Mit einem Appell zu "Extreme Collaboration" rufen die Analysten zu intensiverer Kommunikation auf - etwa mittels Crowdsourcing und Social-Media-Analysen.
Aus CIO-Sicht stellen Collaboration-Initiativen oft ein Puzzle dar. Foto: Adchariyaphoto, Shutterstock.com
Zusammenarbeit im Unternehmen ist essentiell, und gelegentlich muss sie intensiv sein. Die Analysten von Gartner spinnen diesen Gedanken auf technologischer Ebene weiter, indem sie den bekannten Begriff der Collaboration zur Extreme Collaboration (XC) steigern. Durch XC können Führungskräfte laut Gartner die größten Hindernisse für funktionsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit überwinden. Dies sei eine Voraussetzung dafür, dass CIOs und Führungskräfte bei ihren Bemühungen zur Verbesserung der Geschäftsergebnisse durch Business-Process-Management (BPM) nicht länger scheitern.
Collaboration sei eine kritische Aktivität in vielen strukturierten und unstrukturierten Geschäftsprozessen, so Gartner. „Eine XC-Umwelt ist im Kern ein virtuelles Lage- oder Krisenzentrum, in dem Menschen zur kollaborativen Arbeit an einem gemeinsamen Ziel zusammenkommen können“, definiert Gartner-Analystin Janelle Hill. Diese Umwelt sei jederzeit ohne Unterbrechung zugänglich. „Was es extrem macht, ist der Wille zur Überwindung geografischer, organisatorischer, politischer und durch Management bedingter Grenzen, zur Vereinigung kollektiver Skills und Ressourcen zur Problemlösung und zur Erreichung geteilter und ehrgeiziger Ziele.“
6 Wege zu besserer Zusammenarbeit Mit einem Appell zu "Extreme Collaboration" rufen die Analysten zu intensiverer Kommunikation auf - etwa mittels Crowdsourcing und Social-Media-Analysen.
1. Web-basierter Collaboration einen Platz verschaffen: Der Einsatz virtueller und web-basierter Collaboration im Arbeitsalltag der Mitarbeiter sollte nach Gartner-Einschätzung aktiv befördert werden. Die Analysten raten dabei zum Experimentieren. Ein Ansatz sei die gezielte Auswahl einer bislang auf traditionellem Wege – also durch persönliche Meeting oder E-Mail – erledigten Aktivität. Die Mitarbeiter sollten dazu ermuntert werden, diese Tätigkeit künftig möglichst via web-basierter Collaboration zu erledigen.
2. Near-Real-Time-Communication nutzen: Stimuliert werden sollte laut Gartner auch die fast in Echtzeit verlaufende Kommunikation in den sozialen Netzwerken – also das Bloggen, Twittern oder Updaten von Facebook-Seiten. „Das Etablieren von Real-Time Communication-Gewohnheiten am Arbeitsplatz ermöglicht einen freieren Informationsfluss und proaktivere Mitteilungen, so dass die Leute schneller auf unerwartete Ereignisse und Störungen antworten können“, so die Analysten.
3. Crowdsourcing und populäre Social-Media-Tools nutzen: Als Trigger für einen dynamischen Gedankenaustausch zu einem aktuellen Problem empfiehlt Gartner, einen “Tweet Jam” ins Leben zu rufen. Man müsse nur einen Zeitrahmen und ein Thema festlegen und die Mitarbeiter zur Teilnahme am Brainstorming animieren. „Anders als bei Diskussionen im Meeting Room wird die Kommunikation festgehalten“, so Gartner.
4. Belohnungssysteme verändern: Statt alleine individuelle Leistungen und punktuelle Erfolge zu honorieren komme es bei XC darauf an, auch kollaboratives Handeln im Team zu belohnen, das zur Lösung komplexer Probleme beiträgt. „Der Einsatz von Collaboration-Technologien macht es auch einfacher, gemeinschaftliches Verhalten nachzuverfolgen und direkt mit den erreichten Resultaten zu verknüpfen“, so Gartner.
5. Messungen mit Social Network Analysis: Mit Social Network Analysis (SNA) und manchen Social-Media-Seiten lässt sich der Einfluss bestimmter Menschen in sozialen Netzwerken beobachten. Eine XC-Kultur basiere auf Offenheit, Vertrauen und gegenseitigem Respekt, erläutert Gartner. SNA sei eine Technik, die bei der Identifizierung starker sozialer Netzwerke mit dieser Grundlage helfe.
6. Kick-Start durch Gruppen-Events: Mit Hilfe weniger einfacher Schritte kann man laut Gartner Mitarbeiter aus der Komfortzone holen und zum Ausprobieren neuer Arten von Collaboration und Interaktion bewegen. Ein Beispiel sei es, interne Experten via mobiler Videos in Meetings zu holen. E-Mail könnte für eine bestimmte Zeitspanne intern abgeschaltet werden. Auch Gamification – also der Einsatz Computerspiel-basierter Techniken – sei eine Möglichkeit, alte Gewohnheiten aufzubrechen, so Gartner.
