Lizenz-Management ist auch ein Prozess für den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmenswerten, so sagt die in Soest ansässige Unternehmensberatung Aagon Consulting. Mit dieser Aufgabe der Werterhaltung will sie IT-Leiter, CIOs und IT-Administratoren nicht allein lassen. So hat sie zehn Tipps für das Management von Softwarelizenzen in Unternehmen zusammengestellt.
1. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen
Der erste Schritt zu einem funktionierenden Lizenz-Management ist nicht der Kauf eines entsprechenden Werkzeugs, gibt Aagon zu bedenken. Viel wichtiger sei es, einen verantwortlichen und verantwortungsbewussten Lizenz-Manager zu berufen, der die notwendigen Prozesse im Unternehmen etabliert, laufend überprüft und - in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung - anpasst. Er muss nicht zwangsläufig aus der IT stammen, denn seine Aufgabe ist ja vornehmlich kaufmännischer und organisatorischer Art. Ein guter Kandidat wäre beispielsweise auch ein Mitarbeiter aus dem Einkauf, der sich auf Vertrags-Management spezialisiert hat.
2. Konsolidieren Sie Ihre Software
Je weniger vielfältig die Softwareprogramme in einem Unternehmen, desto einfacher das Management der jeweiligen Lizenzen. Selbstverständlich dürfe die Konsolidierung nicht zu Lasten der Produktivität gehen, warnt Aagon. Doch allein die Beschränkung beispielsweise auf ein PDF-Tool erspare der Systemadministration und dem Support schon viel Arbeit. Und wenn dann statt fünf unterschiedlicher Versionen einer Bildbearbeitungssoftware nur noch eine genutzt wird, profitiert das Unternehmen von Mengenrabatten sowie konzentriertem Support.
3. Zentralisieren Sie die Beschaffung
Software sollte im Unternehmen grundsätzlich von einer zentralen Stelle aus beschafft werden, empfiehlt Aagon. So könne sie auch nicht über Umwege wie Spesenabrechnungen in das Unternehmen gelangen. Zudem habe nur ein zentraler Software-Beschaffer die Möglichkeit, zu prüfen, ob dafür noch freie Lizenzen im vorhanden sind oder ob eventuell auch eine alternative Software in Frage kommt. Unnötig zu erwähnen, dass Verwaltung und Kontrolle der Lizenznachweise und Datenträger auf diese Weise deutlich vereinfacht werden.
So lizenzieren Sie korrekt
4. Achten Sie auf korrekte Lizenzierung
Die hohe Kunst besteht darin, die für die jeweilige Unternehmenssituation beste Lizenzform zu wählen. Das sei nicht immer die mit dem günstigsten Preis, mahnt Aagon - und nennt dazu ein Beispiel: Bei Microsoft Office- seien manche Unternehmen versucht, statt einer Volumenlizen die günstigeren Home&Business-Lizenzen zu kaufen.
Dabei übersähen sie aber häufig die Einschränkungen. Diese Lizenzform bedeutet, dass es einen Lizenzschlüssel pro Installation gibt, und die Software von dem jeweiligen Datenträger installiert werden muss. Explizit untersagt ist eine automatische Softwareverteilung mit einem Unternehmensschlüssel, wie sie in vielen Unternehmen gang und gäbe ist. Die IT-Administration muss also alle Lizenzschlüssel dokumentieren und gemeinsam mit den Datenträgern archivieren. Der Mehraufwand macht den günstigeren Einkaufspreis schnell zunichte.
5. Integrieren Sie das Lizenz- in das Client-Management
Zu einem einheitlichen Prozess für die Beschaffung gehört auch ein zentral gesteuerter Prozess für die Installation. Der lässt sich am besten mit einem professionellen Client-Management-System (CMS) umsetzen. Dessen Inventarisierungsfunktion liefert regelmäßig aktuelle Daten über jede im Unternehmen installierte Software, die das Lizenz-Management dann in Form einer Lizenzbilanz oder eines Compliance-Checks mit den hinterlegten Lizenzpaketen abgleichen kann.
Getrennte Systeme für Inventarisierung, Softwareverteilung und Lizenz-Management hingegen ziehen zwangsläufig Reibungsverluste, redundante oder fehlende Daten und administrativen Mehraufwand nach sich. Wichtig ist jedoch, dass das CMS auch mobile und externe Geräte wie Notebooks oder Heimarbeitsplätze erfasst.
