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Dokumenten-Management/Innerhalb einer Systemwelt ist die Integration groß

ABB setzt auf R/3-eigenes Dokumenten-Management

03.09.1999
Die steigende Komplexität eines Produkts hat zur Folge, daß auch die beschreibenden Dokumente wie Konstruktionszeichnungen, Fotos und Texte immer umfangreicher werden. Hinzu kommen verschärfte Produkthaftungsgesetze und deren unmittelbare Auswirkungen auf die Archivierung der Dokumente. Im Rahmen einer R/3-Einführung hat sich die ABB Hochspannungstechnik AG gemeinsam mit den Consultants der IDS Scheer AG für den Einsatz des SAP-eigenen Dokumenten-Verwaltungs-Systems (DVS) entschieden. Felix Schaltegger*, Uwe Segelbacher* und Stefan Zoller* beschreiben das Projekt.

Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten der SAP-Dokumentenverwaltung war die Möglichkeit, die Dokumente in die logistischen und kaufmännischen Prozesse des ERP-Pakets zu integrieren. Den zentralen Ansatzpunkt für die Implementierung des DVS bildeten die Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse und ihre anschließende Reorganisation. Auf diese Weise wurde deutlich, welche Arten von Dokumenten von welchen Organisationseinheiten gepflegt werden und welche nachgelagerten Stellen auf diese Dokumente zurückgreifen.

Auf Grundlage der Ergebnisse der Ist-Analyse und der erarbeiteten Soll-Prozesse, konnte das DVS angepaßt werden. Dazu gehört auch ein Statusnetz innerhalb von R/3, das die zeitliche und logische Abfolge jedes Zustandes beschreibt, den eine Dokumentenart im Laufe ihres Lebenszyklus'' durchlaufen muß.

Der Konzeptionsphase folgte die Implementierung. Ein wesentlicher Aspekt bei der Einführung eines Dokumenten-Verwaltungs-Systems ist die Integration der dokumentenerzeugenden Applikationen. Bei ABB wurde "Porta-X" von der Solid Solutions AG, Zürich, als einheitliche Schnittstelle zu den CAD-Systemen (Cadds 5, Promis, Autocad und ME10) und MS-Office ausgewählt. Mit Porta-X ließen sich unter anderem folgende Anforderungen an das Schnittstellen-Tool umsetzen:

- eine automatische Erstellung des Dokument-Infosatzes durch die Schnittstelle,

- die Übernahme der SAP-Metadaten in das Dokument der externen Applikation (zum Beispiel Datum und Name für den Status "Erstellt", "Geprüft", "Freigegeben" sowie Änderungsstand und Version des Dokuments),

- die einheitliche Bedienung in allen externen Anwendungen,

- die Übernahme des Speicherorts nach SAP und die Übermittlung des Files in den Tresor,

- das Duplizieren des physikalischen Files beim Erstellen einer neuen Version in SAP sowie

- die Statusänderung des physikalischen Files (read only) in Abhängigkeit vom Status der Verwaltungsdaten.

Während für die Bearbeitung der Dokumente die jeweilige Originalapplikation gestartet wird, verwendet ABB zum reinen Betrachten das Produkt "Imagena-tion" der Firma Spicer Corp. Mit Hilfe des Viewing-Tools lassen sich Raster-, Text- und Vektorbilder anzeigen und bei Bedarf auch editieren (Redlining). Die Software erlaubt es, auch ohne Verfügbarkeit der Originalapplikation ein Dokument über alle Abteilungsgrenzen hinweg online und in der neuesten Version zur Verfügung zu stellen. Damit konnten die klassischen Probleme, die beim Kopieren und Verteilen von Dokumenten entstehen, nämlich Intransparenz, alte Änderungsstände etwa in der Fertigung sowie hohe Durchlaufzeiten, beseitigt werden.

Auf dem Weg zum fast papierlosen Büro

Zur Archivierung bietet SAP R/3 im Standard die Schnittstelle "Archivelink". Damit kann ein externes Archivsystem (Archivrechner, Jukeboxen, Scanmodul etc.) an R/3 angebunden werden. Bei ABB Hochspannungstechnik hat man sich für das Archivsystem der Firma DEC entschieden. Ausschlaggebend dafür war vor allem das bereits bestehende ABB-Umfeld in bezug auf Hardware, Outsourcing-Konzept etc.

Archivelink ist keine reine Funktion des SAP DVS, sondern eine zentrale Funktion in R/3. Auf dem Weg zum - fast - papierlosen Büro sind vor allem im Bereich der Finanzbuchhaltung enorme Einsparungen möglich. Durch den Einsatz des Archivsystems werden gescannte Dokumente (Rechnungen, Kundendokumente und Belege) archiviert und damit papierlos allen berechtigten Anwendern zur Verfügung gestellt. Zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten sind die Dokumente auf kostengünstigen und ausfallsicheren optischen oder magnetischen Speichermedien gesichert. Der Raumbedarf für die Aufbewahrung der restlichen Dokumente in Papierform wurde dadurch erheblich reduziert.

