Aktenberge hybrid archivieren

27.06.2006
Der Dienstleister RT Reprotechnik.de will die Kosten für das Scannen und Speichern von Dokumenten reduzieren helfen.

Das Unternehmen aus Leipzig zählt sich zu den wenigen Anbietern in Europa, mit deren Technik sich Papierarchive in einem Vorgang sowohl für die elektronische Ablage auf einer CD oder DVD als auch für die Speicherung auf Mikrofilm scannen lassen. Dieses "hybride" Verfahren hilft laut Anbieter die Kosten gegenüber herkömmlichen Belichtungsverfahren für Mikrofilme um mehr als die Hälfte zu senken. Zudem werden wertvolle Originaldokumente geschont, da sie nur einmal als Vorlage zur Hand genommen werden müssen.

Bei der elektronischen Archivierung passt der Inhalt von bis zu 1000 Aktenordnern auf eine DVD. Die Daten werden in einem XML-Format aufbereitet. Kunden können dabei die Ordnerstruktur anpassen und beispielsweise bestehende Aktenordnersysteme per eingescannter Ordnerlaschen abbilden. Vorgänge, die auf dem PC erstellt wurden, und das dazu gehörige Originaldokument lassen sich zusammen ablegen. Die DVDs verfügen über eigene Software, um Archivdaten lokal auf dem Rechner betrachten zu können. Die Suche nach Dokumenten ist laut Anbieter per OCR-Texterkennung über Schlagworte und auch quer über mehrere Datenträger hinweg möglich.

Vertraulichen Informationen können direkt beim Kunden gescannt und dann digital zum Dienstleister geschickt werden. Alternativ übernimmt RT Reportechnik den Transport der Kundendokumente in die Archivierungszentrale nach Dresden mit Hilfe seines bundesweiten Kurierdienstes. Die Aufbewahrung von Microfilmen kann zudem der Dienstleister übernehmen. (as)