Landes-IT und Business zweifeln stark an der Effektivität einer Corporate-IT. Sebastian Paas von KPMG zeigt Praxisbeispiele, wie Corporate-IT erfolgreich sein kann.
Die meisten CIO-Organisationen besitzen eine Corporate-IT, um beispielsweise die gemeinsame IT-Strategie vorzugeben, das internationale Zusammenspiel der IT-Services oder auch IT-Sicherheit und Compliance zu gewährleisten. Das IT-Management erwartet zudem, dass die Bedeutung der Corporate-IT in den kommenden Jahren zunehmen wird. Dies ist auf die gestiegenen Koordinationsanforderungen einer zunehmend virtuell-vernetzen Zusammenarbeit in Unternehmen und auf die sinkende Bedeutung formeller Hierarchien zurückzuführen.
In der Praxis ist es oft schwer feststellbar, was Corporate-IT erfolgreich macht. Typisch sind Fragen nach dem Grad der Zentralisierung und der Steuerung, nach Aufgaben oder auch nach dem Image, welches sich Corporate-IT Abteilungen zulegen sollten. Auf Basis von Gesprächen mit CIOs, IT-Managern und den IT-Mitarbeitern hat KPMG Erfolgsfaktoren herausgearbeitet, die sich in der Praxis bewährt haben.
10 Erfolgsfaktoren für die Corporate-IT
10 Erfolgsfaktoren für die Corporate-IT: Landes-IT und Business zweifeln stark an der Effektivität einer Corporate-IT. Sebastian Paas von KPMG zeigt Praxisbeispiele, wie Corporate-IT erfolgreich sein kann.
1. Organisations- und Prozessdesign: Für die Wahrnehmung im Unternehmen und der gesamten CIO-Organisation ist es wichtig, dass die Aufgaben der Corporate-IT auf das Notwendigste beschränkt werden. Das Business und die regionale IT reagieren sensibel darauf, wenn Effektivitätsvorgaben gemacht werden, die selbst nicht eingehalten werden. In diesem Zusammenhang sollten auch die Prozesse der Corporate-IT regelmäßig einem Benchmarking unterzogen werden.
2. Governance ausüben: In zahlreichen Interviews und Gesprächen wurde hervorgehoben, wie wichtig ein hohes Maß an Transparenz über die Zuständigkeiten und Leistungen der Corporate-IT sowie die damit verbundenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten ist. Entscheidend ist jedoch, dass es pro Aufgabe nur einen Entscheidungsträger gibt, Veto-Rechte bei Entscheidungen weitgehend eingeschränkt werden und auch die Anzahl der Input-Geber begrenzt wird.
3. Wettbewerb fördern: Die Förderung von Wettbewerb durch die Corporate-IT innerhalb der CIO-Organisation ist von Bedeutung, um den zentralen Koordinations- und Führungsanspruch in der IT zum vermitteln. Hier hat es sich bewährt, traditionelles Kosten-Benchmarking durch ein Benchmarking des IT-Service-Portfolios und der Leistungserbringung durchzuführen.
4. Image aktiv gestalten: Das Image der Corporate-IT sollte aktiv gestaltet werden. Das IT-Management muss sich insofern überlegen, wie zum Beispiel Attribute wie "innovativ" oder "gestaltend" durch operative Maßnahmen aufgebaut werden können. Ein internationales Handelsunternehmen setzt zu diesem Zweck beispielsweise vermehrt professionelle Kreativitätstechniken in Workshops und Mitarbeiter-Coaching ein, um sich ein innovativeres Image zu geben.
5. Verbindliche Kommunikation: Ein wichtiges Instrument zur Gestaltung des Images von Corporate-IT sowie zur Durchsetzung von einheitlichen Standards und Richtlinien ist eine verbindliche Kommunikation, die alle IT-Bereiche des Konzerns erreicht. In der Praxis stellt sich vor allem die Frage, welche Kommunikationsziele die Corporate-IT hat und welche Adressaten sie erreichen möchte. Auch hier hat es sich bewährt, die Kommunikation nicht als etwas Selbstverständliches hinzunehmen, sondern im IT-Managementkreis in regelmäßigen Abständen zu reflektieren.
6. Mitarbeiterauswahl und -entwicklung: Um die Corporate-IT nachhaltig in die gesamt CIO-Organisation zu integrieren ist sicherzustellen, dass Mitarbeiter gefunden werden, die den hohen Anforderungen gerecht werden. Dies gelingt häufig dadurch, dass diese bereits vorher in der CIO-Organisation tätig waren. Darüber hinaus ist ein gezieltes Programm zu entwickeln, wie die Mitarbeiter gerade zu Beginn ihrer Tätigkeit weiter- und ausgebildet werden. Schließlich sollte in der CIO-Organisation transparent gemacht werden, dass Corporate-IT Aufgaben temporär begrenzt sind. Auf dies Weise können (oftmals gezogene) Vergleiche zu einem "Elfenbeinturm in der IT" vermieden werden.
