Wissensmanagement umsetzen

4 Knowledge-Management-Tipps für Unternehmen

21.11.2022
Von 
Andreas Plaul ist CIO der Haufe Group.
Dass sich Unternehmen in Sachen Wissensmanagement gut aufstellen, ist essenziell. Denn für IT-Fachkräfte gilt heute das Prinzip des lebenslanges Lernens.
Um erfolgreich zu sein, sollten Unternehmen eine Wissenskultur fördern, in der Know-how-Transfer und -erwerb so wichtig und erfolgskritisch sind wie die "eigentliche" Arbeit.
Um erfolgreich zu sein, sollten Unternehmen eine Wissenskultur fördern, in der Know-how-Transfer und -erwerb so wichtig und erfolgskritisch sind wie die "eigentliche" Arbeit.
Foto: VectorMine - shutterstock.com

65 Prozent der Jobs, die Vertreter:innen der Generation Z in ihrem Leben ausüben werden, existieren heute noch nicht - sie werden die notwendigen Kompetenzen erst im Lauf ihres Berufslebens erwerben können. Doch das Konzept des lebenslangen Lernens betrifft auch jene, die bereits jetzt mitten im Berufsleben stehen.

Nur wer gewillt ist, sich mit neuen Aufgaben und Tools auseinanderzusetzen und weitere Skills erwirbt, wird in der digitalen Welt eine langfristige Perspektive haben. Ein offener Umgang mit Wissen ist daher ein Grundbaustein erfolgreicher Unternehmen.

Wissensmanagement in der Praxis: 4 Tipps

Folgende vier Schritte sind auf dem Weg zur lernenden Organisation hilfreich:

1. Kultur des Teilens etablieren

Wer Wissen nicht allen Mitarbeitenden zugänglich macht, hat schon verloren: Potenzielle Synergieeffekte verpuffen und das Entwicklerteam in Freiburg erfährt beispielsweise nie, was das Entwicklerteam in Barcelona schon vor Monaten erarbeitet hat. Um Wissen effektiv zu vernetzen, ist es unerlässlich, eine bewusste Positivkultur des Teilens zu etablieren. Wichtig ist dabei die Entwicklung eines Bewusstseins bei allen, dass nicht nur das Team, sondern auch die/der Teilende selbst vom Know-how-Transfer profitiert.

Wissen ist eben nicht eine Unique Selling Proposition von Individuen, sondern Katalysator für den Teamerfolg. Dies kann durch öffentliche Anerkennung oder Gamification geschehen, aber auch durch regelmäßige Meetings, in denen offen über fachliche Themen gesprochen wird und idealerweise jede:r Mitarbeitende neue Erkenntnisse mit in den beruflichen Alltag nimmt. Dies ist der erste, aber auch gleichzeitig wichtigste Schritt zu einem effektiven Wissensmanagement.

2. Zentrale Suche

Wissen ist in vielen digitalen Tools und Ablageorten vorhanden: SharePoint, Chats, Wikis, Excel, in Cloud, on-Premise und eben auch offline. Wer heute nach Wissen sucht, nutzt meist Google als die erste Anlaufstelle. Das ist nur eine Plattform, die umfangreiches Wissen aus verschiedensten Quellen bereitstellt - und ein Best Practice für das Wissensmanagement in Unternehmen.

Allerdings kann Wissen überall liegen und egal wo, es sollte über eine übergreifende Suche zur Verfügung gestellt werden. Es gibt nicht das eine Tool. Der Versuch, alles Wissen in einem Format an einem Ort zu konsolidieren, muss zwangsläufig scheitern. Ziel sollte es sein, einen einfachen, intuitiven Zugriff auf Daten aus einer übergeordneten Maske zu ermöglichen.

3. Wissen aktuell halten

Niemand dokumentiert gerne - genauso wenig helfen Zwang oder Richtlinien, alle Dokumente jedes halbe Jahr auf Aktualität zu überprüfen. Solch einen starren Lebenszyklus zu etablieren, schafft mehr Aufwand als Vorteile.

Vielmehr gilt auch hier, die intrinsische Motivation der Mitarbeitenden zu aktivieren: Welchen Nutzen haben sie von aktuellen Dokumenten? Wie kann ihr Status aufgewertet werden, wenn sie "ihre" Dokumente aktuell halten? Auch kleine Tricks können große Wirkung erzielen: Eine automatische Versionsspeicherung, klare Verantwortlichkeiten für die Aktualisierung - und für das Löschen überholter Dokumente - sowie eine automatische Aktualitätskontrolle in Form einer periodischen Wiedervorlage helfen, Wissen aktuell zu halten.

4. Mitarbeiterentwicklung begleiten

Neues Wissen aufzunehmen, bedeutet immer eine berufliche und/oder persönliche Weiterentwicklung der Mitarbeitenden. Aufgabe von Führungskräften und der HR-Abteilung ist es, diese Entwicklungsreisen zu begleiten und Raum für den Wissenserwerb zu schaffen. Wie dies aussehen kann? Indem der Transfer und der Austausch von Wissen als Bestandteil der täglichen Arbeit gelebt werden - und es beispielsweise möglich ist, spontan an einem Webinar teilzunehmen oder sich mit den Kolleginnen und Kollegen zu deren letzten Projekten auszutauschen.

Dabei sollten die Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen. Eine Lernkultur beginnt, wenn Vorgesetzte sich proaktiv weiterbilden und ihr Know-how teilen - die Mitarbeitenden werden diesem Beispiel folgen. Ermutigen Sie Führungskräfte, ihr Wissen mit anderen zu teilen, Teammitglieder zu coachen und regelmäßig Feedback zu geben. Sie sind dafür verantwortlich, ihre Teams zu unterstützen und das Lernen in die Organisation zu integrieren

Knowledge Management: Transparenz ist entscheidend

Das gemeinsame Ziel sollte lauten, Wissen transparent und zugänglich zu machen. Der Versuch, Know-how an einem einzigen Ort zu konsolidieren, ist schon zu oft gescheitert - jetzt geht es vielmehr darum, Wissensorte einfach erreichbar zu machen und eine Kultur zu etablieren, in der Know-how-Transfer und -erwerb so wichtig und erfolgskritisch sind wie die "eigentliche" Arbeit. (pg/fm)