Zirka 75 Euro hat der traditionelle Einkaufvorgang bei Alcatel Deutschland pro Bestellung an Prozesskosten verursacht. Ein Wert, der gerade bei geringwertigen Gütern nicht selten die Kosten der zu beschaffenden Produkte übertraf. Der Grund: Der Vorgang umfasste neun Prozessschritte und dauerte nicht selten 14 Tage.

Dieser Aufwand stand in keinem Verhältnis zum Wert der bestellten Waren. Mehr als 62 Prozent der Transaktionen bestanden aus Kleinbestellungen mit einem Volumen von weniger als 1300 Euro. Allerdings stehen sie nur für drei Prozent des Bestellvolumens. Sie spielen also, gemessen an den Gesamtausgaben des Unternehmens, kaum eine Rolle.

Daher hat sich Alcatel Deutschland dazu entschlossen, mit "Buy Direct" ein E-Procurement-System zu installieren, das den Beschaffungsprozess strafft und die Prozesskosten reduziert. Heute bestellt zum Beispiel eine Sekretärin ihr Büromaterial direkt im Intranet. Die notwendigen Kataloge stellen die Zulieferer in einem standardisierten Verfahren zur Verfügung. Die Bestellung von geringwertigen Gütern geht nun ohne Genehmigung durch den Vorgesetzten direkt zum Zulieferer, der binnen 24 Stunden liefert.

Dieser schlanke Prozess verursacht nun nur noch Kosten in Höhe von rund 34 Euro - also weniger als die Hälfte. Hinzu kommen nur schwer messbare indirekte Zeitersparnisse. Zum Beispiel ist die Zahl der Fehlbestellungen bei dem neuen Verfahren von 30 auf fünf Prozent zurückgegangen, also auch die damit anfallenden Arbeiten. Ebenso erübrigen sich Rückfragen, da der Anwender den Katalogen alle benötigten Zusatzinformationen entnehmen, gegebenenfalls mithilfe eines Bildes entscheiden kann, ob es das gesuchte Produkt ist.

Prozesskosten halbiert"Die Ausgaben bei der Einführung unserer E-Procurement-Lösung entstanden vor allem durch die Projektkosten und lagen im unteren sechsstelligen Bereich", erläutert Stefan Höll, Leiter Einkaufsfachbereich bei Alcatel Deutschland, die Kostenseite. "Durch die Einsparungen bei den Prozesskosten in den Beschaffungsabläufen hat sich die Investition bereits rund zwei Jahre nach dem Produktivstart bezahlt gemacht."

Kaum Einsparungen erzielt der Einkauf durch niedrigere Einkaufspreise. Obwohl die Zahl der Zulieferer um rund 90 Prozent reduziert wurde, belaufen sich die Preisnachlässe auf weniger als zehn Prozent.