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20 Tipps für schnelleres Arbeiten mit Excel

Sascha Alexander ist Manager Marketing & Kommunikation bei der QUNIS GmbH, Neubeuern, die auf Beratung und Projekte in der Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics spezialisiert ist. Zuvor war der Autor als Director Communications bei den Marktforschungs- und Beratungsunternehmen BARC und PAC tätig. Als ehemaliger Redakteur der COMPUTERWOCHE sowie Gründer und Chefredakteur des Portals und Magazins für Finanzvorstände CFOWORLD verbindet ihn zudem eine lange gemeinsame Zeit mit IDG. Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Der Umgang mit Formeln, E-Mail-Adressen und Formatierungen sorgt bei der Arbeit mit Excel immer wieder für Ärger. Zehn nützliche Ratschläge.
10 Tipps für schnelleres Arbeiten mit Excel
10 Tipps für schnelleres Arbeiten mit Excel
Foto: dennizn - shutterstock.com

Wenn Excel-Anwender ratlos sind und auch Formeln und Funktionen nicht mehr weiterhelfen, wissen die Wirtschaftsprüfer von KPMG weiter. Sie haben die folgenden Lösungsvorschläge zusammengestellt.

1. Excel-Tabelle als erweiterte Metadatei kopieren und einfügen: Diese Funktion hilft, unterschiedliche Buchstaben- und Zahlengrößen zu vermeiden. Wichtig ist, dass sie zuvor die richtige Tabellengröße einstellen.

* Excel-Tabelle kopieren;

* Shift-Taste drücken und auf "Bearbeiten" gehen;

* Bild kopieren/auswählen;

* nach Word oder Powerpoint wechseln;

* über "Bearbeiten"-Menüpunkt den Inhalt einfügen.

2. Daten mit der rechten Maustaste ziehen: Wenn Sie Verknüpfungen oder Hyperlinks einfach erstellen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

* Datenbereich auswählen;

* mit der rechten Maustaste ziehen;

* von den möglichen Optionen auswählenFormatierungen, Formeln und Hyperlinks

3. Als Text Importierte Zahlen wieder als Zahl formatieren: Dieser Tipp hilft bei der Arbeit mit Zellen, die Zahlen sind.

* Die Zahl "1" in eine leere Zeile schreiben;

* Zelle kopieren;

* Zellen markieren, in denen sich die als Text formatierte Zahlen befinden und auf "Bearbeiten" - "Inhalte einfügen" klicken;

* "Alles" wählen, multiplizieren und auf OK klicken.

4. Formel nach unten ziehen: Manchmal ist Excel einfach zu schnell, wenn der Benutzer die Auswahl "Formel nach unten ziehen Markierung" zu weit nach unten vornimmt. Stattdessen:

* Auf die erste Zeile klicken und kopieren;

* In die nächste Zeile gehen, markieren und "Shift" drücken;

* Mit dem Pfeil bis zur gewünschten Zelle gehen und "Shift" loslassen;

* "Enter" klicken.

5. Hyperlinks in Excel-Tabellen anwählen, ohne sie auszuführen: Wenn Sie eine Zelle mit einem Hyperlink anwählen wollen, ohne diesen bei einem Mausklick auszuführen, empfiehlt sich folgender Trick:

* Zelle mit der Maus anklicken und die linke Maustaste dabei etwas länger gedrückt halten.

6. Zellbezüge in Formeln ändern: Wenn Sie die Zellbezüge von "absolut" auf "relativ" ändern wollen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

* Bezug in der Bearbeitungsleiste markieren;

* Taste "F4" so oft drücken, bis der Bezug passt.

7. Ärgerliche grüne Dreieicke in Excel: Sie stört das kleine grüne Dreieck in der oberen linken Ecke der Zelle? Dann machen Sie Folgendes:

* Klicken auf "Extras - Optionen - Fehlerprüfung";

* Haken bei "Nicht gesperrte Zellen enthalten Formeln" entfernen.

8. E-Mail-Adresse nicht in einen Hyperlink verwandeln: Normalerweise wandelt Excel eine eingegebene E-Mail-Adresse schnurstracks in einen Hyperlink um. So verhindern Sie das:

* nach der Eingabesbestätigung mit "Enter" sofort auf den "Rückgängig"-Button drücken oder "STRG+Z".

9. Suchrichtung im Excel-Tabellenblatt umkehren: Normalerweise suchen Sie über "STRG+F" von oben nach unten, was manchmal lästig sein kann. Gehen Sie daher wie folgt vor, um die Suchrichtung jederzeit umzukehren:

* Suchbegriff eingeben;

* Tastenkombination "STRG+Umschalt" drücken (und halten);

* auf "Weitersuchen" klicken.

10. Erstellen eines Datenblatt-Diagramms: Um die Entwicklung der Zahlenreihe schnell zu überblicken, machen Sie dies:

* Datenbereich markieren;

* "F11" drücken.

11. Datum und Uhrzeit eingeben: Sie müssen in Zellen Ihrer Tabelle immer wieder das aktuelle Datum und die Uhrzeit eingeben.

Zwei einfache Tastenkürzel ersparen Ihnen das wiederholte Eingeben von Datum und Uhrzeit: Drücken Sie Strg-. (Strg-Taste und Punkt-Taste gleichzeitig betätigen), fügt Excel das aktuelle Datum ein. Die Eingabe der Uhrzeit erledigt die Tastenkombination Strg-Shift-. für Sie.

