Welche Umsätze haben wir im letzten Monat bzw. Quartal mit unseren Top-Ten-Kunden gemacht, und welche Produktgruppen waren hier wie prozentual vertreten? Bei welchen Kunden haben wir im gleichen Zeitraum am meisten Umsatz verloren und in welchen Produktgruppen? Wo liegt derzeit unser Cash-Forecast? Wie können wir die Termintreue verbessern und Bestandsreichweiten im Lager verringern?

Daten mühelos auswerten

Diese und noch viel mehr Fragen kann die AKE Knebel GmbH & Co. KG aus Balingen, ein weltweit tätiger Hersteller von Kreissägeblättern und Fräswerkzeugen heute zeitnah beantworten. Das Unternehmen setzt dazu mit SAP BusinessObjects XI eine BI-Lösung aus dem SAP-BusinessObjects-Portfolio ein.

Innerhalb kurzer Zeit hat sich die von der internen IT-Abteilung in Eigenregie eingeführte Anwendung als wichtige Plattform für die Unternehmenssteuerung etabliert. Das Management kann Datenauswertungen aus verschiedenen IT-Systemen Ad hoc nach unterschiedlichsten Kriterien durchführen. Dadurch kann die Firma schneller auf neue Markt- und Kundenanforderungen reagieren und Absatz-, Produktions- und Finanzplanungen effizienter gestalten. Zugleich geben die Analysen Aufschluss darüber, wie sich interne Prozesse, etwa in Einkauf, Produktion und Materialwirtschaft, weiter optimieren lassen.

Exakte Kennzahlen im Vertrieb

Die für Abfragen sowie Analysen erforderlichen Geschäftsdaten extrahiert das BI-System aus der bei AKE Knebel eingesetzten SAP-ERP-Lösung sowie aus einem BDE-System von Interflex. Auf diese Weise ist es zum Beispiel möglich, Kundenaufträge in hoher Detailtiefe darzustellen und eingehend zu analysieren.

Geschäftsführung und Vertriebsleitung erhalten dadurch Informationen über die Entwicklung der Produktnachfrage in einzelnen Vertriebsregionen in Relation zu den Vorjahreszeiträumen beziehungsweise zur aktuellen Absatzplanung. Mit Blick auf diese Kennzahlen lassen sich auch prozentuale Angaben zu Produktumsätzen mit einzelnen Kunden und der jeweils zuständigen Vertriebsmitarbeiter machen. Ebenso lässt sich darstellen, wie viel Prozent des Umsatzes auf Neukunden entfiel und welche Produkte diese gekauft haben.

Management erkennt Absatzchancen schneller

Auf Grundlage der Analysen erhält das Management wichtige Hinweise, welche Märkte neue Absatzchancen bieten oder warum Absatzzahlen in bestimmten Regionen rückläufig sind. "So können wir schnell und gezielt auf Marktentwicklungen reagieren, etwa durch Marketingkampagnen, mehr Vertriebsaktivitäten oder eine verbesserte Schulung der Fachhändler vor Ort", verdeutlicht Uwe Widmann, IT-Leiter bei der AKE Knebel GmbH & Co. KG.

Seitdem AKE Knebel die neue BI-Software einsetzt, hat sich auch die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden verbessert. Vertriebsmitarbeiter können heute jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstatus von Kundenaufträgen einsehen und diesen lückenlos nachverfolgen - von der Konstruktion bis zum Versand.

Produktion optimieren, Einkaufskosten senken

Die BI-Anwendung ist ebenfalls in die Produktion eingebunden und liefert wichtige Informationen zu inkorrekten Rückmeldungen von Arbeitsschritten oder über prozentuale Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Zeiten. So werden die Ursachen für mögliche Störungen und Verzögerungen im Produktionsablauf rasch ausfindig gemacht und Fehler können umgehend behoben werden. Die Auswertung von Produktionskennzahlen liefert wertvolle Hinweise, wie sich die Prozesse in der Fertigung kontinuierlich verbessern und die Liefertreue weiter erhöhen lässt.

Auch die Kosten für Einkauf und Lagerhaltung konnte man senken. Da der Mittelständler seine Werkzeuglösungen vorwiegend nach kundenindividuellen Anforderungen fertigt, sind häufig zahlreiche Produktvarianten auf Lager, die einander ähnlich sind. Die Disposition erkennt jetzt anhand von Kennzahlen sofort, ob zu viele gleichartige Waren am Lager sind. Die überzähligen Produkte können dann zu Rohteilen umgeformt und bei Bedarf für die Herstellung neuer Werkzeuge verwendet werden.

Mehr Liquidität, mehr Investitionssicherheit

Nicht zuletzt sind mit der BI-Lösung von SAP ausführliche Auswertungen zu Kosten und Erlösen sowie zu voraussichtlichen Zahlungseingängen möglich. "So erhalten wir einen genauen Cash-Forecast, vermeiden Liquiditätsengpässe und können Investitionsvorhaben sicher planen. Dies ist gerade in einem regressiven Marktumfeld ein wichtiger Punkt hinsichtlich der Finanzplanung", erläutert Jürgen Daiber, CFO bei AKE Knebel.

Auch potenzielle finanzielle Risiken im Exportgeschäft lassen sich schnell identifizieren und rechtzeitig, beispielsweise durch Hermes-Bürgschaften, absichern. Das ist für ein international agierendes Unternehmen wie die AKE Knebel, insbesondere in wirtschaftlich schwierigeren Zeiten, ein wichtiger Faktor.

Neue BI-Prozesse einfach modellieren

Sämtliche Kennzahlen, Abfrageergebnisse und Analysen lassen sich interaktiv aufbereiten und grafisch übersichtlich darstellen. Technisch gesehen erfolgt die Datenvisualisierung mit SAP BusinessObjects Xcelsius, und interaktive Berichte werden mit SAP Crystal Reports erstellt. Diese Aufgabe erledigen Mitarbeiter aus der internen IT-Abteilung von AKE Knebel.

Auch stellt die IT der Geschäftsführung und berechtigten Mitarbeitern Auswertungen und Berichte nach Bedarf täglich, wöchentlich oder einmal im Monat über das firmeneigene Intranet oder per E-Mail bereit. Das entlastet Geschäftsanwender, denn diese müssen komplexe Abfragen nicht selbst durchführen. Neue Anforderungen für die Auswertung von Kennzahlen aus dem Business lassen sich in der Reporting-Anwendung zudem schnell und flexibel modellieren.

Ein Dashboard für alle Kennzahlen

Damit sich die Geschäftsführung künftig stets einen aktuellen Überblick zur wirtschaftlichen Gesamtsituation des Unternehmens verschaffen kann, modellieren IT-Leiter Widmann und sein IT-Team zurzeit eine zentrale Dashboard-Lösung. Diese soll Kennzahlen, KPIs und Auswertungen aus allen Geschäftsbereichen auf einer einzigen Benutzeroberfläche zusammenführen.