XC werde möglich, indem man mehrere Schlüsselkräfte nach einem Muster zusammenführe, das Innovation in Verhalten, Kommunikation, Zusammenarbeit und Beziehungspflege bringe. Gartner benennt sechs Best Practices, die hin zu einer XC-Kultur führen.
1. Web-basierter Collaboration einen Platz verschaffen:
Der Einsatz virtueller und web-basierter Collaboration im Arbeitsalltag der Mitarbeiter sollte nach Gartner-Einschätzung aktiv befördert werden. Die Analysten raten dabei zum Experimentieren. Ein Ansatz sei die gezielte Auswahl einer bislang auf traditionellem Wege – also durch persönliche Meeting oder E-Mail – erledigten Aktivität. Die Mitarbeiter sollten dazu ermuntert werden, diese Tätigkeit künftig möglichst via web-basierter Collaboration zu erledigen. „Die virtuellen Umwelten, die zum Hosten solcher Spaces genutzt werden, können von Process-Collaboration-Umwelten über soziale Netzwerke bis hin zu On-Premise Collaborative und Social-Media-Tools reichen“, so Gartner.
2. Near-Real-Time-Communication nutzen:
Stimuliert werden sollte laut Gartner auch die fast in Echtzeit verlaufende Kommunikation in den sozialen Netzwerken – also das Bloggen, Twittern oder Updaten von Facebook-Seiten. „Das Etablieren von Real-Time Communication-Gewohnheiten am Arbeitsplatz ermöglicht einen freieren Informationsfluss und proaktivere Mitteilungen, so dass die Leute schneller auf unerwartete Ereignisse und Störungen antworten können“, so die Analysten. Das könne das Problem eingeschränkter und verzögerter Informationen lösen, das durch formelle und hierarchisch strukturierte Kommunikationskanäle oder durch vordefinierte E-Mail-Verteilungsabläufe entstehe.
Mit Teamwork Wissen sammeln und sparen Mit Social-Business-Software und der Integration von Anwendungen können Unternehmen ihre Effizienz und Gewinne steigern. Allerdings nur dann, wenn "Social Collaboration" von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Tipps zur Planung und Softwareauswahl finden Sie hier.
Akzeptanz für Teamarbeit schaffen Bei zahlreichen Unternehmen und ihren Mitarbeitern konnte das Prinzip der Enterprise 2.0 aufgrund der schnelleren und geradlinigeren Kommunikation sowie einer größeren, geteilten Wissensbasis schon hohe Akzeptanz erlangen. Überzeugt hat ferner die kostensensible Kopplung verschiedener Funktionen, die früher in separaten Lösungen parallel gepflegt werden mussten.
Modulare Softwarelösungen sind von Vorteil Ist dieser Punkt geklärt, empfiehlt es sich, Anbieter zu vergleichen und eine Social-Softwarelösung auszuwählen, die modular zusammengestellt werden kann. Auf diese Weise ist die Lösung nicht nur maßgeschneidert, sondern zudem jederzeit um zusätzliche Module erweiterbar.
Anwendungsgebiete für den Mittelstand Eine "Rundum-Sorglos-Lösung", die wirklich jeden Unternehmensbereich abdeckt, ergibt für kleine und mittelständische Betriebe sicherlich erst ab einer gewissen Größe Sinn. So wäre es beispielsweise bei wenigen Mitarbeitern, die alle an demselben Standort arbeiten, eine Lösung überdimensioniert, die Buchhaltung oder Urlaubsverwaltung über eine Enterprise-2.0-Lösung zu betreiben. Hingegen kann es bereits in kleinen Teams sehr sinnvoll sein, Wissen zu sammeln und zu speichern, eine Datenbank zu pflegen und Dokumente zu verwalten.
Positive Gruppenbildung für mehr Kommunikation und Wissen So greifen in einer Intranet-Enterprise 2.0-Lösung beispielsweise Kommunikationsbausteine ineinander, die ansonsten parallel gepflegt werden müssten. Der Austausch kann über Chats oder Messaging-Funktionen ebenso erfolgen wie über persönliche Nachrichten innerhalb des Systems, die der E-Mail ähnlich sind.
Activity Streams halten auf dem Laufenden Social-Software-Angebote haben ihren Ursprung oft in Funktionalitäten, die sich an Social-Media-Netzen orientieren. So kann ein mittelständisches Unternehmen seine Mitarbeiter mit sogenannten Activity Streams auf dem Laufenden halten: Direkt auf der Portalstartseite eines Mitarbeiters blendet der Activity-Stream neue Postings oder Aktionen der Organisationsmitglieder ein, auch Aktivitäten in Gruppen werden angezeigt.
Wissens-Pool hilft Zeit und Geld sparen Wikis, Blogs und Foren, die ihren Ursprung ebenfalls im sozialen Netz haben, können sich auf dieselbe Weise positiv auf die Kommunikation in mittelständischen Firmen auswirken. Klassische Anwendungsbeispiele sind hier Nachfragen zu einem Projektstatus, die für jeden Beteiligten einsehbar sind, Fragen zu Problemen oder Vorgängen, die über diese Wege direkt geklärt werden können, oder der Austausch zu fachspezifischen Themen.
