Tricks & Tools

6 Tipps für die optimale E-Mail-Verwaltung

17.06.2017
Von Armin Stabit
Wir zeigen Ihnen sechs Tricks und einige geniale Tools, mit denen Sie die E-Mail-Massen in den Griff bekommen.
6 Tipps für die optimale E-Mail-Verwaltung
6 Tipps für die optimale E-Mail-Verwaltung
Foto: Horoscope - shutterstock.com

Neben fest auf dem PC installierten Mail-Clients wie Thunderbird, Outlook und der vorinstallierten Mail-App in Windows 8 erfreuen sich Webmailer, etwa von Google, GMX, Yahoo, Web.de und T-Online, wachsender Popularität. Interessant ist die parallele Nutzung von lo­ka­len Mailprogrammen sowie Online-Maildiensten: Dank Webmailer hat man auf jedem Rechner und auch am Smartphone und Tablet stets Zugriff auf sein Postfach. Über die auf dem PC installierte Mailsoftware lädt man eine Kopie der im Webmailer angesammelten Nachrichten herunter und hat so jederzeit ein offline nutzbares Postfach-Backup zur Verfügung.

1. Lokal installiertes Mailprogramm als Ergänzung zum Webmailer

Sie verwenden normalerweise einen Webmailer, wollen aber am Notebook auch dann Mails bearbeiten, wenn Sie gerade offline sind.

Lösung: Installieren Sie ein Mailprogramm auf Ihrem Notebook, mit dem Sie die beim Provider eingehenden Nachrichten in einem Rutsch herunterladen und danach auch ohne Internetverbindung bearbeiten können. Von Ihnen offline geschriebene Mails werden später gesendet, wenn Sie wieder online sind. Als besonders schlankes, schnelles und kostenloses Mailprogramm empfiehlt sich Opera Mail. Pluspunkt der Freeware gegenüber dem populären Thunderbird ist die leichte Konfiguration. Das Programm gibt sich übersichtlich und enthält alle erforderlichen Grundfunktionen, verzichtet aber auf überladene Einstellungsdialoge.

Auf Grund der umfangreichen Nutzungsmöglichkeiten, ist ein übersichtliches Programmfenster des Mail-Programms Gold wert.
Auf Grund der umfangreichen Nutzungsmöglichkeiten, ist ein übersichtliches Programmfenster des Mail-Programms Gold wert.
Foto: IDG

Wichtig: Achten Sie bei der Einrichtung da­rauf, in den Kontoeinstellungen für Ihr IMAP-Postfach die Option "Alle Nachrichten auch offline zur Verfügung stellen" einzuschalten. Bei einem POP3-Konto lassen Sie die beim Posteingangsserver voreingestellte Option "Nachrichten auf dem Server belassen" aktiviert. Aufgrund von Tabs in Opera Mail können Sie verschiedene Nachrichten gleichzeitig ansehen und brauchen nicht zwischen Mails hin und her zu wech­seln. Gute Sortierungsmöglichkeiten und eine flinke Suche in allen Postfächern ermöglichen einen schnellen Zugriff auf Mails und Anhänge.

Nützlich ist der Mailzugriff über gruppierte Ansichten, statt die Nachrichten in herkömmlichen Ordnern abzulegen, wie man es von an­deren Mailanwendungen her kennt. Die Sortierung erfolgt über Labels, also Markierungen, die jeder eingehenden Nachricht manuell oder über Regeln automatisch zugewiesen werden. Unter diesen Labels werden dann alle Nachrichten eines bestimmten Typs gruppiert, zum Beispiel solche, die von einem bestimmten Absender oder einer Mailing-Liste stammen oder von Ihnen beantwortet wurden.

Die Labels definieren Sie unter "E-Mail ? Labels". In diesem Dialog legen Sie auch die Regeln fest. Sie können beispielsweise auswählen, ob die gesamte Mail nach einem bestimmten Wort oder Satz durchsucht werden soll, oder die Re­gel abhängig vom Absender machen. Wenn eine Regel zutrifft, wird automatisch das entsprechende Label zugewiesen.

2. Verschlüsselte Übertragung von Postfachinhalten erzwingen

Unterwegs rufen Sie Ihr Postfach über öffentliche WLANs, etwa im Hotel, am Bahnhof oder Flughafen ab, was Ihnen nicht sicher erscheint.

Lösung: Die Nutzung öffentlicher WLAN-Netze ist zwar praktisch, jedoch wegen Datenschnüfflern auch ein wenig riskant. Auf dem Weg vom Absender zum Empfänger passiert eine Mail zig Zwischenstationen im Internet. Theoretisch kann die Nachricht mitgelesen werden. Wenn Sie ein Mailprogramm wie Thunderbird oder Opera Mail verwenden und nicht über den Browser einen Webmail-Dienst für Ihr Postfach nutzen, lässt sich generell sicherstellen, dass Fremde die von Ihnen übertragenen Daten nicht so einfach abfangen und auswerten können.

Dazu verschlüsseln Sie das Versenden und Empfangen, indem Sie in den Servereinstellungen Ihrer Mailkonten die Verschlüsselung "SSL/TLS" einschalten. Gegebenenfalls müssen Sie auch die Porteinstellungen anpassen. Für eingehende Mails über einen POP3-Server setzen Sie die Portnummer 995 ein, bei IMAP-Servern stattdessen den Port 993. Für ausgehende Mails setzen Sie für SMTP-Server den Port 465 ein. Natürlich müssen die Server Ihres Mailproviders die Verschlüsselung unterstützen, damit das funktioniert.