Verhalten im Meeting

8 Tipps für bessere Meetings

12.10.2017 von Sascha Thattil  
Laut einer Studie von Bain & Company wird viel Zeit für unnötige und zu lange Meetings verschwendet. 15 Prozent der Zeit in Unternehmen wird in Meetings verbracht. Wir geben Ihnen acht Tipps, um Meetings effizienter zu gestalten.
Meetings empfinden viele als Zeitfresser. Dabei können sie auch effektiv gestaltet werden, wenn einige Regeln eingehalten werden.
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1. Meetings so gut wie möglich vermeiden

Ginge es nach der Firma 37Signals, die das Online-Projektmanagement-Werkzeug Basecamp betreibt, sollte es überhaupt keine Meetings geben. Anstatt in diesen Besprechungen Zeit zu vergeuden, kann man "wirklicher Arbeit nachgehen".

2. Während der Besprechung stehen

So genannte Standup-Meetings werden immer beliebter. Stehen sorgt für mehr Aktion und auch mehr Teilnahme. Eine angenehme Sitzposition führt dagegen eher zu einer passiven Einstellung.

3. So kurz wie möglich halten

Grundsätzlich sollte man die Besprechungen auf 30 Minuten beschränken. Dabei sollte man so gut wie möglich früher aufhören, wenn man merkt, dass das Treffen keinen Mehrwert mehr liefert.

4. Agenda einhalten

Gerne kommt man in Besprechungen vom Thema ab und verliert somit wertvolle Zeit. Wichtig ist also, dass der Moderator die Teilnehmer bei der Agenda hält.

5. Kleine Teilnehmerzahlen

Die Teilnehmerzahlen sollte man so gering wie möglich halten. Ideal sind sieben Personen oder weniger.

6. Optionale Teilnahme

Einige Mitarbeiter werden möglicherweise kurzfristig andere wichtige Aufgaben zu erledigen haben. Dieser Mitarbeiter sollte dann in der Lage sein, das Meeting abzusagen, ohne sich hierfür im Detail rechtfertigen zu müssen.

7. Ziel des Treffens festlegen

Das Treffen sollte eines der folgenden Ziele erreichen:

8. Elektronische Geräte vermeiden

Laptops, Smartphones und andere elektronische Geräte lenken von den wirklich wichtigen Themen ab. In einer Studie von Fuze fand man heraus, dass mehr als 92 Prozent der Teilnehmer während des Meetings mit Multitasking beschäftigt sind.

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10 Tipps für bessere Meetings
Niemand muss erscheinen
Mitarbeitern, die sich sichtbar langweilen, sollte für die Zukunft Abstinenz empfohlen werden.
Kekse auch weg!
Unterernährung ist in deutschen Büros selten. Kekse braucht niemand, die machen nur dick und schläfrig.
Kühl und frisch
Ist der Konferenzraum schlecht geheizt, verkürzt sich die Dauer des Meetings spürbar.
Klare Moderation
Klare Moderation hilft und strafft. Vorne stehen muss dabei aber nicht immer der Chef. Es kann auch eine Praktikantin sein, die sich gerade in das Thema eingearbeitet hat.
Kleine Gruppen
Jedes Meeting mit mehr als sieben Menschen gilt als ineffektiv.
Zwei Themen sind genug
Wer fünf Themen ansetzt, lockt potenziell 30 Leute in den Konferenzraum, von denen die meisten nur ein Thema kennen, aber trotzdem zu allen fünf ihren Senf abgeben.
Bei der Sache bleiben
Von Hölzchen auf Stöckchen zu kommen und wieder zurück, kann amüsant sein, führt aber nirgendwo hin.
Auch mal stehen bleiben
Schnelle Meetings im kleinen Kreis sollten ohne Stühle stattfinden. Das erhöht die Konzentration, außerdem kann dabei niemand mit seinem Smartphone spielen, ohne krass desinteressiert zu wirken.
Smartphones weg!
Der Kollegin mal eben den neuen Hund zeigen? Derartigen Quatsch während des Meetings sollte der Moderator schon im Vorfeld unterbinden.
Pünktlich vorne und hinten
Meetings sollten pünktlich beginnen und enden. Wer immer zu spät kommt, sagt damit: "Mich interessiert Euer Kram nicht."