12. Schnelle Vorschau: Sie haben Bereiche Ihrer Tabelle mit Rahmen und Formatierungen versehen, sind sich allerdings nicht sicher, ob das Resultat Ihren Vorstellungen entspricht.

Um sich auf die Schnelle vom Aussehen Ihrer Tabelle zu überzeugen, benutzen Sie die Druckvorschau in Excel. Gehen Sie dazu auf "Datei" und wählen Sie "Drucken", dann wird Ihnen auf der rechten Seite eine aussagekräftige Voransicht der Tabelle angezeigt.

13. Formatpalette nutzen: Sie möchten die Formatierung von Zellen in Ihrer Tabelle möglichst einfach und schnell ändern.

Zur Schnellformatierung blendet Excel eine schwebende Formatpalette ein. Sie erscheint nach einem Rechtsklick auf eine einzelne Zelle, eine Zeilen-oder Spaltenüberschrift oder einen zuvor markierten Zellbereich. Über die Ausklappfelder und Schaltflächen der Palette lassen sich die Schriftart, Farbe, Größe, Ausrichtung, Füllung sowie der Rahmentyp und die Zahlenformatierung ändern.

14. Monate in der richtigen Reihenfolge: Beim Sortieren einer Tabelle nach Monaten ordnet Excel diese unsinnigerweise alphabetisch an, das heißt also April, August, Dezember und so weiter.

Sie vermeiden eine alphabetische Sortierung, indem Sie "Daten -> Sortieren" wählen und bei "Sortieren nach" die Spalte mit den Monaten auswählen. Bei "Reihenfolge" wechseln Sie zu "Benutzerdefinierte Liste", und im folgenden Dialog wählen Sie "Januar, Februar, März…".

15. Jede zweite Zeile einfärben: Zur besseren Übersicht möchten Sie jede zweite Zeile Ihrer Tabelle mit einer Farbe unterlegen.

Das Erstellen eines schicken Zebramusters ist recht einfach: Markieren Sie den gewünschten Tabellenbereich und wählen Sie im Register "Start" eine der vielen Vorlagen unter "Als Tabelle formatieren" aus.

16. Bedingte Formatierung: In einer Tabelle sollen wichtige Zahlenwerte zwischen weniger wichtigen hervorgehoben werden.

Dies gelingt Ihnen mithilfe der bedingten Formatierung, die Sie über "Start -> Bedingte Formatierung" aktivieren. Hier können Sie aus mehreren Möglichkeiten zur Hervorhebung von Werten und Zellen auswählen. So kann Excel beispielsweise Zahlen ab einem einstellbaren Schwellenwert in einer anderen Farbe darstellen, Farbskalen anzeigen oder Tendenzpfeile einblenden.

17. Schutz für das Projekt: Eine fertige Tabelle soll vor weiteren (versehentlichen) Veränderungen geschützt werden.

Klicken Sie auf "Datei" und im folgenden Dialog rechts auf "Arbeitsmappe schützen". Einen effektiven Schutz vor vorschnellen Änderungen an der Arbeitsmappe bietet die Option "Als abgeschlossen kennzeichnen". Damit stellen Sie sicher, dass stundenlanges Arbeiten an einer Tabelle nicht mit wenigen unvorsichtigen Klicks zunichtegemacht werden kann. Excel erlaubt die Bearbeitung der Tabelle zukünftig beim Öffnen erst nach einem Bestätigungsklick auf "Trotzdem bearbeiten".

18. Passwort setzen: Vertrauliche Tabellen sollen zum Schutz vor Unbefugten mit einem Passwort versehen werden.

Öffnen Sie die Arbeitsmappe und wählen Sie daraufhin "Datei -> Arbeitsmappe schützen -> Mit Kennwort verschlüsseln". Tippen Sie jetzt Ihr Wunschpasswort ein - Excel berücksichtigt dabei auch die Groß-und Kleinschreibung. Geben Sie das Passwort zur Bestätigung erneut ein und speichern Sie die Datei. Von nun an müssen Sie beim Öffnen das Kennwort eingeben. Um das Passwort wieder zu löschen, gehen Sie zu "Datei -> Arbeitsmappe schützen -> Mit Kennwort verschlüsseln", löschen das durch Sternchen angezeigte Passwort und speichern die Datei.

19. Zahlen schnell addieren: Sie möchten auf die Schnelle ein paar Zahlen in Ihrer Tabelle zusammenzählen.

Sie brauchen keine Formel einzugeben. Markieren Sie einfach die gewünschten Zellen mit der Maus und blicken Sie auf die Statusleiste unten am Fensterrand. Dort steht das Ergebnis. Sie können nach einem Rechtsklick auf die Leiste auch andere Berechnungen anzeigen lassen.

20. Tabelle "flach" kopieren: Sie wollen eine Tabelle weitergeben, ohne dass der Empfänger Ihre Formeln sehen kann.

Ersetzen Sie in einer Kopie der Tabelle die betroffenen Formeln durch Werte. Dazu markieren Sie den Bereich, der Formeln enthält, und drücken die Tastenkombination Strg-C zum Kopieren. Erstellen Sie mit Strg-N eine leere Tabelle. Per Rechtsklick ins Blatt und "Inhalte einfügen -> Werte" setzen Sie die Zellen ohne Formeln und Bezüge ein.

(PC-Welt)