All-IP Umstellung

All-IP als Wegbereiter für die Digitalisierung

11.07.2017
Anzeige  Neue Telefon- und Kommunikationstechnik bietet Unternehmen die Chance zur Erneuerung und Modernisierung interner Prozesse und Kommunikationsvorgänge. So können Telefonanlage und Konferenzlösungen zum Ausgangspunkt einer komplett erneuerten Firmenkultur werden.

Die Abschaltung bestehender ISDN-Anschlüsse durch die Telekommunikationsanbieter läuft auf Hochtouren - bis Ende 2018 soll die Umstellung auf die moderne All-IP-Technik für die meisten Geschäfts- wie Privatkunden abgeschlossen sein. Die Umstellung zwingt Unternehmen, sich gegebenenfalls auch unfreiwillig mit einer Modernisierung ihrer Telefonanlage beziehungsweise Telekommunikationsinfrastruktur zu beschäftigen. Dies führt nicht selten zu Ärger und Verdruss. Dabei sollten Unternehmen nicht aus dem Blick verlieren, dass "All-IP" auch eine Chance zur Erneuerung und Modernisierung interner Prozesse und Kommunikationsvorgänge bietet. Somit kann die Umstellung auf neue Telefontechnik eine strategische Dimension bekommen und zum Ausgangspunkt für weitere wichtige Änderungen im Unternehmen werden.

Zum Teil basieren diese Neuerungen auf cleveren Funktionen, die die neuen Anschlüsse mitbringen. So lassen sich bei den IP-Anschlüssen von Anbietern wie der oder O2 Rufumleitungen auf die Mailbox oder an einen Kollegen bequem per Mausklick über eine Web-Oberfläche aktivieren oder deaktivieren. Auf diese Weise kann jeder Mitarbeiter individuell sicherstellen, dass auch bei Abwesenheit kein wichtiger Anruf verloren geht.

Ein anderes Beispiel ist das sogenannte "One-Numbering" - die Erreichbarkeit unter nur einer Rufnummer. Sie basiert auf dem Zusammenspiel von Festnetz- und Mobilfunkanschlüssen, das bei den einschlägigen Anbietern schon länger im Fokus steht. Egal, ob ein Mitarbeiter sich im Büro aufhält, auf Geschäftsreise ist, eine Abteilungsbesprechung in einen Coffeeshop verlegt hat oder im Homeoffice arbeitet - Kunden und Geschäftspartner erreichen ihn in jedem Fall unter der ihnen bekannten Bürodurchwahl. Auch wenn der Anruf tatsächlich auf dem Handy landet.

Neben diesen netzbasierten Funktionen tragen auch moderne Telefonanlagen mit ihrem Funktionsumfang zur konkreten Verbesserung des Telefonalltags bei. Die Einbeziehung von Mobiltelefonen in die TK-Anlage kann sogar so weit gehen, dass Rückrufe, die der Mitarbeiter vom Handy aus vornimmt, beim Angerufenen trotzdem mit der hinterlegten Festnetzdurchwahl angezeigt werden. Dies verbessert nicht nur den Kontakt zu Kunden und Partnern, sondern räumt den Mitarbeitern auch wesentlich größere Freiheiten ein. Letztlich wird es egal, wann und wo sie arbeiten - erreichbar bleiben sie auf jeden Fall.

