Konzentriert arbeiten

5 Tipps wie Sie im Flow bleiben

Holger Reisinger schreibt als ICT-Experte über New Ways of Working, Mobile und Knowledge Worker, Collaboration, Concentration, Conversation und Communication. Als Senior Vice President Jabra Business Solutions, Product Management, Strategic Alliances and Global Accounts setzt er sich für mobile Arbeitsplatzgestaltung als wichtiges Instrument moderner weltweit agierender Unternehmen bei gleichzeitiger Optimierung der Mitarbeiterleistung durch Echtzeit-Konferenzen und Zusammenarbeit ein.
Hatten Sie schon mal einen Konfetti-Tag? Das sind Tage, an denen man ständig durch kleinere und größere Aufgaben unterbrochen wird, die nicht auf der ursprünglichen To-do-Liste standen.
Haben Sie Ihre To-do-Liste im Kopf?
Haben Sie Ihre To-do-Liste im Kopf?
Foto: ESB Professional - shutterstock.com

An Konfetti-Tagen ist es unmöglich, selbst kleinste Aufgaben zu erledigen. Solche Tage zerpflücken die gesamte Struktur und sorgen dafür, dass Sie am Ende des Arbeitstages ungefähr das gleiche Pensum zu bewältigen haben wie zu Beginn.

Konfetti-Tage gehören zum modernen Arbeitsplatz. Laut einer Studie der University of California werden Büromitarbeiter etwa alle zehn Minuten unterbrochen - von Kollegen, ihrem Smartphone oder durch E-Mails. Auch wenn nicht jede Ablenkung sofort den ganzen Tag zerstört, so sind manche in der Lage, den Tagesablauf gehörig durcheinanderzuwirbeln. Sind Mitarbeiter erst einmal abgelenkt, so kann es bis zu 23 Minuten in Anspruch nehmen, bis sie sich wieder ihrer ursprünglichen Aufgabe zuwenden - wenn sie es überhaupt schaffen.

Wie die Studie zeigt, dauert die durchschnittliche Unterbrechung etwa fünf Minuten. Ganz gleich, ob es nun 23 Minuten benötigt, bis Mitarbeiter wieder an der Stelle weitermachen können, wo sie zuvor unterbrochen wurden oder nicht - die Zeit summiert sich zu vielen verlorenen Stunden. Natürlich ist es für jeden Einzelnen frustrierend, unterbrochen zu werden, aber für Unternehmen bedeutet es einen erheblichen monetären Verlust sowie entgangene Geschäftschancen. Einige Tipps um Unterbrechungen zu vermeiden:

1. Sagen Sie Ihren Kollegen, warum Sie beschäftigt sind

Sagen Sie Ihren Kollegen einfach, dass Sie beschäftigt sind oder warum Sie konzentriert arbeiten wollen. Man wird Sie nur selten unterbrechen, wenn Sie zuvor erklärt haben, dass Sie eine wichtige Aufgabe zu Ende bringen müssen. Im Gegenteil: Man wird versuchen, Sie vor äußeren Ablenkungen zu schützen und versuchen, Probleme selbst zu lösen.

2. Stellen Sie die Präsenzanzeige auf "Beschäftigt"

Eigentlich ein Kinderspiel - aber viel zu wenige von uns nutzen es tatsächlich. Auf Ihrem UC-Client, sei es Skype for Business, Jabber oder eine andere Anwendung, können Sie Ihren Status in "Bitte nicht stören" oder "Beschäftigt" ändern. Das bedeutet, dass Kollegen, die Ihnen eine Nachricht zukommen lassen wollen, vorgewarnt werden. Da niemand absichtlich unhöflich sein möchte, werden Ihre Kollegen Sie wahrscheinlich nur dann unterbrechen, wenn es wirklich wichtig ist.

3. Lassen Sie Musik laufen

Die richtige Musik hilft, fokussiert zu arbeiten. Mehr noch - sie kann störende Hintergrundgeräusche ausblenden. Das funktioniert sogar noch besser in Verbindung mit einem Headset mit aktiver Geräuschunterdrückung. Die produktivsten Mitarbeiter hören sogar täglich mehr als drei Stunden Musik. Hier kommt es darauf an, dass neben der passenden Technik auch eine Arbeitskultur existiert, in der jeder Mitarbeiter sein persönlichesAnti-Stress-Programm im Kopfhörer verfolgen darf. Egal ob die Playlist mit aufpeitschendem Techno oder beruhigender Klassik gefüllt ist.

4. Gehen Sie nur ans Telefon, wenn es wichtig ist

90 Prozent aller Fragen lösen sich von selbst, wenn die Person, die die Frage stellt, gezwungen ist, eine Nachricht zu hinterlassen. 30 Prozent aller Unterbrechungen sind Fragen von Kollegen, von denen zumindest einige eine oder zwei Stunden warten können. Auch wenn das für Sie nicht der Fall sein sollte, so ist das Gefühl, nicht jeden Anruf annehmen zu müssen eine gute Strategie, wenn Sie Aufgaben ohne Unterbrechung erledigen wollen.

5. Arbeiten Sie an einem anderen Ort

Wenn Sie gar nicht erst am Platz sind, kann Sie auch niemand unterbrechen. Ziehen Sie sich in den Konferenzraum zurück oder arbeiten Sie von zu Hause aus, sofern das möglich ist. Das ist effektiv und hilft Ihnen, konzentriert zu arbeiten. Natürlich ist das nicht immer machbar. Manchmal brauchen Sie Ihren Arbeitsplatz oder einfach nur das Gefühl am Schreibtisch zu sitzen, um produktiv zu sein.

Leider wird es auch weiterhin Konfetti-Tage geben - sie sind Teil des modernen Arbeitsplatzes. Aber mit diesen einfachen Tipps und Tricks können Sie Ablenkungen weitgehend vermeiden.