7. Management von Innovationen: Ein hohes Maß an Akzeptanz stellt sich dann ein, wenn die Corporate-IT als Vordenker der IT und als Entwickler bzw. Förderer von Ideen wahrgenommen wird. Organisatorisch sollten daher Kompetenzen rund um Innovation in den Bereichen Technologie, IT-Services und auch Geschäftsprozesse gebündelt werden.
8. Management des Anforderungs- und Projektportfolios: Die zentrale, unternehmensweite Bündelung von IT-Anforderungen und die spätere Steuerung des IT-Projektportfolios ist aus Governance-Aspekten zu empfehlen. Dies bietet die Chance, IT-strategischen Vorgaben auch in die Praxis umzusetzen.
9. Bündelung von Projektmanagementaktivitäten: Viele Corporate-IT Einheiten unternehmen erhebliche Anstrengungen, um das IT-Projektmanagement zu zentralisieren. Die Ansätze können vom Aufsetzen eines einheitlichen IT-Projektmanagement Regelwerks, über ein zentrales Ressourcenmanagement in IT-Projekten bis hin zur Bereitstellung eines Pools an IT-Projektmanagern reichen, die im gesamten Konzern zum Einsatz kommen können.
10. Zusammenarbeit mit interner Revision: Unter Governance-Aspekten wird die Zusammenarbeit mit der internen Revision, die in der Regel selbst eine Corporate-Funktion ist, häufig unterschätzt. Das Recht, selbst IT-Prüfungen zu beantragen, verleiht der Corporate-IT ein höheres Gewicht innerhalb der gesamten CIO-Organisation.
1. Organisations- und Prozessdesign
Erfolgsfaktoren für Corporate-IT-Abteilungen. Foto: KPMG AG
Für die Wahrnehmung im Unternehmen und der gesamten CIO-Organisation ist es wichtig, dass die Aufgaben der Corporate-IT auf das Notwendigste beschränkt werden. Das Business und die regionale IT reagieren sensibel darauf, wenn Effektivitätsvorgaben gemacht werden, die selbst nicht eingehalten werden. In diesem Zusammenhang sollten auch die Prozesse der Corporate-IT regelmäßig einem Benchmarking unterzogen werden.
2. Governance ausüben
In zahlreichen Interviews und Gesprächen wurde hervorgehoben, wie wichtig ein hohes Maß an Transparenz über die Zuständigkeiten und Leistungen der Corporate-IT sowie die damit verbundenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten ist. Entscheidend ist jedoch, dass es pro Aufgabe nur einen Entscheidungsträger gibt, Veto-Rechte bei Entscheidungen weitgehend eingeschränkt werden und auch die Anzahl der Input-Geber begrenzt wird.
3. Wettbewerb fördern
Die Förderung von Wettbewerb durch die Corporate-IT innerhalb der CIO-Organisation ist von Bedeutung, um den zentralen Koordinations- und Führungsanspruch in der IT zum vermitteln. Hier hat es sich bewährt, traditionelles Kosten-Benchmarking durch ein Benchmarking des IT-Service-Portfolios und der Leistungserbringung durchzuführen.
4. Image aktiv gestalten
Das Image der Corporate-IT sollte aktiv gestaltet werden. Das IT-Management muss sich insofern überlegen, wie zum Beispiel Attribute wie "innovativ" oder "gestaltend" durch operative Maßnahmen aufgebaut werden können. Ein internationales Handelsunternehmen setzt zu diesem Zweck beispielsweise vermehrt professionelle Kreativitätstechniken in Workshops und Mitarbeiter-Coaching ein, um sich ein innovativeres Image zu geben.
5. Verbindliche Kommunikation
Ein wichtiges Instrument zur Gestaltung des Images von Corporate-IT sowie zur Durchsetzung von einheitlichen Standards und Richtlinien ist eine verbindliche Kommunikation, die alle IT-Bereiche des Konzerns erreicht. In der Praxis stellt sich vor allem die Frage, welche Kommunikationsziele die Corporate-IT hat und welche Adressaten sie erreichen möchte. Auch hier hat es sich bewährt, die Kommunikation nicht als etwas Selbstverständliches hinzunehmen, sondern im IT-Managementkreis in regelmäßigen Abständen zu reflektieren.
