Von Alfred Stolz Exclusiv für CW
In jeder Filiale, in den Verarbeitungs- und Verpackungszentralen und zusätzlich überall da, wo in jedem Betrieb Belege anfallen, werden bei der Migros täglich in großer Zahl Daten produziert, die wir von der Genossenschaft Migros St. Gallen, zuständig für die Ostschweiz, erfassen und verarbeiten. Bei einem Groß-Einzelhandelsunternehmen, wo beim Endverbraucherpreis um jeden Rappen oder Pfennig "gerungen" wird, sind Einsparungen von eminenter Bedeutung für das Unternehmen.
Die OCR-Methode versetzt uns in die Lage, alle möglichen Belegtypen integriert und nach einheitlichem System zu erfassen und die Kosten der manuellen Umwandlung von Urbelegen in Maschinencodes einzusparen. Die Sachbearbeiter und Arbeiter füllen ihre Belege selbst aus. Erfassungsspezialistinnen brauchen wir nicht mehr.
Wir fingen an zu sparen, indem wir 1,2 Millionen Franken ausgaben. Das war der Preis für einen Großleser Interscan 2250 einschließlich dem Offline-Korrektursystem Scanplex mit Platte und zunächst einem Korrekturbildschirm und den von uns benötigten "Fonts", das heißt den Leseprogrammen für die Schriften OCR-B, Handschriftziffern samt Sonderzeichen und - Pioniertat - Alphazeichen in Handschrift.
Wir können heute ohne Übertreibung sagen, daß unsere Erwartungen nicht nur erfüllt, sondern übertroffen worden sind. Skeptiker und Widerstände hat es zu Anfang naturgemäß gegeben. Man kann sagen, daß heute alle, besonders die betroffenen Sachbearbeiter, denen es obliegt, die Formulare auszufüllen, von der neuen Methode überzeugt sind und auch für sich selbst Vorteile darin sehen.
Handschritt steht obenan
Für den Sachbearbeiter ist wichtig, daß er sich auf seine eigentliche (Denk-)Arbeit konzentrieren kann, und sein Output, das Schreiben, ohne besondere Umstände vor sich geht. Er zieht deshalb normalerweise, das ist unsere praktische Erfahrung, Handschrift vor. Schreibmaschine bedeutet besonders für den Buchhalter, der viel zu rechnen, zu notieren und zu vergleichen hat, eine Unterbrechung des Arbeitsflusses. Am Anfang bestand der Verdacht, man müsse die Zeichen für die OCR "malen".
Inzwischen fällt allen die vorgeschriebene Schreibweise so leicht, daß keine Arbeitsverlangsamung und eine äußerst geringe Rückweisungsrate des Leser festgestellt werden kann, die häufig auf Null geht. Abgesehen von der Bequemlichkeit sparen wir auch mit der Handschrift gegenüber der Schreibmaschinenerfassung Geld: Wir brauchten bei OCR-A oder OCR-B-Anwendung zusätzlich rund 30 Schreibmaschinen mehr, das entspricht über 2500 Schweizer Franken Mietkosten im Monat.
OCR-B wird bei uns da angewandt, wo Daten automatisch über Schreibmaschine ausgegeben werden, so bei der Frischfleischverpackung und -wägung.
Auch Alpha-Handschrift läuft
Wenn heute hier und da geradezu Propaganda gegen die Handschrift-Alphaerkennung gemacht wird, so können mein Kollege Samuel Vogt, als Anlagen-Chef unter anderem für Datenerfassung und Schulung zuständig, und ich zwei entscheidende Argumente entgegenhalten:
1. Wie weit die technische Seite der Alpha-Erkennung sonst irgendwo sein mag, können wir nicht beurteilen - unser Seitenlesersystem jedenfalls erkennt Alpha-Handschrift mit großer Zuverlässigkeit: Die Rückweisungsrate strebt gegen Null
2. Daß man Alpha-Handschrift gar nicht braucht, ist eine Sage. Buchungstexte numerisch zu verkoden, wäre, von wenigen Anwendungsgebieten abgesehen, eine nicht zu rechtfertigende Verschwendung wertvoller Sachbearbeiterzeit (und ebenso wertvoller Arbeitsfreude). Selbst bei Verkodungen sind sinngemäße Alphacodes wie "L" für Lieferschein, "J" für ja etc. sehr wertvoll.
So schlägt's zu Buche
Wenn wir sehr grob und sehr vorsichtig schätzen, also die konventionellen Erfassungskosten sehr knapp und die heutigen OCR-Kosten im Zweifel eher hoch ansetzen, kommen wir immer noch zu dem Ergebnis, daß wir heute eine bestimmte Menge Daten zum halben Preis wie früher erfassen können. Das ergibt sich zum Beispiel aus der Relation daß "Eineinhalb" Locherinnen früher einen halben Tag für eine bestimmte regelmäßig anfallende Erfassungsarbeit brauchten. Das macht der Leser jetzt in zehn Minuten, und die kosten eben nur ein Bruchteil von 1,5 Erfassungsplätzen an einem halben Tag. Den Leser-Operator, der in Wirklichkeit nur während der Handschriftkorrektur voll beschäftigt ist, haben wir dabei schon full-time in die Interscan-Kosten einbezogen, ebenso den Wartungsdienst. Fast genau so hoch schlägt möglicherweise - aber das kann man kaum quantitativ erfassen - das durch OCR erworbene mehr an Schnelligkeit und damit an Leistungsfähigkeit unseres Unternehmens zu Buche.
Alfred Stolz ist Leiter der EDV-Abteilung der Genossenschaft Migros, St. Gallen.