Die Frage, wie bei der Gestaltung oder Weiterentwicklung von Personalsystemen in der Planungsphase zu verfahren ist, kann mit Hilfe der Muster-Personaldatei beantwortet werden, die der GDD-Arbeitskreis "Weitergeltende Rechtsvorschriften im Personalwesen" aus den Erfahrungen von vier Großbetrieben unterschiedlicher Struktur unter Beratung der Rechtsfakultät der Universität Hannover zusammengestellt hat.

Ursprünglich sollte diese Unterlage dem Datenschutzbeauftragten und den Leitern von Personalverwaltung und Entgeltabrechnung zeigen, welche Rechtsvorschriften bei welchen Personaldaten vorrangig vor dem BDSG sind. Als "Abfallprodukt" ist nebenbei die komplette Struktur einer Personaldatenbank entstanden, die ein Unternehmen auf seine Bedürfnisse modifizieren kann.

Zahlreiche Unternehmen haben bereits ihre Personal- und Abrechnungsleiter mit dieser Sammlung der Daten und Rechtsvorschriften ausgestattet. Denn mit ihr lassen sich die Fragen zur Zulässigkeit der Datenverarbeitung beantworten, die von Mitarbeitern und Betriebsräten zu erwarten sind. Vor dem Hintergrund der Mitbestimmungsforderungen bei Personalsystemen seitens der Gewerkschaften (IG Chemie und IG Metall) ist ein solches Nachschlagewerk für den Personalfachmann sehr wichtig. Ebenso wichtig ist die Zusammenstellung aber auch für Organisatoren und Analytiker, die für das Personalwesen tätig sind, weil ihnen die Muster Personaldatei Anregungen für das eigene Tätigkeitsgebiet liefert.

Die Zusammenstellung ist als GDD-Dokumentation Nr. 11 im DATAKONTEXT-Verlag, Alfred-Bucherer-Str. 18, 5300 Bonn 1, herausgegeben worden und kostet 25 Mark.