Wohl keines der ORG/EDV-internen Probleme ist so vernachlässigt worden wie das Ablageproblem innerhalb der Organisation und EDV. Dabei ist hier nicht das Ablageproblem innerhalb der Projektarbeit (sprich Dokumentation) gemeint, sondern die Zentralablage des gesamten ORG/EDV-Bereichs. Die meisten ORG/ EDV-Leiter haben perfekte Lösungen für die von ihnen betreuten Fachbereiche aufgebaut, aber sich selbst haben sie völlig vergessen.

Erfassung der Gesamtproblematik

Wenn man das Ablageproblem lösen will, muß man zunächst einmal über seine Gesamtproblematik Bescheid wissen. Man muß nach sachlichen Komplexen ordnen, um eine Aufgabenzergliederung durchführen zu können. Die folgenden Punkte sollen jedem interessierten ORG/EDV-Leiter eine Hilfestellung bei der Lösung seines individuellen Ablageproblems geben. Auf die Ablagetechniken wird in diesem Artikel dabei nicht eingegangen.

Ablagecheckliste

1. Alle Schreiben des ORG/EDV-Bereichs sollte man täglich im Sekretariat sammeln und nach Datum (auf keinen Fall noch nach Sachgebieten untergliedert) ablegen. Hiermit hat man ein exzellentes Mittel in der Hand, um sich unabhängig von sachlichen Problemen in ein Problem - quasi von rückwärts hineinzuarbeiten. Der Aufwand für diese zusätzlichen Tageskopien macht sich schnell bezahlt.

2. Alle eingehenden Schreiben von Fachbereichen oder von externer Seite, welche zu einer Weiterbearbeitung im Bereich ORG/EDV führen, sollte man chronologisch nach einer laufenden Nummer ablegen. Dieses Verfahren der Posteingangssystematik wurde schon in einem früheren Artikel beschrieben.

3. Alle Arbeitsanweisungen für Fachbereiche sollte man zentral zusammengefaßt ablegen.

4. Alle Verträge, welche den ORG/EDV-Bereich betreffen, sollte man unter einem einzigen Gesichtspunkt zusammenfassen, zusätzlich zu der Ablage in einer Firmenakte.

5. In vielen EDV-Abteilungen werden interne Richtlinien von der Leitung des ORG/EDV-Bereichs herausgegeben, welche im wesentlichen allgemeine Probleme betreffen (Beispiele sind neue Mitarbeiter, Unterschriftsregelung, Zuständigkeiten etc.). Alle diese Gesichtspunkte kann man unter dem Stichwort "ORG-Intern" zusammenfassen.

6. Egal ob die Organisation auch für die Strukturorganisation zuständig ist oder nicht, alle Meldungen und Bekanntmachungen hinsichtlich der Organisationsstruktur sind auf ständig aktuellem Stand zentral abzulegen.

7. Strukturorganisation wird häufig durch allgemeine Verlautbarungen seitens der Firmenleitung ergänzt. Diese sollte man ebenfalls nicht vergessen.

8. Einen wesentlichen Bestandteil der Ablageorganisation macht die Budgetplanung und -kontrolle aus.

9. Je nach Zuständigkeit ist die Organisation auch für die Vorabprüfung von Investitionsanträgen auf dem administrativen Sektor verantwortlich, so daß hier ein erheblicher Ablageaufwand entsteht.

10. In den meisten EDV-Abteilungen gibt es ein mehr oder weniger aktuelles EDV-Handbuch, das alle internen Vorschriften des EDV-Bereichs beinhalten sollte. Das Original sowie einige Reserveexemplare sollten zentral geführt werden.

11. Seminarbesuche werden häufig durchgeführt, so daß es sich in den meisten Fällen lohnt, eigene Seminarberichtsblätter einzuführen. Diese dienen dann langfristig dazu, Fehlbesuche zu vermeiden, denn nicht jedes Seminar lohnt sich für den Besucher.

12. Ausbildungspläne sind in der Organisation und EDV üblich, so daß sich ein entsprechender Verwaltungsaufwand lohnt. Eine zentrale Steuerung und Überwachung zahlt sich hier schnell aus.

13. Ob innerhalb der Organisation und EDV eigene Personalakten geführt werden muß zusammen mit der Personalleitung der Firma abgeklärt werden. Hier können keine allgemeingültigen Empfehlungen abgegeben werden, da es sehr stark auf die Persönlichkeit des Personalleiters des Unternehmens ankommt.

14. Auf Jeden Fall ist eine Rubrik für allgemeine Personalprobleme zu führen, in der z. B. Urlaubsanträge, Anwesenheiten und Überstunden erfaßt werden. Hier sollte man sich die Mühe machen, diese kleinen alltäglichen Probleme zu erfassen und zu systematisieren.

15. Tagtäglich bieten Berater, Softwarehäuser, Hersteller etc. ihre Dienste an. Sofern man mit diesen Firmen noch keine Geschäftsbeziehungen unterhält, kann man die interessanten Angebote zunächst unter dem Stichwort "interessante Angebote" ablegen, um dann später bei Bedarf darauf zurückzukommen. Mitunter bietet sich jedoch auch die Ablage "P" wie Papierkorb an.

16. Fremdfirmen, mit denen man regelmäßig zusammenarbeitet, verwaltet man am besten in einer eigenen Firmenakte.

17. Sofern man im Rechenzentrum Fremdkundengeschäfte durch Verkauf von Rechenzeiten o. ä. betreibt sollte man diese Dinge unter einem einheitlichen Gesichtspunkt ablegen.

18. Job-Accounting-Unterlagen sollte man ebenfalls archivieren, um später Nachforschungen anstellen zu können. An dieser Stelle soll darauf nicht näher eingegangen werden.

19. In jedem Rechenzentrum gibt es eine Reihe von Statistiken, die man auch zentral ablegen sollte. Beispiele sind etwa Ausfallquotenanalysen, Datenerfassungsleistungen, CPU-Zählerzeiten etc.

20. Projektakten bilden die Hauptproblematik einer Organisation. Wegen des Umfangs dieser Problematik lohnt sich jedoch in den meisten Fällen der Aufbau oder der Ankauf eines eigenen Systems.

21. Sofern ein Projektverfolgungssystem installiert ist - egal ob manuell oder maschinell - sollte man die regelmäßigen Auswertungen dieses Systems zentral ablegen.

22. Prospektunterlagen sollten nicht vergessen werden. Man bildet am besten eine eigene Hängeakte mit derartigen Unterlagen.

23. Formular-Mustersammlungen können ebenfalls sinnvoll zentral verwaltet werden, falls die Organisation/EDV dafür zuständig ist.

24. Eine Mitarbeiterkartei mit den aktuellen Adressen aller Mitarbeiter sollte ebenfalls in keinem ORG/EDV-Bereich fehlen.