Struktur, Aufbau und Kommunikation

9 Tipps für das Management von Remote Teams

24.08.2023 von Sascha Thattil

Nicht erst seit Corona sitzen mehr IT Mitarbeiter nicht unbedingt am gleichen Standort. Mit den richtigen Ansätzen können weit entfernte Teams effektiv und erfolgreich arbeiten.

Wichtig in der internationalen Zusammenarbeit ist auch das Vorhandensein der technischen Möglichkeiten, die die Kommunikation über Grenzen hinweg gewährleisten.
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Wenn Teams überregional und international zusammenarbeiten, dann können viele Potenziale durch die grosse Distanz verloren gehen. Ein paar Tipps wie es klappen kann.

1. Die richtigen Mitarbeiter einstellen

In Unternehmen mit weit verteilten Teams sitzt, ist einiges an Eigeninitiative gefragt. Oft kann ein Mitarbeiter nicht warten, bis er die nächste Arbeitsanweisung bekommt - besonders wenn der andere Arbeitskollege in einer anderen Zeitzone sitzt und eventuell noch gar nicht wach ist.

Daher braucht es Mitarbeiter die sich selbst managen können.

Gleichzeitig sollten es Personen sein, welche schriftlich gut kommunizieren können. Oft finden Meetings nicht physisch in einem Raum statt, sondern es werden Nachrichten via Email, Chat oder Projektmanagement-Tool ausgetauscht. Dazu gehört, dass sich die Kollegen in Schriftform exakt und passend ausdrücken können müssen.
Neue Mitarbeiter sollten nach auch nach diesen Kriterien ausgewählt werden.

2. Vertrauen und Resultate anstatt Micromanagement und Präsenz

Im traditionellen Arbeitsverhältnis wird die Performance eines Mitarbeiters oftmals noch mit der Präsenz am Arbeitsplatz und einem Manager der ständig um dessen Tisch kreist gleichgesetzt.

In Unternehmen, in denen viele Menschen zusammenarbeiten, die nicht am gleichen Standort sind, dann kann Präsenz und Micromanagement nicht mehr der Fokus sein. Ein wichtiger Punkt ist hier der Aufbau von Vertrauen. Der Mitarbeiter muss dem Manager und den anderen Teammitgliedern vertrauen und umgekehrt.

Tipps für die Mitarbeitermotivation

Zwischendurch Luft schnappen
Da kann es schon für mehr Energie sorgen, zwischendurch kurz an die frische Luft zu gehen. Vielleicht lässt sich ein Meeting nach draußen verlegen.

Ein Kaffee zwischendurch
Wer keinen Kicker oder Sportangebote im Büro vorfindet, dem hilft vielleicht eine kurze Kaffeepause mit Kollegen, um anschließend motiviert und mit neuen Ideen an die Arbeit zu gehen.

Verabredungen am Feierabend
Wer tagsüber im Büro vom Biergartenbesuch träumt, sollte ihn für abends fest einplanen und sich mit Kollegen oder im Freundeskreis verabreden. Die Aussicht auf eine schöne Verabredung motiviert für den Tag.

Ablenkung mit Kollegen
Wer sich kurz mit Kollegen ablenkt - zum Beispiel am Tischkicker - ist danach oft motivierter.

Weg vom Schreibtisch
Besonders bei größeren Arbeitgebern gehören Sport- und Entspannugsangebote genauso dazu wie die Kantine. Sie helfen, danach ausgeglichener und motivierter an den Schreibtisch zurückzukehren.

Entspannung am Schreibtisch
Manchmal muss man für mehr Entspannung den Schreibtisch auch gar nicht verlassen: zum Beispiel für eine kurze Meditation oder wenn der Arbeitgeber einen Massagedienst anbietet.

Entspannung im Sitzen
Mancher entspannt auch lieber allein für einige Minuten und findet in einer Sitzsack- oder Sofaecke Erholung und Motivation für neue Aufgaben.

Eiskalte Motivation
Auch die Aussicht auf ein Eis in der Mittagspause oder nach Feierabend kann die Motivation steigern.

Motivation am Nullpunkt
Gerade wenn es draußen wärmer wird, leidet häufig die Motivation der Mitarbeiter, die gedanklich schon die Füße im Badesee baumeln lassen.