6. Weisen Sie Open-Source- und Gebrauchtsoftware gesondert aus
Der Einsatz von Open-Source-Software oder Shareware in Unternehmen kann durchaus kostenpflichtig sein. Unternehmen, die beispielsweise die Datenbank MySQL einsetzen, vergessen häufig, dass hierfür im kommerziellen Umfeld eine Lizenzpflicht besteht. Der Lizenz-Manager muss deshalb auch die Lizenzbedingungen von Open-Source-Software prüfen und ausweisen. Ähnliches gilt für gebrauchte Software: Auch hier empfiehlt es sich, die Lizenzen gesondert auszuweisen - zumal die Rechtslage noch unklar ist. So lässt sich das Risiko einer potentiellen Nachlizenzierung besser bewerten.
7. Bewahren Sie Lizenznachweise und Datenträger sicher auf
Im Büro des Anwenders oder gar in dessen Home Office haben Lizenznachweise und Datenträger nichts verloren, konstatiert Aagon. Alle mit einer Lizenz verbundenen Unterlagen sollten zentral und an einem sicheren, feuergeschützten Ort aufbewahrt werden, zu dem nur autorisierte Personen Zugang haben.
Auch wenn es altmodisch klingt: Alle Datenträger und Lizenzschlüssel sowie weitere Nachweise über die Beschaffung von Software, etwa Rechnungskopien, müssen in Papierform hinterlegt sein. Das heißt nicht, dass diese Dokumente nicht für einen schnellen Zugriff zusätzlich digitalisiert und im CMS bei den jeweiligen Lizenzpaketen gespeichert sein sollten.
Awareness ist das A und O
8. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter
Jedem muss klar sein, dass und warum Lizenz-Management für das Unternehmen, also auch für seinen eigenen Job wichtig ist. Eigentlich sollte dieses Wissen per se verhindern, dass Mitarbeiter selbst Software mitbringen und auf ihren Rechnern installieren - wofür das Unternehmen gegebenenfalls haftet. Ein verantwortlicher Umgang mit dem Unternehmenswert Softwarelizenzen muss aber auch "von oben" gelebt werden.
9. Schließen Sie Betriebs- und Mitarbeitervereinbarung
Aagon rät jedem Unternehmen, eine Betriebsvereinbarung und/oder Mitarbeitervereinbarung für die private Nutzung des Arbeitsplatz-PCs und des Internet abzuschließen. Augrund der aktuellen Rechtslage in Deutschland hält die Unternehmensberatung eine unpopuläre Maßnahme für sinnvoll: Die private Nutzung des PCs und des Internets sollte strikt untersagt sein.
Ansonsten laufe das Unternehmen Gefahr, seinen Angestellten gegenüber als Anbieter von Telekommunikationsdiensten aufzutreten. Und damit komme es zu Einschränkungen beim Zugriff auf die unternehmenseigenen Geräte und Daten, die das Client- und Lizenz-Management erschwerten oder gar unmöglich machten. Um Mitarbeiter nicht zu demotivieren, schägt Aagon vor, Kiosk-PCs in den Pausenräumen aufzustellen, an denen privates Surfen ausdrücklich gestattet sei.
10. Lassen Sie Ihren Lizenzstatus zertifizieren
Wer sein Lizenz-Management allein oder mit Hilfe eines Partners in Ordnung gebracht hat, kann sich dessen Korrektheit von den großen Softwareherstellern zertifizieren lassen. Beispielsweise bestätigt ein Zertifikat von Microsoft, dass aus Sicht des Herstellers das Lizenz-Management des Kunden effektiv aufgestellt und das Unternehmen korrekt lizenziert ist. Mit einem solchen Zertifikat ist der Kunde dann für ein Jahr vor Lizenz-Audits des ausstellenden Anbieters sicher, beteuert Aagon.
Gleichzeitig wirke das Zertifikat positiv in der Außendarstellung, habe Signalwirkung auf andere Hersteller, die keine Zertifizierung anbieten, verbessere das eigene Risiko-Management und wirke sich unter Umständen sogar positiv auf das Kredit-Ranking des Unternehmens aus. Last, but not least sei es auch eine positive Bestätigung für die eigenen Mitarbeiter. Sie erhalten damit quasi den offiziellen Nachweis, dass die ihnen auferlegten Einschränkungen dem Unternehmen tatsächlich zu Gute kommen.
Einen kostenlosen Rechtsleitfaden zum Thema Lizenz-Management stellt Aagon unter http://www.aagon.de/lizenzmanagement zum Download bereit. Autor ist der Rechtsanwalt Horst Speichert.