Rund 80 Prozent aller Informationen, die eine Firma extern neu beschafft, seien in irgendeiner Form bereits im Unternehmen vorhanden, beschreibt Uniplex die heutige Situation. Um die Daten in den eigenen Kanälen wiederzufinden, müsse jedoch meist ein unverhältnismäßig hoher Aufwand betrieben werden. Mit Hilfe des "Active Information Managers" (AIM) im neuen Ongo sollen die Rollen des "passiven Dokuments" und des "aktiven Users" ausgetauscht werden.
Im Update hat der Benutzer deshalb nicht nur die Möglichkeit, seine Interessengebiete in Form von Stichworten einzugeben und eine Übersicht über die entsprechenden Dokumente zu erhalten. Darüber hinaus wird er anschließend automatisch benachrichtigt, wenn die Dokumente verändert wurden oder neue Informationen zu dem gewünschten Themenkreis hinzugekommen sind. Die Nachrichten lassen sich in Mailprogrammen wie Openmail, Exchange, MS-Mail oder cc:Mail zwischenspeichern.
Ongo verwaltet die Dateien (Texte, Grafiken oder HTML-Dokumente) wie Objekte. Über Links lassen sich mehrere Objekte zu einem sogenannten Compound oder Virtual Document verknüpfen und in persönlichen Ordnern verwalten. Außerdem besteht die Möglichkeit, Verweise auf ein Objekt oder einen Ordner in einer Referenzdatei zu speichern und diese via OLE in ein anderes Dokument einzufügen oder als Mail zu verschicken.
Das Programm bietet außerdem eine Workflow-Komponente, in der die Verteilung eines Dokuments in Abhängigkeit von bestimmten Prozeduren wie Bearbeitungsstatus, Kenntnisnahme und Genehmigung definiert werden kann. Sämtliche Metadaten über Objekte - etwa Titel, Bearbeiter, Zugriffsrechte und Um- lauflisten - werden in einer relationalen Datenbank gespeichert.
In Richtung Internet bietet die im 2-Phase-Commit-Verfahren arbeitende Software Funktionen, mit denen jeweils nur die zuletzt freigegebene Version eines Dokuments als Web-Seite generiert wird. Als Viewer lassen sich anstelle des Windows-Clients von Ongo DMS auch gängige Web-Browser einsetzen. Die Server-Software läuft unter Unix und Windows NT.