10 Erfolgsfaktoren für die Corporate-IT II
6. Mitarbeiterauswahl und -entwicklung
Um die Corporate-IT nachhaltig in die gesamt CIO-Organisation zu integrieren ist sicherzustellen, dass Mitarbeiter gefunden werden, die den hohen Anforderungen gerecht werden. Dies gelingt häufig dadurch, dass diese bereits vorher in der CIO-Organisation tätig waren. Darüber hinaus ist ein gezieltes Programm zu entwickeln, wie die Mitarbeiter gerade zu Beginn ihrer Tätigkeit weiter- und ausgebildet werden. Schließlich sollte in der CIO-Organisation transparent gemacht werden, dass Corporate-IT Aufgaben temporär begrenzt sind. Auf dies Weise können (oftmals gezogene) Vergleiche zu einem "Elfenbeinturm in der IT" vermieden werden.
Zwölf Tipps zur Mitarbeiterführung
So klappt die Zusammenarbeit in der Firma Damit es im Unternehmen "funktioniert", sollten Führungskräfte einige Regeln befolgen. Stefan Bald stellt sie vor.
Tipp 1 Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Mitarbeitergespräche und bereiten Sie sich gut darauf vor.
Tipp 2 Hören Sie Ihren Mitarbeitern zu; achten Sie auch auf leise Zwischentöne.
Tipp 3 Vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern realistische Ziele.
Tipp 4 Erläutern Sie Ihren Mitarbeitern auch, warum das Erreichen der Ziele für das Unternehmen/Ihren Bereich wichtig ist.
Tipp 5 Sprechen Sie mit ihnen auch darüber, wie sie diese erreichen können und welche Schritte hierfür nötig sind.
Tipp 6 Klären Sie mit Ihren Mitarbeitern auch, was sie brauchen, damit sie die vereinbarten Ziele erreichen und die übertragenen Aufgaben erfüllen können.
Tipp 7 Denken Sie stets daran, dass Sie als Führungskraft für die Leistung Ihrer Mitarbeiter verantwortlich sind. Ihre Leistung wird an der Leistung Ihrer Mitarbeiter gemessen. Setzen Sie diese deshalb so ein, dass sie ihr Potenzial entfalten können.
Tipp 8 Kontrollieren Sie regelmäßig, ob Ihr Mitarbeiter sich noch auf dem richtigen Weg zum Erreichen der (Zwischen-)Ziele befinden.
Tipp 9 Würdigen Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter angemessen.
Tipp 10 Kritisieren Sie ein registriertes Fehlverhalten zeitnah, damit sich dieses nicht zu einem Verhaltensmuster verfestigt.
Tipp 11 Äußern Sie Kritik jedoch stets unter vier Augen - speziell wenn sie auch persönliche Verhaltensmuster des Mitarbeiters betrifft.
Tipp 12 Machen Sie Ihren Mitarbeitern nie (finanzielle) Zusagen, von denen Sie nicht sicher wissen, dass Sie diese auch hundertprozentig einhalten können.
7. Management von Innovationen
Ein hohes Maß an Akzeptanz stellt sich dann ein, wenn die Corporate-IT als Vordenker der IT und als Entwickler bzw. Förderer von Ideen wahrgenommen wird. Organisatorisch sollten daher Kompetenzen rund um Innovation in den Bereichen Technologie, IT-Services und auch Geschäftsprozesse gebündelt werden.
8. Management des Anforderungs- und Projektportfolios
Die zentrale, unternehmensweite Bündelung von IT-Anforderungen und die spätere Steuerung des IT-Projektportfolios ist aus Governance-Aspekten zu empfehlen. Dies bietet die Chance, IT-strategischen Vorgaben auch in die Praxis umzusetzen.
9. Bündelung von Projektmanagementaktivitäten
Viele Corporate-IT Einheiten unternehmen erhebliche Anstrengungen, um das IT-Projektmanagement zu zentralisieren. Die Ansätze können vom Aufsetzen eines einheitlichen IT-Projektmanagement Regelwerks, über ein zentrales Ressourcenmanagement in IT-Projekten bis hin zur Bereitstellung eines Pools an IT-Projektmanagern reichen, die im gesamten Konzern zum Einsatz kommen können.
10. Zusammenarbeit mit interner Revision
Unter Governance-Aspekten wird die Zusammenarbeit mit der internen Revision, die in der Regel selbst eine Corporate-Funktion ist, häufig unterschätzt. Das Recht, selbst IT-Prüfungen zu beantragen, verleiht der Corporate-IT ein höheres Gewicht innerhalb der gesamten CIO-Organisation.
Zusammenfassung
Sebastian Paas ist Partner bei KPMG im Bereich Management Consulting. Foto: KPMG
Einfach ist die Frage also nicht zu beantworten, was Corporate-IT Abteilungen erfolgreich macht. Die oben dargestellten Erfolgsfaktoren bieten aufgrund ihrer Bewährung in der Praxis einen guten Ausganspunkt, um ein Gewichtung und Schwerpunktsetzung für die eigene CIO-Organisation vorzunehmen.
Sebastian Paas ist Partner bei KPMG im Bereich Management Consulting.