Ein stark verästeltes Geflecht in- und ausländischer Beteiligungen macht es heute vor allem großen Unternehmen schwer, ihren Berichtspflichten nachzukommen. Daran sind nicht zuletzt die vielen Regularien wie beispielsweise die Außenwirtschaftsverordnung, das Wertpapierhandelsgesetz und immer neue EU-Richtlinien verantwortlich, die den bürokratischen Aufwand in die Höhe treiben (Viele Informationen zu den organisatorischen Aufgaben und rechtlichen Problemen von Unternehmen finden Sie auch im Knowledge Center Compliance und Recht der Computerwoche).
Aber auch technisch liegt Vieles im Argen. So werden in vielen Unternehmen die benötigten Informationen immer noch in Excel-Arbeitsblättern erfasst und dann per E-Mail herumgeschickt. Oft stellt sich dabei heraus, dass zentrale Angaben fehlen (zur Marktentwicklung von Software für das Beteiligungs-Management siehe auch den Beitrag "SAP verkauft Teile von Business Objects). Der Aufwand eines solchen Vorgehens ist immens hoch und bietet wenig Sicherheit - Compliance-Verstöße sind vorprogrammiert. So ist es kein Wunder, dass dieser Punkt auf dem "Ernst & Young Business Risk Radar 2008" unter den Top-10 der strategischen Geschäftsrisiken rangiert.
Um künftig systematischer und Compliance-konform zu arbeiten, sollten Unternehmen folgende Tipps beherzigen:
1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihres Beteiligungsgeflechts!
Nur eine komplette Aufarbeitung der verschiedenen Beteiligungen, Mandate und Beteiligungsquoten stellt künftig eine klare Definition der Meldepflichten sicher. Das größte Problem an dieser Stelle sind die historisch gewachsenen und selten strategisch ausgelegten Beteiligungsgeflechte zwischen den Unternehmensgruppen. Sie zu entwirren ist eine unerlässliche Basismaßnahme, um Rechtskonformität zu erwirken.
2. Definieren Sie klare Ziele Ihrer Beteiligungsstrategie!
Konsolidierende Unternehmen sollten genau wissen, in welche Felder sie investieren wollen. Nicht jede Beteiligung verspricht eine Wertschöpfung für den Konzern oder lässt sich einfach integrieren. Hier ist ein leistungsfähiges Beteiligungscontrolling gefragt, das schnell Aufschluss darüber gibt, welches Investment einen schnellen ROI verspricht und auch gut zum Unternehmen passt. Zudem sollten sich die Verantwortlichen auf eine Strategie festlegen. Hier sind neben dem Joint Venture, der Akquisition und der Neugründung noch zahlreiche weitere Optionen denkbar.
3. Bestimmen Sie die Verantwortlichen und Verantwortlichkeiten für Zahlen und Prozesse!
Auf der Personalebene ist Compliance am ehesten zu erreichen, wenn Sie die direkten Verantwortlichkeiten für Zahlen, Daten und Prozesse eindeutig zuordnen. Wenn der Geschäftsführer eines Tochterunternehmens mit seinem Namen für die Richtigkeit der Zahlen bürgen muss, wird er sehr viel stärker auf die Datenqualität achten. Zudem sollte es eine Verteilung von Datenverantwortlichen auf zentraler und auf lokaler Ebene geben. So erzielt man eine doppelte Absicherung der Datenqualität durch die Positionierung von Verantwortlichen im Mutterkonzern und bei den Tochterunternehmen.
4. Workflow: Bringen Sie die richtige Information an die richtige Stelle!
In einem komplex strukturierten Beteiligungsmanagement-Szenario nutzen zahlreiche Anwender aktuelle Unternehmensinformationen. Zu den Nutzern gehören Fachabteilungen für Steuern, Recht, internes und externes Rechnungswesen, Investor Relations, Treasury & Finance, Mergers & Acquisitions etc. Sie alle müssen die für sie jeweils relevanten Daten zum richtigen Zeitpunkt in hundertprozentig korrekter Form abrufen und auswerten können. Hierzu ist es notwendig, klar definierte Berechtigungskonzepte und Workflows zu entwickeln und zu implementieren (siehe auch den Beitrag "Verstehen Sie etwas von Performance-Management").