Kundendaten verwalten und Projekte abwickeln In einer Social-Software-Lösung können Kundenkommunikation, interner Austausch, organisatorische Aufgaben und vieles mehr gleichzeitig abgewickelt werden. So verfügen einige Anbieter über ein integriertes CRM-System, in dem alle Kontakte angelegt und verwaltet werden. Damit werden erforderliche Ansprechpartner über eine Suchfunktion inklusive aller Kontaktdaten schnell gefunden.
Dokumenten-Management integrieren Auch in der Koordination von Projekten kann Social-Business-Software den Mittelstand unterstützen, und zwar auch über die bereits erwähnten Gruppen hinaus. Zum Beispiel führt ein in die Social-Software integriertes Dokumenten-Management-System dazu, dass Dateien und Dokumente sicher ausgetauscht und versionsgetreu oder parallel bearbeitet werden können.
Buchhaltung, Reisekosten, Urlaubs- und Projektplanung inklusive Mittelständler, die ihre Buchhaltung intern abwickeln, können die Fibu bei einigen Anbietern direkt mit der Social-Business-Software verknüpfen - wovon auch Mitarbeiter über die Finanzabteilung hinaus profitieren. Dazu legen einige Lösungen zum Beispiel Personalakten je Mitarbeiter an, die jeweils die vertraglich geregelten Arbeitszeiten sowie Urlaubstage dokumentieren.
3. Crowdsourcing und populäre Social-Media-Tools nutzen:
Als Trigger für einen dynamischen Gedankenaustausch zu einem aktuellen Problem empfiehlt Gartner, einen “Tweet Jam” ins Leben zu rufen. Man müsse nur einen Zeitrahmen und ein Thema festlegen und die Mitarbeiter zur Teilnahme am Brainstorming animieren. „Anders als bei Diskussionen im Meeting Room wird die Kommunikation festgehalten“, so Gartner. „Es gibt also klare Aufzeichnungen darüber, was besprochen wurde, wer Ideen beigetragen hat und welche Teilnehmer bei Diskussionen und Problemlösungen herausgeragt haben.“ Crowdsourcing wiederum sei zwar nicht per se XC, stelle aber ebenfalls einen unüblichen Kommunikationsstil dar.
4. Belohnungssysteme verändern:
Statt alleine individuelle Leistungen und punktuelle Erfolge zu honorieren komme es bei XC darauf an, auch kollaboratives Handeln im Team zu belohnen, das zur Lösung komplexer Probleme beiträgt. „Der Einsatz von Collaboration-Technologien macht es auch einfacher, gemeinschaftliches Verhalten nachzuverfolgen und direkt mit den erreichten Resultaten zu verknüpfen“, so Gartner.
5. Messungen mit Social Network Analysis:
Mit Social Network Analysis (SNA) und manchen Social-Media-Seiten lässt sich der Einfluss bestimmter Menschen in sozialen Netzwerken beobachten. Eine XC-Kultur basiere auf Offenheit, Vertrauen und gegenseitigem Respekt, erläutert Gartner. SNA sei eine Technik, die bei der Identifizierung starker sozialer Netzwerke mit dieser Grundlage helfe.
Firmen sollten nach Meinung der Analysten die entsprechenden Gruppen darum bitten, ihre kollektiven Stärken zum Meistern kritischer grenzüberschreitender Process-Performance-Herausforderungen einzubringen. Darüber hinaus lasse sich mit Technologien wie Social Media, Mobile IT und Cloud Computing ebenfalls auf neuen Wegen feststellen, wie und wo Menschen zusammengearbeitet haben und mit welchem Ergebnis.
Risiken beim Umstieg und mögliche Lösungsstrategien Collaboration- und Groupware-Lösungen eignen sich gut für den Cloud-Einsatz und sind bereits weit verbreitet. Doch bei aller Routine sollten Anwender den Umzug in die Cloud gut planen und vorbereiten.
Risiko: Benutzerakzeptanz
Gegenmaßnahme: Ausreichende Vorabinformation und Schulung
Gegenmaßnahme: Erfahrungen mit Pilotnutzern sammeln
Risiko: geringere Anpassungsmöglichkeiten
Gegenmaßnahme: Integrationsanforderungen genau spezifizieren und abklären
6. Kick-Start durch Gruppen-Events:
Mit Hilfe weniger einfacher Schritte kann man laut Gartner Mitarbeiter aus der Komfortzone holen und zum Ausprobieren neuer Arten von Collaboration und Interaktion bewegen. Ein Beispiel sei es, interne Experten via mobiler Videos in Meetings zu holen. E-Mail könnte für eine bestimmte Zeitspanne intern abgeschaltet werden. Auch Gamification – also der Einsatz Computerspiel-basierter Techniken – sei eine Möglichkeit, alte Gewohnheiten aufzubrechen, so Gartner.