Seit Ende Februar ist das neue Office 365 auch für Unternehmen verfügbar. In der neuen Version der Cloud-Bürosuite wurden sowohl die gehosteten Server im Hintergrund (Exchange Online, Sharepoint Online und Lync Online) als auch das lokal zu installierende Office-Paket auf den Versionsstand 2013 aktualisiert. So darf beispielsiweise jeder lizensierte Nutzer Office auf bis zu fünf Geräten nutzen. Zudem wurde der Social-Enterprise-Dienst Yammer integriert. Schließlich funktioniert Lync Online etwa bei der Präsenzanzeige, Instant Messaging und Voice mit Skype zusammen.
Die Entscheidung, ob es ein Office aus der Cloud sein muss, wird dennoch von vielen Unternehmen zweimal überdacht. Als Entscheidungshilfe zählt der Dienstleister utilitas acht Gründe auf, die für den Umstieg auf Office 365 sprechen:
- 2. Serverbetreuung und Wartung sind Aufgabe des Rechenzentrums
Alle Daten werden in der Cloud gespeichert und gesichert. Um die Betreuung der Server, Wartung und Backups kümmern sich die Mitarbeiter des Rechenzentrums. - 3. Daten können einfach und sicher ausgetauscht werden
Exchange 2013 wurde optimiert und stellt nun öffentliche Ordner bereit, die von mehreren Anwendern gleichzeitig genutzt werden können. Auch auf die Einbindung von zum Beispiel freien Mitarbeitern und Partnern ist das neue Office 365 vorbereitet: Die Nutzung des Intranets für externe Benutzer wurde von bislang 50 Personen auf bis zu 10.000 Anwender erweitert. - 4. Geringe Gebühren statt hoher Investitionen
Office-365-Anwender zahlen geringere monatliche Gebühren im Vergleich zu konventionellen Office-Programmen und nutzen gleichzeitig immer die neueste Version der Software. Investitionen in zusätzliche Speicherkapazitäten entfallen, da alle Daten in der Cloud gespeichert werden. - 5. Fünf Geräte pro Nutzerlizenz
Mit nur einer Benutzerlizenz können Anwender das Office-Paket an bis zu fünf Endgeräten einsetzen, beispielsweise an zwei Windows-Rechnern im Büro und einem weiteren MacBook im privaten Bereich. Die neue Lizenzpolitik von Microsoft soll dabei gleichzeitig vor Über- und Unterlizenzierung schützen. - 6. Social Media im Unternehmen intern nutzen
SharePoint Online bietet beispielsweise über die MySite und den personalisierten Aktivitätenfeed Social-Media-Funktionen, die für einen fachlichen und privaten Austausch innerhalb eines Unternehmens genutzt werden können. Im Vergleich zum Beispiel zu Facebook bleibt dabei die Kontrolle im eigenen Haus und Bilder sowie Daten bleiben das Eigentum des Unternehmens. - 7. Unabhängig von Standort und Endgerät auf Informationen zugreifen
Anwender von Office 365 melden sich einfach online direkt bei dem eigenen Konto an. Unabhängig vom Endgerät – somit auch mobil – können sie in der gewohnten Umgebung auf alle Anwendungen und Dokumente zugreifen. - 8. Offline mit Mails und Dokumenten arbeiten
Auch ohne Internetverbindung können Anwender an Dokumenten oder Mails arbeiten. Dazu stehen in Outlook 2013 oder Sharepoint 2013 eigene Funktionen bereit.
Weitere Details zu Office 365 sowie zum App-Angebot stellt utilitas regelmäßig in verschiedenen Webinaren vor. Alle Termine können auf der Website aufgerufen werden und stehen als Aufzeichnung zur Verfügung.
Teaserbild: Microsoft