Spam-Mails gehören nicht ins Archiv

Dies sollte mit den Beschäftigten jedoch im Rahmen des Arbeitsvertrags oder einer Betriebsvereinbarung vorab vereinbart werden. Insbesondere dann, wenn die Belegschaft am Arbeitsplatz privat mailen darf.

6. Umgang mit Spam-Mails: "Vollständige" Archivierung von E-Mails heißt nicht, dass unerwünschte Spam-Nachrichten mitarchiviert werden müssen. Der VOI empfiehlt einen Abgriff hinter dem Spam-Filter. Allerdings sollte dieser Filter regelmäßig kontrolliert werden, um ein falsches Herausfiltern von geschäftsrelevanten E-Mails zu verhindern.

7. Einschätzung von zertifizierter Software: Die Frage, ob man mit dem Einsatz zertifizierter Software auf der sicheren Seite ist, beantwortet der VOI mit einem klaren: "Leider nein." Das Implementieren solcher Lösungen allein stellt noch keine automatische Gesetzeskonformität her. Die Autoren des Leitfadens schreiben: "Es gibt kein einziges System, das in diesem Sinne zertifiziert wäre."

Löschverbot für Endanwender

8. Löschen nicht vergessen: Zum Lebenszyklus eines Dokuments gehört auch, dass es gelöscht wird, sobald bestimmte Fristen verstrichen sind. Unternehmen sollten beim Löschen mit klaren Berechtigungsregeln arbeiten. Keinesfalls sollten Endanwender löschen dürfen, sondern nur festgelegte Administratoren.

Generell gilt: E-Mails sind ernst zu nehmen. Manche Entscheider glauben, sie seien mit mündlicher Kommunikation wie etwa einem Telefonat vergleichbar. Das stimmt nicht, so der VOI. E-Mails fallen mittlerweile unter strenge Regeln.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation CIO. (ph)