang verteilte BI-Aktivitäten von Abteilungen, Geschäftsbereichen und Standorten organisatorisch zu bündeln, sei es in einem BI-Team oder in einem Kompetenzzentrum (Business Intelligence Competence Center, BICC).

Die Marktforscher von Gartner prognostizieren, dass schon 2009 mehr als 60 Prozent der 2000 größten Aktiengesellschaften der Welt (Forbes-Liste) über eine solche BI-Zentrale verfügen werden. Zu den durchaus sensiblen Aufgaben eines CIOs gehört es, die damit verbundenen Ängste der einzelnen Unternehmensbereiche vor einem Kontrollverlust über "ihre" Daten und damit einem Machtverlust abzubauen.

Integrierten Ansatz wählen

Damit ist es IT-Verantwortlichen möglich, eine unternehmensweite BI-Strategie in Angriff zu nehmen und die dafür notwendigen Prozessstandards, einheitlich definierte Datenmodelle und Inhalte sowie ein strukturiertes Datenmanagement aufzubauen. Die technische Umsetzung der BI-Strategie erfolgt in einer BI-Lösung, die als zentrales und übergreifendes Reporting- und Analyse-System aufgebaut ist. Dabei sollten IT-Verantwortliche einen integrierten Ansatz verfolgen und auf die enge Verknüpfung zwischen einer BI-Lösung mit den zentralen Unternehmensanwendungen achten.

Daten tagesaktuell auswerten

Durch die Integration zwischen BI- und Geschäfts-Applikationen kann das Management jederzeit und schnell auf aktuelle Geschäftsdaten zugreifen sowie diese nach verschiedensten Kriterien auswerten. Mit der Echtzeitsicht auf das Unternehmen erhält es die Möglichkeit, schnell auf Kunden- wie auch Marktanforderungen zu reagieren. Eine aktuelle Untersuchung des US-Marktforschers Aberdeen unter dem Titel "Pervasive BI" zeigt, dass für Geschäftsverantwortliche der rasche Zugriff auf unternehmensweite Geschäftsdaten oberste Priorität hat. Doch für mehr als die Hälfte der knapp 400 Befragten dauern die Zugriffszeiten viel zu lang und sie wollen diese deutlich beschleunigen. Zudem beklagen die Anwender unzureichende Frontends.

So können Unternehmen beispielsweise über den Business Explorer Analyzer (BEx Analyzer) der BW-Lösung von SAP Ad-Hoc-Abfragen starten. Die Abfrageergebnisse werden grafisch aufbereitet - als Bericht, Grafik oder Diagramm - und über Dashboards in einer Portalanwendung auf dem Desktop, in einem Web Client oder auch auf mobilen Endgeräten dargestellt. Ebenso können IT-Verantwortliche mit der BI-Lösung integrierte Planungsszenarien - etwa für Kosten- sowie Absatz- und Vertriebsplanungen - aufbauen, was die Planungsqualität verbessert. Ist-Daten aus den Geschäftslösungen sowie Plandaten werden dann einheitlich im BI-System verwaltet.

Das erzeugt einen geschlossenen Informationskreislauf, der zeitaufwändige administrative und manuelle Tätigkeiten reduziert - von der Planungsvorbereitung bis zur -nachbereitung. Controller sowie Anwender in den Fachabteilungen, etwa Kostenstellenplaner oder Vertriebsmitarbeiter, profitieren von strukturierten und transparenten Arbeitsprozessen in allen Planungsbereichen und auf allen Planungsebenen. Die Festlegung der jeweiligen Aggregations- und Planungsebenen sowie der Planungssequenzen erfolgt mithilfe einer browserbasierten Planungsanwendung.

Letztlich spart diese Einbindung den Fachabteilungen nicht nur Zeit und Nerven. Zusätzlich ist es auch möglich, so schnell wie möglich auf Marktveränderungen zu reagieren - ein ideales Tool, um Umsatzeinbrüche verstehen und entsprechend darauf reagierten zu können.