Eigenverantwortliches Arbeiten auch eine Frage der Firmenkultur

Allerdings muss der Gewinn an Mobilität und Flexibilität sich auch in der Firmenkultur widerspiegeln. Damit Unternehmen und Mitarbeiter von den neuen Möglichkeiten wirklich profitieren können, müssen Vorgesetzte das flexible Arbeiten nicht nur akzeptieren, sondern nach Möglichkeit sogar aktiv promoten. Gerade traditionell eingestellte Geschäftsführer und Abteilungsleiter tun sich mit einer Abkehr von der Präsenzpflicht und der Fokussierung auf prozess- und ergebnisorientiertes Arbeiten oft schwer. Gelingt hier ein Bewusstseinswandel, ist damit auch die wichtigste Grundlage für einen Kultur- und Wertewandel im Unternehmen geschaffen. Und dies ist wiederum auch unter dem Aspekt des Personalmarketings relevant. Junge, gut ausgebildete und talentierte Mitarbeiter legen heute weniger Wert auf Statussymbole wie Firmenwagen oder Bürogröße. Eine viel wichtigere Rolle nehmen Aspekte wie die "Work-Life-Balance", selbstbestimmtes Arbeiten, freie Zeiteinteilung oder die Chance auf Home-Office-Tage ein. Den ausgeprägten Wunsch nach Home-Office-Regelungen bestätigt beispielsweise eine Studie der Marktforschungsunternehmens Headquest. Auch der "Randstad Award 2017", in dem der internationale Personaldienstleister Randstad über 7100 Arbeitnehmer und Arbeitssuchende zu den attraktivsten Arbeitgebern befragt, zeigt, dass flexible Arbeitsgestaltung für Interessenten ganz weit oben steht.

Virtuelle Zusammenarbeit hoch im Kurs

Für flexibles, eigenverantwortliches Arbeiten ist gute telefonische Erreichbarkeit aber längst nicht die einzige Voraussetzung. Wichtig ist auch, dass die Technik auch Teams und Arbeitsgruppen darin unterstützt, eng zusammenzuarbeiten - auch dann, wenn die einzelnen Mitglieder oder zumindest größere Teile einer Gruppe über unterschiedliche Aufenthaltsorte verstreut sind. Lösungen wie virtuelle Konferenzräume für Audio- und Video-Konferenzen erlauben es, sich einfach per Smartphone zu einer virtuellen Gruppenbesprechung zusammenzuschließen. Collaboration Tools ermöglichen es den Teammitgliedern, trotz räumlicher Trennung gemeinsam an Dokumenten und Projekten zu arbeiten. Dabei informieren Software-Werkzeuge darüber, welche Kollegen gerade virtuell verfügbar sind - unabhängig von ihrem Aufenthaltsort. Mit Chat-Werkzeugen lassen sich kurze Abstimmungen unkompliziert treffen oder der Status laufender Projekte allen Beteiligten vermitteln. Webkonferenzen und Webinare erlauben es, zur Telefonkonferenz gleichzeitig auf Unterlagen zu schauen oder die Vermittlung von Informationen und Fertigkeiten zentralisiert, aber doch individualisiert umzusetzen.

Moderne Kommunikationstechnik ist ein wichtiges Werkzeug für flexibles und ergebnisorientiertes Zusammenarbeiten. Sie bringt im Geschäftsalltag eine Vielzahl von Vorteilen:

  • Steigerung der Effizienz, Optimierung von Arbeitsprozessen

  • Reduzierung von Reisekosten

  • Zeitersparnis aufgrund seltenerer Anfahrten zum Arbeitsplatz oder zu Kunden

  • Geringerer Raumbedarf an Unternehmensstandorten, dadurch geringere Mietkosten

  • Bessere Zusammenarbeit von verteilten Teams auch über mehrere Zeitzonen hinweg

  • Höhere Motivation der Mitarbeiter aufgrund freier Zeiteinteilung und Home-Office-Regelungen

Doch damit diese Werkzeuge auch genutzt werden und die erhofften Effekte bringen, muss mit der Bereitstellung der Technik auf jeden Fall auch eine Anpassung von Prozessen und Workflows und "weicher" Faktoren in der Unternehmenskultur einhergehen. Unternehmen, die solche Chancen zu nutzen verstehen, sind für die Herausforderungen der Digitalisierung und sich verändernden Märkten und Rahmenbedingungen auf jeden Fall besser aufgestellt als unflexiblere Mitbewerber.