Gleichzeitig sollte die Performance eines Teammitglieds anhand der Resultate gemessen werden. Beispielsweise, wie viele Verkäufe wurden erzielt, wie viele Programmiermodule fertiggestellt, wie viele Wörter geschrieben, et cetera.

3. Kommunikation in alle Richtungen ermöglichen

Ein wichtiger Erfolgsfaktor bei Remote Teams ist die Kommunikation.
Es gibt die Tendenz das Entwickler/ Mitarbeiter die weit entfernt arbeiten, komplett von der Oberfläche verschwinden, wenn es keine regelmäßigen Updates gibt. Das liegt auch daran, dass diese Personen auch nicht zufällig am Arbeitsplatz oder an der Kaffeemaschine oder im Meetingraum angetroffen werden können.

Hier muss der Arbeitgeber entsprechende Kommunikationskanäle schaffen. Die Lösung in diesen Fällen sind zum grössten Teil Softwaretools wie Basecamp, Teams, HipChat, Slack, TeamViewer, Trello und Google HangOuts, um nur einige zu nennen.
Unterschiedliche Gruppen in diesen Tools (zum Beispiel eine Gruppe mit allen Entwicklern eines Moduls) tragen dazu bei, dass sich die Teammitglieder frei austauschen können.

Richtlinien zu regelmäßigem Austausch - auch wenn mal nicht etwas wichtiges ansteht - können dabei die Zusammenarbeit auflockern. So dreht sich nicht immer alles um die Arbeit und die Teams können eine Art "virtuellen Plausch an der Kaffeemaschine" führen.

4. Infrastruktur beachten

Strom, Internet und ein passender Computerarbeitsplatz sind weltweit keine Selbstverständlichkeit.
Unternehmen, die beispielsweise mit Indien, Rumänien oder China arbeiten, sollten prüfen, ob die Internetverbindung und die Stromanbindung richtig funktioniert. Lösungen kann man immer finden. Diese Thematik sollte jedoch proaktiv angesprochen werden, da es nicht üblich ist, in diesen Ländern darüber offen zu sprechen.

Auch in ländlichen Gebieten im deutschsprachigen Raum gibt es bei der digitalen Anbindung durchaus noch Herausforderungen.

5. Die richtige Kommunikationsform nutzen

Nicht für jede Art von Kommunikation eignet sich beispielsweise eine E Mail.

Hier ein kurzer Leitfaden, wann was am besten passt:

E Mail: E Mails eignen sich für kurze Nachrichten und Meeting Absprachen.

Chat: Chat Systeme wie Skype oder Slack ermöglichen den Austausch zwischen einzelnen oder mehreren Teammitgliedern. Besonders bei strukturierten Gesprächen können diese Chats helfen. Vieles kann auf den Punkt gebracht werden, ohne zu weit auszuholen.

Telefon/ Teams: Bei komplexeren Themen wie "Klärung von Meinungsverschiedenheiten" und ähnlichen können aber per E-Mail oder Chat zuviele ungewollte Misstverständnisse entstehen. In einem Telefonat oder einem Teams Call können die Beteiligten ins Detail gehen und auch Emotionen vermitteln.

Eins-zu-Eins Meeting: In einigen Fällen machen persönliche Meetings mehr Sinn. Beispielsweise bei Personalgesprächen und Feedback-Runden.

6. Softwaretools: Das A und O von Remote Arbeit

Ein Grund warum es heutzutage überhaupt möglich ist, über grössere Distanzen hinweg miteinander zu arbeiten, ist die Entstehung von unterschiedlichen Software- und Online-Tools.

Einige Beispiele sind Google Docs, TeamViewer, Skype, Slack, HipChat, Basecamp, Trello und viele mehr.

Alle diese Softwaretools haben ihre Vorteile. Beispielsweise können Nutzer mit TeamViewer auf andere Rechner zugreifen. Mit Teams lässt sich der eigene Bildschirm (Screenshare Funktion) anzeigen. Und mit Trello sind gemeinsame Arbeitslisten schnell erstellt. Alle diese Werkzeuge sind für die Remote Arbeit ausgerichtet und Teammitglieder können damit in Realtime zusammenarbeiten.

7. Meetingkultur festlegen

Wenn alle im gleichen Büro sind, dann ist es einfacher, schnell das ganze Team zusammenzutrommeln oder sich mit einzelnen Mitarbeitern zu verabreden. Das ist anders, wenn alle verteilt an unterschiedlichen Orten sitzen.