5. Datenqualität: Kappen Sie Wissens- und Informationsinseln!
Unternehmen mit einem ausgeprägten Beteiligungsgeflecht sollten beim Meldewesen für einen einheitlichen Informationsstand in jeder Abteilung sorgen. Nur so lässt sich langfristig eine hohe Datenqualität erreichen und halten. Dies schafft eine unternehmensweite Transparenz innerhalb des Datenpools und macht Arbeitsabläufe effektiver.
6. Verschaffen Sie sich einen Überblick über internationale Meldeanforderungen!
Ein Trend im Beteiligungs-Management ist in nahezu allen Staaten gleich: die Anforderungen an das Meldewesen steigen stetig. Neue Meldepflichten entstehen oft unbemerkt, etwa durch Transaktionen von Tochterunternehmen, die Auswirkungen auf den Mutterkonzern haben. Zudem unterscheiden diese Pflichten von Staat zu Staat erheblich. Nur wer es schafft, alle gesetzlichen Entwicklungen in allen Staaten im Auge zu behalten, kann seinen Pflichten nachzukommen und rechtskonform handeln.
Beteiligungs-Management in Deutschland
Die FernUniversität in Hagen hat dieser Tage in Kooperation mit dem Softwarehaus zetVisions AG die Studie «Trends im Beteiligungs-Management» vorgestellt. Dazu wurden 255 Beteiligungsmanager aus meist sehr großen Unternehmen befragt. Es zeigte sich, dass die Aufgaben des Beteiligungsmanagements immer komplexer und vielfältiger werden. Allerdings liegt der Fokus der Befragten nach wie vor auf den traditionellen Aufgaben wie dem Controlling (86 Prozent) und der Verwaltung (83 Prozent) von Beteiligungen. Dagegen werden Corporate Governance und Compliance mit nur 39 Prozent beziehungsweise 36 Prozent eher vernachlässigt. Dies ist insofern verwunderlich, als dass dem Themenbereich Risiko-Management und vor allem der Entwicklung und Implementierung von Konzepten zu gesetzlich vorgeschriebenen Risikofrühwarnsystemen ein sehr hoher Stellenwert beigemessen wird. Autor der Untersuchung ist der renommierte Experte für das Beteiligungs-Management Prof. Dr. Jörn Littkemann, Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, an der FernUniversität in Hagen. Die kostenlose Studie können Sie per E-Mail unter zetVisions(at)ffpr.de bestellen.
7. Unterschätzen Sie nicht die Komplexität verschiedener Rechtsformen und Rechtsgebiete!
Jedes Land ist im Bezug auf Rechtsformen und Rechtsgebiete anders strukturiert - selbst innerhalb der Europäischen Union mit ihren vielen EU-Richtlinien gibt es zahllose nationale Unterschiede. Ein Unternehmen, das Beteiligungen verschiedener Rechtsformen in verschiedenen Staaten in seinem Portfolio vereint, muss doppelt aufpassen. Wir haben es heute zudem mit einem starken Wettbewerb der Rechtsformen (AG, GmbH, Ltd., Mini-GmbH etc.) und Rechtsordnungen zu tun, was die Situation zunehmend verschärft.
8. Üben Sie Disziplin bei der Einhaltung von Abläufen!
Werden die implementierten Prozesse streng eingehalten, lenken Sie nicht nur die Investitionsprozesse in geregelte Bahnen. Auch die häufig Compliance-relevante Dokumentation von Vorgängen ist so gewährleistet. Nicht zuletzt werden zudem viele Risiken minimiert, beispielsweise das Durchsickern von Insiderwissen durch einen fehlerhaften Kommunikationsprozess.
9. Sorgen Sie für die Aus- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter!
Durch die Standardisierung vieler Vorgänge im Beteiligungs-Management wandeln sich die Anforderungen an die Kompetenzen der Mitarbeiter. Jetzt und in Zukunft sind analytische Fähigkeiten deutlich stärker gefragt. Nur die zielgerichtete Aus- und Weiterbildung der verantwortlichen Mitarbeiter sichert den routinierten Umgang mit wandelnden Anforderungen im Beteiligungs-Management.
10. Fangen Sie jetzt an!
Mit jedem Jahr das verstreicht wird es schwieriger, historisch gewachsene Beteiligungsgefüge an sich verändernde gesetzliche Anforderungen anzupassen. Gleichzeitig wird es immer komplexer, neue Beteiligungen wertschöpfend zu integrieren. Je früher Längsschnittdaten zur Verfügung stehen, desto besser wird die Steuerungsmöglichkeit (as)