Prozessautomatisierung im Digital Workplace

9 Faktoren für mehr Effizienz im Unternehmen

12.08.2019
Anzeige  Der Digital Workplace ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeitsprozesse in einem Unternehmen. Dieser lebt aber nicht nur von nutzergeneriertem Inhalt, sondern zu einem erheblichen Teil von automatisierten Prozessen. Richtig eingesetzt und transparent definiert, sorgen diese automatisierten Routinen für eine Effizienzsteigerung im Unternehmen.

Ein Großteil der täglichen Arbeit in Unternehmen ist bestimmt durch Routineaufgaben, die sich oft wiederholen. Diese Prozesse, so wichtig sie auch sein mögen, kosten viel Zeit. Zeit, welche Mitarbeiter in andere Aufgaben investieren könnten.

Warum also diese Geschäftsprozesse nicht automatisieren und damit die Mitarbeiter entlasten?

Foto: Unitedplanet

9 interessante Ansätze für mehr Effizienz am Arbeitsplatz

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren. So lassen sich Wartezeiten zum Beispiel mithilfe automatisierter Genehmigungsverfahren verkürzen. Kollegen können automatisch an bevorstehende Ereignisse oder Deadlines erinnert werden und Urlaubsanträge lassen sich einfach - sogar über Abteilungen hinweg - einreichen und koordinieren.

Je nach System und Schnittstellen können auch Daten aus Fremdsystemen übertragen, bearbeitet und wieder zurückgespielt werden, ohne dass menschliches Eingreifen nötig ist. Individuelle Geschäftsprozesse werden so automatisiert und auf jedes Unternehmen angepasst.

1.) Für Transparenz sorgen

Prozessautomatisierung bildet die Wertschöpfungskette - teilweise sogar grafisch - in automatisierten Workflows ab. Diese Transparenz deckt umständliche Abläufe auf, die sich effizienter gestalten lassen und neue Potenziale für Ihr Unternehmen generieren. Damit trägt Prozessautomatisierung direkt zur Gewinnsteigerung bei.

2.) Aufgaben steuern

Klar definierte Workflows weisen To-dos in der Prozessautomatisierung direkt den betreffenden Mitarbeiter/innen zu. Aufgaben können so jederzeit eingesehen und abgearbeitet werden. Dies spart redundante Arbeiten und verhindert überschrittene Deadlines.

3.) Sofortige Qualitätssteigerung

Die Automatisierung beschleunigt nicht nur einfache Verwaltungsprozesse, sondern reduziert auch merklich das Risiko von Fehlern. Fehlerhafte Daten durch falsche Eingaben, das versehentliche Versenden eines Dokuments an einen falschen Empfänger oder falsch verknüpfte Kunden-Datensätze gehören der Vergangenheit an.

4.) Produktivitäts- und Effizienzsteigerung

Prozessautomatisierung befreit Mitarbeiter von täglichem Ballast und schafft Kapazitäten für kreative Arbeiten. Damit sinken die Kosten und die Mitarbeiter arbeiten zufriedener.

5.) Automatisierung stärkt Compliance

Unternehmensrichtlinien sind für alle Branchen ein entscheidendes Thema. Die mitwirkenden Systeme und etablierten Praktiken zur Durchsetzung der Compliance hängen jedoch stark von manuellen Vorgängen ab. Wer seine Prozesse automatisiert, definiert immer auch klare und einheitliche Regeln. Dadurch werden Anforderungen an den Datenschutz (DSGVO), an die Aktenverwaltung, an Absatzstrategien und Rechnungserstellung leichter erfüllt.

6.) Individuelle Anpassung

Jedes Unternehmen und jede Branche haben eigene Prozesse. Deren Automatisierung muss daher komplett individualisierbar sein. Das verhindert unnötigen Ballast sowie überflüssige und sinnfreie Funktionen.

7.) Höhere Kundenzufriedenheit

Viele, die ihre Prozesse automatisieren, unterschätzen die nicht monetären Vorteile. Klare Workflows helfen, den Service zu beschleunigen und so weit zu strukturieren, dass die Zufriedenheit der Kunden messbar steigt. Dies erhöht den Wettbewerbsvorteil von Unternehmen deutlich.

8.) Automatische Prozesse sind leicht skalierbar

Egal ob 5, 10, 100 oder 1000 Mitarbeiter - ein voll automatisierter und transparenter Workflow wächst mit dem Unternehmen mit, ohne dabei zu einer Kostenexplosion zu führen.

9.) Daten unverzüglich erfassen

Geschwindigkeit ist Trumpf. Durch die Automatisierung von Prozessen werden Daten selbstständig erfasst, weiterverarbeitet und stehen ohne manuelle Eingabe sofort zur Verfügung - auf Wunsch auch weltweit und mobil. Damit können Abteilungen beinahe in Echtzeit weitere Schritte planen und Führungskräfte schnelle und qualitative Entscheidungen treffen.

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