Wenn Unternehmen ihre Verträge digitalisieren und zentral managen, steigern sie Transparenz und Sicherheit. Außerdem senken sie Fehler und Aufwand durch händische Bearbeitung. Diese These vertreten der Berater Lünendonk und der Wirtschaftsprüfer KPMG in dem Papier "Intelligentes Vertragsmanagement".

Lünendonk und KPMG argumentieren mit der steigenden Anzahl an Verträgen durch die Zusammenarbeit mit immer mehr externen Partnern. Dabei geht es nicht nur um Kauf-, Liefer-, Miet- und Rahmenverträge, sondern etwa auch um Angebote. Außerdem bekommen Unternehmen immer mehr Compliance-Vorgaben, die schwerer zu kontrollieren sind, wenn Verträge nur auf Papier vorliegen.

7 Schritte des Vertragsmanagements

Für die Consultants ist ein umfassendes Vertragsmanagement weder alleinige Aufgabe der Rechts-, noch der IT-Abteilung. Sie plädieren dafür, IT, Einkauf, Marketing/Vertrieb und Finance/Controlling sowie gegebenenfalls weitere Abteilungen an einen Tisch zu setzen. Das Thema beinhaltet folgende sieben Aspekte:

1. Analyse des Status quo

Alle beteiligten Abteilungen sollten von Anfang an eingebunden werden. Sie stellen zunächst fest, welche Vereinbarungen und Dokumente vorliegen und wie die Prozesse um diese Dokumente herum bisher aussehen.

2. Zentralisierung und Standardisierung von Prozessen und Vorlagen

Das abteilungsübergreifende Team legt einheitliche und verbindliche Vorgehensweisen fest. Diese müssen die unterschiedlichen Anforderungen der jeweiligen Abteilungen berücksichtigen.

3. Kommunikation der Initiative zum digitalen Vertragsmanagement

Die Ziele der Abteilungen weichen voneinander ab: Rechtsabteilungen wollen mit einem Vertragsmanagement die Rechtssicherheit steigern ab, Einkäufer auf aktuelle Preise und Vereinbarungen zugreifen und Vertriebler zügige individuelle Vereinbarungen erstellen. Deswegen muss das Thema digitales Vertragsmanagement in die einzelnen Abteilungen hinein kommuniziert werden. So soll Akzeptanz bei den Mitarbeitern entstehen.

4. Nutzerfreundlichkeit

Die Sachbearbeiter in den Fachabteilungen dürfen nicht das Gefühl haben, dass ihnen zusätzlich Arbeit entsteht. Daher muss ein digitales Vertragsmanagement einfach zu bedienen sein.

5. Anbindung an ERP- und CRM-Systeme

Vertragsmanagement besteht nicht für sich selbst. Es ist an ERP (Enterprise Resource Planning)- und CRM (Customer Relationship Management)-Systeme angebunden, damit beim Erstellen von Verträgen alle Infos zu Kunden, Lieferanten und Partnern in aktueller und fehlerfreier Version übernommen werden können.

6. Unterstützung des gesamten Prozesses

Zum gesamten Prozess zählen Anfrage, Erstellung, Prüfung, Genehmigung, Finalisierung, Verwaltung und Archivierung sowie Auditing/Reporting eines Vertrags. Dieser Workflow läuft idealerweise schnittstellenfrei und transparent ab.

7. Automatisierung von Metadaten

Metadaten sind im Zusammenhang mit Verträgen Daten wie Fristen, Preise, Konditionen und Verantwortliche. Liegen diese Daten automatisiert vor, entsteht für die Beteiligten Mehrwert durch sinkende Bearbeitungszeiten und geringere Fehlerquoten.

Silodenken noch weit verbreitet

Soweit die Theorie. Lünendonk und KPMG beobachten in ihrer Praxis jedoch anderes: "Die Umsetzung wird oft deshalb nicht angegangen, da hier die Anforderungen eines digitalen Prozesses auf abteilungsbezogenes Denken trifft", schreiben sie in dem Papier.