Deshalb solle hier eine Art Meetingkultur festgelegt werden. Wichtig sind klare Vorgaben:

- wann (täglich, wöchentlich, quartalsweise, jährlich)

- wo (Skype, im Projektmanagement-Tool, per Telefon, ...

- warum ("einfach so", Personalgespräch, Arbeitsstatus, Modulbesprechung, Anforderungen abklären)

8. Gemeinschaftssinn stärken

Auch die Entstehung eines Gemeinschaftssinn ist meistens schwerer, wenn die Abstände zu den Kollegen zu groß sind. Um eine "Wir-sind-eine-Firma" Kultur zu erschaffen, sind daher entsprechende Maßnahmen nötig. Es kann sich zum Beispiel das ganze Team zumindest einmal im Jahr physisch an einem Standort treffen oder gemeinsam einen Ausflug unternehmen.
Gleichzeitig kann der Arbeitgeber Chat-Gruppen einrichten, in denen es nicht um Arbeit geht, sondern um einen lockeren Austausch unter Kollegen.

10 Tipps für bessere Meetings

Niemand muss erscheinen
Mitarbeitern, die sich sichtbar langweilen, sollte für die Zukunft Abstinenz empfohlen werden.

Kekse auch weg!
Unterernährung ist in deutschen Büros selten. Kekse braucht niemand, die machen nur dick und schläfrig.

Kühl und frisch
Ist der Konferenzraum schlecht geheizt, verkürzt sich die Dauer des Meetings spürbar.

Klare Moderation
Klare Moderation hilft und strafft. Vorne stehen muss dabei aber nicht immer der Chef. Es kann auch eine Praktikantin sein, die sich gerade in das Thema eingearbeitet hat.

Kleine Gruppen
Jedes Meeting mit mehr als sieben Menschen gilt als ineffektiv.

Zwei Themen sind genug
Wer fünf Themen ansetzt, lockt potenziell 30 Leute in den Konferenzraum, von denen die meisten nur ein Thema kennen, aber trotzdem zu allen fünf ihren Senf abgeben.

Bei der Sache bleiben
Von Hölzchen auf Stöckchen zu kommen und wieder zurück, kann amüsant sein, führt aber nirgendwo hin.

Auch mal stehen bleiben
Schnelle Meetings im kleinen Kreis sollten ohne Stühle stattfinden. Das erhöht die Konzentration, außerdem kann dabei niemand mit seinem Smartphone spielen, ohne krass desinteressiert zu wirken.

Smartphones weg!
Der Kollegin mal eben den neuen Hund zeigen? Derartigen Quatsch während des Meetings sollte der Moderator schon im Vorfeld unterbinden.

Pünktlich vorne und hinten
Meetings sollten pünktlich beginnen und enden. Wer immer zu spät kommt, sagt damit: "Mich interessiert Euer Kram nicht."

9. Zeitunterschiede beachten

Arbeiten die Mitarbeiter in anderen Ländern, haben die Teams unter Umständen mit einer weiteren Herausforderung zu kämpfen: unterschiedliche Zeitzonen. Hier sollte in der Planung darauf geachtet werden, dass es zumindest ein paar Stunden Überschneidung gibt. In diesen Stunden kann die der Hauptteil der Kommunikatin stattfinden. Für Zeiten außerhalb der Überschneidung, sollte man entsprechende Arbeitsanweisungen geben.

Hier kommt auch Punkt 1 wieder zum Tragen: Mitarbeiter mit gutem Selbstmanagement sind gefragt. Denn nicht immer hat das Gegenüber Zeit, Arbeitsanweisungen zu geben.

Fazit

Der Aufbau von mehreren Standorten, in Form von externen Freelancern, eigenen Mitarbeitern an anderen Standorten oder die Zusammenarbeit mit Dienstleistern, die Entwickler bereitstellen, kann zur Stärkung der Personalstrategie führen. Es wird einfacher gute Mitarbeiter zu finden.
Auf der anderen Seite gilt es dabei die eine oder andere Herausforderung zu bewältigen. Einige der Tipps aus diesem Beitrag sollten hier eine Unterstützung bieten.

Insbesondere die Pflege der richtigen Kultur, die Nutzung der richtigen Tools und der passenden Prozesse, können eine Zusammenarbeit über die Ferne ermöglichen.