Als "Tresor" bezeichnet man im R/3-DVS-Umfeld ein Dateiverzeichnis, das sich an irgendeiner Stelle innerhalb des Netzwerkes befindet und unter der Kontrolle von DVS steht. Via DateiManager können in diesen Verzeichnissen keine Änderungen vorgenommen werden. Die Files stehen allen SAP-Usern gemäß ihrer Berechtigung zum Anzeigen oder Ändern zur Verfügung. Physisch bestehen diese Tresore aus einem Storage-Array, das am entsprechenden NT-Server ei- nes Unternehmensbereichs angeschlossen ist. Die Tresore sind so strukturiert, daß pro Applikation ein Verzeichnis innerhalb dieses Storage-Array besteht (so zum Beispiel je eines für Word und Excel). Für die CAD-Applikationen wird jeweils nur ein File im HPGL-Format im Tresor abgelegt. Diese Datei läßt sich dann über das Viewing-Tool anzeigen.

Bezüglich der Dokumentenverteilung haben die Projektbeteiligten ein eigenes System unter Abap/4 entwickelt, da SAP zum Zeitpunkt des Produktivstarts hierfür noch keine Funktionen anbieten konnte. Mit dieser Erweiterung wurde erreicht, daß alle internen und externen Empfänger von Dokumenten durch R/3 registriert werden. Es läßt sich also jederzeit nachweisen, wer welches Dokument erhalten hat. Alle Empfänger werden via Mail benachrichtigt.

Zur Unterstützung der Prozesse im Bereich des Änderungsdienstes ECM (Engineering Change Management) wurde ein auf die Bedürfnisse der ABB Hochspannungstechnik zugeschnittener Workflow implementiert. Dies erleichtert die Arbeit der Konstrukteure, da sie sich bei der Weiterleitung der Dokumente nicht mehr um das Erstellen, Kontrollieren und Verteilen von Papierkopien kümmern müssen. Am Prozeß beteiligte Mitarbeiter werden automatisch über die anstehenden Aufgaben informiert.

Außerdem ist es möglich, auf wichtige SAP-Standardtransaktionen zu wechseln, indem der Bearbeiter direkt aus seinem Workflow-Eingangskorb in seinen Arbeitsbereich abzweigt und beispielsweise Änderungen an einem Arbeitsplan vornimmt. Auf modifizierte Zeichnungen, Stücklisten und den Änderungsauftrag läßt sich durch den DVS-Einsatz online zugreifen. Die Durchlaufzeiten einer Änderung konnten dadurch bei ABB wesentlich verkürzt werden, was gleichzeitig die Transparenz des Änderungsprozesses entsprechend erhöhte.

Als Fazit der SAP-DVS-Einführung bei ABB Hochspannungstechnik läßt sich folgendes festhalten: Die Reduzierung der Zugriffszeiten und des Arbeitsaufwandes für Routinetätigkeiten hat eine erhebliche Kostenminderung zur Folge. Alle Dokumente sind jetzt netzweit (auch via ISDN) von jedem Arbeitsplatz aus sofort abrufbar. Die mögliche Verknüpfung zu den unterschiedlichen Objekten des SAP-Systems (Lieferant, Kunde etc.) schafft eine hohe Transparenz, unterbindet Medienbrüche und beschleunigt somit die Geschäftsprozesse. Durch die Anbindung externer Systeme reduziert sich der Aufwand bei der Dokumentenerstellung und -änderung. Klar definierte Abläufe über Abteilungsgrenzen hinweg stehen unter der transparenten Kontrolle von DVS und SAP Business Workflow. Und schließlich hat sich der Raumbedarf für die Archivierung der Dokumente deutlich verringert.

Angeklickt

ABB Hochspannungstechnik hat mit Unterstützung von IDS Scheer ein Dokumenten-Management auf Basis von SAP-DVS mit einigen Zusatzapplikationen eingeführt. Ein Resultat des Projekts ist die weitreichende Integration der Unternehmensdokumente in die logistischen und kaufmännischen Abläufe. Darüber hinaus stehen die Dokumente in ihren aktuellen Versionen allen Mitarbeitern online zur Verfügung und können elektronisch mit externen Partnern ausgetauscht werden. Die dem Projekt vorangegangene Analyse und Dokumentation der Abläufe ermöglicht es, auf Veränderungen in den Prozessen flexibel zu reagieren.

*Felix Schaltegger ist Projektleiter DVS bei der ABB Hochspannungstechnik AG, Zürich. Dr. Uwe Segelbacher und Stefan Zoller sind Mitarbeiter der IDS Scheer AG, München und Saarbrücken.